Гайд: как общепиту пользоваться ЕГАИС в 2024

Подаете вы в своем заведении виски сауэр или светлое нефильтрованное пиво — вам в любом случае необходимо отчитываться в Единую автоматизированную государственную информационную систему (ЕГАИС). В этом сервисе бизнес видит структурированные списки оборота алкогольной продукции, что помогает при инвентаризации и закупках. Государство же контролирует качество напитков, начиная с производства и заканчивая продажей клиентам. В этом гайде рассказываем, как подключиться к системе и пользоваться ею.

Как подключиться, зарегистрироваться и настроить

Чтобы подключить заведение к ЕГАИС, необходимо приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Такие подписи выдает налоговая и доверенные удостоверяющие центры. Чтобы выпустить УКЭП, необходимо купить специальный USB-носитель, подготовить и подать документы в Федеральную налоговую службу. Электронная подпись будет работать только в одном заведении, поэтому, если у вас сеть ресторанов, для каждой точки нужно создать свою УКЭП.

Как зарегистрироваться в ЕГАИС

1. Подключите УКЭП к компьютеру и откройте браузер.
2. Перейдите на сайт ЕГАИС и войдите в личный кабинет. Если какие-либо компоненты отсутствуют или некоторые условия не выполнены, система автоматически даст подсказку.
3. На сайте сформируется сертификат для вашей электронной подписи — его можно будет открыть, если нажать на кнопку «Показать сертификаты» в личном кабинете.
4. В личном кабинете перейдите в раздел «Получить ключ доступа». Откроется новое окно, где нужно выбрать точку, для которой предназначается подпись, и нажать на кнопку «Сформировать ключ».
5. Укажите код для RSA (криптографический алгоритм). Введите ПИН-код,который получили при выдаче электронной подписи.

Для обмена информацией с ЕГАИС необходимо установить Универсальный транспортный модуль (УТМ). Он обеспечивает связь между товароучетной системой, кассовым аппаратом и ЕГАИС.

Как установить транспортный модуль

1. В личном кабинете ЕГАИС перейдите в раздел «Транспортный модуль», скачайте файл и запустите его установку.
2. Во время установки УТМ укажите ПИН-код и ПИН-код части ГОСТ.
   

   

Прием, списание и возвраты — как выполнить базовые операции в ЕГАИС

С 1 июля 2024 года алкоголь нужно будет списывать по новым правилам. Раньше государство контролировало оборот алкоголя по бутылкам, но с нововведениями необходимо отчитываться за каждый миллилитр.

Например, раньше, чтобы смешать «Маргариту», бармен мог просто списать целую бутылку текилы, а система автоматически отправляла информацию в ЕГАИС. После нововведений работники заведений обязаны указывать в системе количество использованного или проданного алкоголя — система будет формировать список с открытыми бутылками в отдельном разделе. В этой ситуации данные в ЕГАИС надо будет подать на следующий рабочий день.

Как списать алкоголь

При подаче данных по использованному алкоголю будет три варианта порядка действий при списании, которые зависят от способа продажи: бутылкой, порционно или в коктейле либо блюде.

Как принять алкоголь

Для приемки товара необходимо открыть документ поступления. Для этого достаточно отсканировать акцизную марку с любой бутылки из поставки — система автоматически создаст нужный документ. Для проверки целостности и качества поставки необходимо отсканировать акцизные марки со всех бутылок. Система Presto проверит каждую марку и выявит такие нарушения, как контрафакт, пересорт или поврежденные марки. После успешной проверки всех акцизных марок нужно только утвердить товарно-транспортную накладную (ТТН).

Как проверить остатки

Остатки на складе и в ЕГАИС должны биться — для этого можно использовать специальный отчет. Presto посчитает все остатки, соберет информацию в таблицу и оповестит об отклонениях.

Как устранить отклонения и списать остатки

Списание алкогольной продукции в ЕГАИС происходит при инвентаризации и выравнивании остатков: иногда при пересчете позиций может выявиться избыток алкоголя либо его недостача. В обоих случаях ошибки устраняются почти одинаковыми способами.

Для списания излишков нажмите на галочки, выберите «Излишки на складе», затем укажите «Списать со склада Опт» или «Списать со склада Розница» в зависимости от типа склада.

Нажмите на галочки, кликните «Недостача на складе» и выберите «Оприходование по учету Опт» или «Оприходование по учету Розница». Проверьте и проведите документ.

Нажмите на галочки, кликните «Недостача на складе» и выберите «Списать в ЕГАИС Опт» или «Списать в ЕГАИС Розница».

Как сделать возврат

Например, если официант по ошибке унес бутылку водки в зал, необходимо оформить документ «Возврат из торгового зала». После регистрации в ЕГАИС алкоголь будет возвращен на оптовый регистр.

Если вы уже приняли партию новозеландского шардоне, но после этого заметили, что в бутылках вина на дне осадок из серы, необходимо вернуть партию поставщику.

Для возврата алкоголя нужно создать документ «Возврат поставщику». После того как вы создадите документ в ЕГАИС, он автоматически отправится контрагенту. После подтверждения возврата поставщиком алкоголь спишется с остатков в вашем заведении. Оформить возврат можно через транспортную накладную.

Чтобы подробнее узнать, как работает документооборот с ЕГАИС, или запросить бесплатный демодоступ к СБИС Presto, напишите нам, специалисты компании «Бизнес легко» расскажут и покажут, как работает программа, и ответят на все вопросы.