ЕФС-1 в 2026 году: как заполнить отчет по новой форме

Если у компании и ИП есть сотрудники, работодатель отчитывается по ним в Социальный фонд России. Для этого бизнес заполняет единую форму сведений — ЕФС-1. В ней указывают информацию о трудовой деятельности, данные о страховом стаже и взносах.

В 2026 году действуют новые правила сдачи отчетности, которым должен следовать работодатель. В статье перечислим ключевые изменения и расскажем, как подать отчет без ошибок.

Что изменилось в отчете ЕФС-1

Обновленные правила заполнения отчета регулирует приказ СФР от 17.11.2025 № 1462. Расскажем об основных нововведениях — их нужно учитывать при сдаче ЕФС-1. 

Отменили коды НДОМ и ДИСТ. Работодателям больше не нужно отдельно подавать сведения о приеме и увольнении сотрудников, которые работают дистанционно или на дому. Кадровые перемены отражают по общим правилам, без специальных отметок.

Формат работы работника больше не влияет на состав сведений в ЕФС-1

Изменили правила режима неполного рабочего времени. Если сотрудника принимают или переводят на неполный рабочий день или неделю, указывают коды: «НЕПД» и «НЕПН». При переходе на полный график эти коды больше не проставляют — оформляют обычный перевод.

Добавили коды для иностранных работников. В форме ЕФС-1 появился новый код «МДИГ» — его используют для иностранцев, застрахованных в России на основании международных договоров.

Отменили сведения для назначения пособий. Из формы убрали назначение выплат по ОСС. Это значит, что больше не нужно подавать отдельный отчет в СФР, когда сотрудник уходит декрет или отпуск по уходу за ребенком.

Для сотрудника ничего не меняется — все пособия и выплаты он получает в прежнем порядке. А вот работодателю стало гораздо легче — список отчетов уменьшился

Уточнили данные об учете стажа в особых условиях. Если сотрудник работает на неполной ставке в районах Крайнего Севера или приравненных к нему местностях, в ЕФС-1 нужно указывать код территории и долю ставки, например, «МКС, 0,5» — местность, приравненная к районам Крайнего Севера, полставки. 

В графе «Дополнительные сведения» появился новый код «ЧАЭСКОМ». Его указывают при командировке работника в зоны радиоактивного загрязнения.

Конкретизировали правила для договоров на интеллектуальную собственность. Код «ДОИП» используют для договоров об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности. Код «ЛДПИ» применяют только для лицензионных договоров, которые предоставляют право использования этих результатов. Предметы таких договоров перечислены в статье 1225 ГК РФ — например, произведения науки, литературы и искусства, изобретения, полезные модели.

Дополнили раздел по взносам на травматизм. Теперь в отчете обязательно указывают численность работающих инвалидов.

Когда нужно сдавать единую форму сведений

ЕФС-1 — это не один отчет с единым дедлайном, а набор разделов и подразделов с отдельным сроком сдачи. Если дата отправки выпадает на выходной или праздник, документ можно сдать в ближайший рабочий день — это не считается нарушением.

Какие штрафы грозят за ошибки в ЕФС-1

Штрафы могут быть для должностных лиц, а также для организаций и ИП. Вид санкций и их размер зависит от вида нарушений: 

По сведениям о трудовой деятельности. Руководитель организации может получить предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей (часть 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ). За нарушение трудового законодательства компанию могут оштрафовать до 50 000 рублей, ИП — до 5 000 рублей (статья 5.27 КоАП РФ).

По данным о страховом стаже. Организация или ИП могут получить штраф 500 рублей за каждого сотрудника. (часть 3 статьи 17 Федерального закона № 27).

По взносам на травматизм. Штраф будет равен 5% от суммы взносов, начисленных за последние три месяца отчетного периода. Минимум — 1 000 рублей, максимум — 30% от суммы неуплаты. (пункт 1 статьи 26.30 Федерального закона № 125).

Как заполнить ЕФС-1 и избежать штрафов 

Форма подачи отчетности зависит от численности сотрудников. Если в компании трудится более 10 работников, отчет сдают только в электронном виде. Если меньше — можно отправлять ЕФС-1 на бумаге или онлайн. Все нужные коды находятся в Приложении №2 к приказу СФР от 17.11.2025 № 1462. Вот что заполняют в отчете:

Титульный лист. Его оформляют и отправляют со всеми разделами и подразделами, по которым предоставляются сведения. Например, если принимаете сотрудника на работу, в СФР нужно передать данные о трудовой деятельности и заполненный титульный лист. В документе указывают общую информацию о страхователе — регистрационный номер, название компании, ОГРН или ОГРНИП, ИНН, код по ОКВЭД.

Коды ОКФС, ОКОГУ и ОКПО указывают только государственные и муниципальные организации — бизнесу заполнять графы не нужно

Раздел 1. Сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию. Вносят данные по каждому работнику, отмечают кадровые события — например, прием, увольнение, перевод на другую должность. Также в ЕФС-1 отмечают периоды, которые включаются в страховой стаж.

Компании и ИП могут пропустить подраздел 1.3 — это данные по государственным и муниципальным работникам

Раздел 2. Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Здесь показывают взносы на травматизм, которые работодатель платит в СФР. В блоке ЕФС-1 указывают базу для начисления, применяемый тариф, сумму начисленных и уплаченных взносов, а также данные о проведении спецоценки условий труда и обязательных медосмотров работников.

В подразделе 2.1 указывают сумму страховых взносов нарастающим итогом с начала года и отдельно за последние 3 месяца отчетного периода

Чтобы сдать ЕФС-1 быстрее и уменьшить риск ошибок, можно воспользоваться сервисом СБИС «Электронная отчетность в госорганы». В программе всегда доступны актуальные формы, а система автоматически проверяет отчет перед отправкой и указывает на неточности.

Покажем, как с помощью СБИС подать сведения о взносах на травматизм.

1. В разделе «СФР» нажмите на пункт «Отчеты» и выберете «ЕФС-1». Перейдите к разделу 2 и заполните данные по сотрудникам.

Если у вас есть данные в другой системе, их можно загрузить в СБИС в формате .xml

1. В подразделе 2.1 отразите начисленные страховые взносы, а в подразделе 2.3 укажите сведения о спецоценке условий труда и прохождении обязательных медосмотров. 
2. Запустите автоматическую проверку — если нет ошибок, отправьте отчет в СФР.

Когда СФР примет отчет, СБИС укажет статус «Сдано»

Главное: как заполнить ЕФС-1 в 2026 году по новой форме

• Работодатель отчитывается по сотрудникам в Социальный фонд России с помощью ЕФС-1. Это единый отчет, который содержит информацию о трудовой деятельности, данные о страховом стаже и взносах. 
• В 2026 году ЕФС-1 обновили — например, отменили сведения для назначения пособий, добавили коды для иностранных сотрудников, отменили коды для работников, которые трудятся на дому или дистанционно, уточнили сведения об учете стажа в особых условиях.
• ЕФС-1 — это не один отчет с единым дедлайном, а набор разделов и подразделов с отдельным сроком сдачи. Если дата отправки выпадает на выходной или праздник, отчет можно сдать в ближайший рабочий день — это не считается нарушением. Например, сведения о приеме на работу нужно подать на следующий рабочий день после события, а данные о страховом стаже отправляют раз в год.
• Штрафы могут быть для должностных лиц, а также для организаций и ИП. Вид санкций и их размер зависит от вида нарушений. Например, за ошибки в данных о страховом стаже могут начислить штраф 500 рублей за каждого сотрудника.
• ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов: сведения о трудовой деятельности и страховом стаже, взносы на травматизм. Чтобы сдать отчет быстрее и уменьшить риск ошибок, можно воспользоваться сервисом СБИС «Электронная отчетность в госорганы». В программе всегда доступны актуальные формы, а система автоматически проверяет документ перед отправкой и указывает на неточности.