Что такое роуминг в ЭДО и как его подключить

Электронный документооборот позволяет обмениваться документами с контрагентами, даже если они подключены к разным операторам. Для этого бизнес использует роуминг. В статье разберем, как работает эта технология, зачем она нужна и как ее подключить.

Что такое роуминг в ЭДО

Алексей — финансовый директор компании, поставляющей строительные материалы. Его бухгалтерия использует СБИС для обмена документами. Недавно он заключил контракт с сетью гипермаркетов, и оказалось, что их оператор — «Калуга Астрал». У Алексея есть несколько способов отправить договор новым партнерам:

• Подключиться к оператору контрагента. Работать сразу в нескольких системах неудобно и дорого.
• Оформлять договоры и накладные на бумаге. Придется тратить время и деньги на печать, хранение и доставку документов.
• Подключить роуминг. Алексей сможет продолжить работу в СБИС, а контрагент будет получать документы в своей системе без лишних действий.

Роуминг в ЭДО — это интеграция между операторами, которая позволяет бизнесу беспрепятственно обмениваться электронными документами, независимо от платформы, на которой работают контрагенты. Это похоже на работу мобильных операторов: клиент одной сети может звонить клиенту другой без необходимости менять SIM-карту или подключать дополнительные услуги.

Как происходит отправка документов в роуминге

Когда Алексей отправляет документы через СБИС, процесс проходит несколько этапов:

1. Алексей создает документ, подписывает и передает его оператору СБИС.
2. СБИС определяет, что получатель работает через «Калуга Астрал», и передает приглашение адресату.
3. Оператор «Калуга Астрал» получает документ и доставляет его клиенту. Партнер принимает заявку, подписывает или отклоняет документ и возвращает его обратно.

Для пользователей этот процесс незаметен, документы передаются автоматически. Главное — убедиться, что операторы поддерживают роуминг.

Что можно отправлять в роуминге

Через роуминг передают все основные документы, которые используют в электронном документообороте. Среди них:

• счета-фактуры — для подтверждения уплаты НДС;
• универсальные передаточные документы — заменяют накладную и счет-фактуру;
• акты выполненных работ — для оформления оказанных услуг;
• товарные накладные — для подтверждения поставки товара;
• реализации — фиксируют продажу товаров и отражает движение в складском учете.

У операторов могут быть ограничения на передачу зашифрованных документов и лимиты на размер отправляемых документов. Например, некоторые провайдеры устанавливают ограничения на общий объем файлов, передаваемых партнеру за один раз.

Какие подписи подойдут для работы в роуминге

Для передачи документов через роуминг необходимо использовать квалифицированную электронную подпись. КЭП обеспечивает юридическую силу документа и подтверждает подлинность данных, передаваемых между контрагентами.

Как подключить роуминг

Чтобы передать документ партнеру, который работает с другим оператором ЭДО, нужно узнать его идентификатор ЭДО и отправить ему приглашение к роумингу. В СБИС это можно сделать:

• вместе с доставкой первого документа,
• в карточке компании.

Принимает приглашения СБИС автоматически. Чтобы увидеть входящие заявки, нужно зайти в раздел «История изменений».

Настройка роуминга ЭДО вместе с первым документом

Если контрагент не подключен к роумингу, система предложит отправить заявку при первой отправке документа. Это работает так:

1. Откройте нужный документ и выберите СБИС для его отправки.
   

   

2. Оператор предложит оформить заявку на роуминг, если ЭДО не настроен для обмена с получателем.
3. Заполните данные о контрагенте: выберите систему, которую он использует, введите идентификатор ЭДО.
   

   

После подтверждения провайдер настроит обмен, и документ будет доставлен.

Настройка роуминга из карточки партнера

Приглашение можно выслать заранее — с главной страницы программы или из карточки компании. Для этого:

1. По ИНН или КПП найдите нужного партнера в разделе «Компании».
   

   

2. Откройте шаблон приглашения к обмену электронными документами. Для этого нажмите «Пригласить».
   

   

3. Укажите оператора, через которого работает ваш партнер, и его идентификатор ЭДО.
   

   

Когда получатель одобрит или откажется от приглашения, вам придет уведомление.

Сколько стоит отправка документов в роуминге

Большинство операторов ЭДО не взимают отдельную плату за роуминг — документы передаются по тем же тарифам, что и внутри системы. Но точные условия зависят от провайдера, поэтому их стоит уточнять заранее.

Наладить обмен электронными документами с контрагентами поможет «Бизнес-Легко». Специалисты сами настроят СБИС, подключат роуминг и обучат персонал в вашей компании. Сервис позволяет быстро обмениваться файлами, согласовывать и подписывать документы, даже если партнеры используют другую систему.

Может ли роуминг быть многосторонним

Пока многосторонний документооборот в роуминге невозможен. Если три и более компании хотят подписать один и тот же документ, все они должны работать в одной системе ЭДО.

Но технологии продолжают развиваться. В СБИС уже работают над решением, которое позволит согласовывать документы сразу с несколькими участниками, даже если они используют разных операторов ЭДО.

Коротко о роуминге в ЭДО

• Роуминг в ЭДО позволяет передавать документы между компаниями, использующими разные системы. Это удобный способ избежать бумажного документооборота и не переключаться на сервисы контрагентов.
• Передавать можно счета-фактуры, УПД, акты, накладные и другие документы.
• Приглашение можно отправить при передаче первого документа или заранее — с главной страницы программы или из карточки партнера.