Электронная транспортная накладная (ЭТрН): что это такое и как на нее перейти

Электронная транспортная накладная постепенно заменяет бумажные документы при грузоперевозках. Государство уже установило требования к обмену документами и поэтапно внедряет их для перевозки разных категорий грузов. Разбираем подробно, как устроен новый формат и кому выгодно на него переходить.

Что такое ЭТрН

Это цифровая форма привычной транспортной накладной, которую используют при грузоперевозках. Она содержит те же данные: кто отправил груз, кто перевозит, что именно везут, куда и когда. Разница только в формате: вместо бумажного документа с подписями и печатями стороны обмениваются электронным. Такой подход сокращает ручной труд, устраняет ошибки при заполнении и ускоряет оформление. 

Юридическую силу электронных накладных обеспечивает квалифицированная электронная подпись. Все участники перевозки — отправитель, перевозчик и получатель — обязаны подписывать документ именно КЭП. Это предусмотрено законом, и такая подпись приравнивается к рукописной. В результате транспортные накладные в электронном виде становятся полноправным основанием для бухгалтерского, налогового и юридического учета.

Основные требования к ЭТрН описаны в «Уставе автомобильного транспорта», Постановлении № 931, ФЗ № 140 и приказе ФНС. Государство определяет, как формировать документ, в каком порядке подписывать и как его передавать. Это устраняет разночтения между участниками и создает единые правила работы.

В ЭТрН фиксируют данные по отгрузке, транспорту, упаковке и документации

Какая структура у электронной транспортной накладной

Структура документа описана в приказе ФНС. У ЭТрН строгий порядок и содержание полей, которые не меняются от случая к случаю. Такой подход гарантирует, что любой оператор ЭДО, бухгалтерская система или интеграция будут работать с документом одинаково.

В некоторых случаях только ЭТрН недостаточно. Компании прикладывают к ней дополнительные документы: заказ-наряд, сопроводительную ведомость, маршрутный лист. 

Сопроводительные документы не заменяют электронные ТН, а дополняют. В них фиксируют детали, которые не входят в стандартную структуру. Например, в перевозках зерна вместе с электронной накладной оформляют сопроводительную ведомость, которая уходит во ФГИС «Зерно». А по заказ-наряду магазины в ретейле сверяют поставки с заявками.

Как происходит обмен ЭТрН

Документ передают через оператора ЭДО — технического посредника, который доставляет накладную от одной стороны к другой и отправляет данные в государственную систему. Это обязательное условие — участники не могут обмениваться ЭТрН в мессенджерах или по email. Все операторы, которые участвуют в этом процессе, должны быть подключены к ГИС ЭПД Минтранса.

Процесс обмена документами выглядит так:

• Отправитель формирует документ в своей системе учета или через личный кабинет ЭДО. Затем подписывает с помощью КЭП и передает перевозчику через оператора.
• Перевозчик получает электронную транспортную накладную, проверяет данные и подписывает документ своей КЭП. Этим он подтверждает, что принял груз к перевозке.
• Когда груз доставлен, получатель принимает документ и сверяет фактическое содержимое поставки с ЭТрН. Если всё сходится, подписывает накладную своей КЭП. Это означает, что он принял груз без претензий. 
• Когда все участники подписали электронные накладные, оператор ЭДО автоматически передает информацию в ГИС Минтранса.

Для кого переход на ЭТрН обязателен

Обязательного требования оформлять ЭТрН для всех видов перевозок пока нет. Этот формат применяют только в тех сегментах, где уже запущены пилотные проекты или приняты отдельные нормативные акты. Остальные компании могут работать с форматом добровольно.

Переход на ЭТрН государство вводит поэтапно. До 2027–2028 года власти планируют перевести на электронную накладную максимальное количество коммерческих транспортировок. В планах — применять формат даже для автомобильных, железнодорожных и авиаперевозок.

Какие этапы уже внедрили:

Этап 1. С 2022 года с электронными транспортными накладными работают компании, которые перевозят опасные грузы: газы, легковоспламеняющиеся, токсичные и взрывчатые вещества. Формально требования не закреплены отдельным постановлением. Но с запуском ГИС ЭПД такие перевозчики стали первыми, кого начали переводить на новый формат.

Этап 2. С 1 мая 2025 года начался эксперимент по использованию ЭТрН при перевозке зерновых и продуктов переработки зерна. Его запустили официально постановлением Правительства РФ № 581. Эксперимент продлится до 31 октября 2025 года, а итоги планируют подвести до конца года. Участники тестируют цифровое оформление, сверку с ФГИС «Зерно» и передачу данных в ГИС Минтранса.

Этап 3. С 1 сентября 2025 года компании, которые перевозят алкоголь и спиртосодержащую продукцию, смогут оформлять перевозки через ЭПД. Пока действует переходный период: бумажный и электронный формат работают параллельно. Но с 1 марта 2027 года использовать ЭТрН в этом сегменте нужно будет обязательно.

Отдельно Минтранс анонсировал, что планирует ввести обязательность с 1 сентября 2026 года для более широкого круга перевозок. Пока что нормативный акт в разработке — в будущем он позволит правительству поэтапно включать товарные категории в обязательный список.

Кому выгодно перейти на ЭТрН

Обычную накладную приходится распечатывать, подписывать вручную и отправлять оригинал с водителем. Электронный перевозочный документ можно сформировать в системе всего за пару минут, подписать его КЭП и передать через ЭДО. Это помогает снизить количество ошибок и упростить работу всем игрокам рынка.

Логистическим компаниям электронная транспортная накладная помогает сократить бумажную рутину. Оформление перевозки занимает меньше времени. Это особенно важно для бизнеса с большим оборотом, который ежедневно оформляет десятки и сотни документов.

Производителям и дистрибьюторам проще отслеживать, какой товар и в каком объеме ушел, кто его принял, на каком этапе находится поставка. Вся информация доступна в один клик и не теряется в папках или архивах.

Экспортеры и импортеры получают полный контроль и прозрачность на всех этапах доставки. Это упрощает взаимодействие с таможней, логистами и зарубежными партнерами.

Если с грузом что-то не так, система позволяет прикрепить фото повреждений, оставить комментарий и выбрать «Частичную приемку»

Торговые сети используют ЭТрН для автоматизации приемки и учета. Документы автоматически сверяются с заказами в системах — без ручного ввода, бумажных актов и ожидания сканов. Это снижает нагрузку на персонал и повышает точность работы.

Финансовые и контролирующие органы используют данные из накладных для налогового и таможенного контроля. Документы поступают напрямую в государственные системы, автоматически проходят проверку и исключают подмену или задвоение данных. Для юрлиц это уменьшает количество проверок и ручной работы с отчетностью.

С малого бизнеса переход на ЭТрН снимает бумажную нагрузку, помогает быстрее закрывать отгрузки. А также работать с контрагентами, которые уже перешли на новый формат.

В сервисах «Бизнес легко» статус подписания ЭТрН обновляется автоматически

Что нужно для перехода на электронные ТН

Чтобы начать работать с новым форматом транспортной накладной, компания должна:

1. Выбрать оператора электронного документооборота, который работает с ГИС ЭПД. Например, на сайте ФНС есть перечень всех операторов ЭДО.
2. Получить КЭП для сотрудников, которые будут подписывать документы: логистов, бухгалтеров, работников склада.
3. Настроить учетную систему. Это может быть 1С, «Бизнес легко» или другая система управления. Главное, чтобы она умела формировать ЭТрН по утвержденному формату.
4. Обучить сотрудников. Объяснить, как формировать и подписывать документы, как отслеживать статус.
5. Провести тестовые отгрузки. Прогнать документы по цепочке: от формирования до загрузки в ГИС. Это позволяет выявить ошибки до выхода в «боевой» режим.
6. Заключить соглашения о юридически значимом электронном документообороте с партнерами. Для этого одна из сторон отправляет приглашение на подключение через ЭДО, а вторая его принимает. После этого партнеры видят друг друга в системе и могут обмениваться документами.

Чтобы найти оператора ЭДО, который работает с электронными накладными, ищите пометку «Документы ЭТрН»

Как автоматизировать обмен документами

Предприниматели могут упростить работу, если полностью автоматизируют работу с ЭТрН. Для этого нужно интегрировать учетные системы с ЭДО через API. Благодаря такому решению бизнес сможет:

• Формировать документ напрямую из ERP-систем. Не нужно вручную заполнять шаблоны или копировать данные. Вся информация о грузе, маршруте, отправителе и получателе автоматически подтягивается из учетной системы компании.
• Подписывать документы без участия человека. Цифровая подпись проставляется автоматически по заданным правилам. Не придется ждать ответственного сотрудника, документы оформляются и уходят в работу за секунды.
• Передавать данные в ГИС Минтранса автоматически. Все ЭТрН, созданные в системе, сразу отправляются в государственную информационную систему без дополнительных действий со стороны сотрудников.
• Отслеживать статус перевозки в реальном времени. Для логистов, диспетчеров и менеджеров будет доступна информация о движении груза, текущем местоположении, отклонениях от маршрута или проблемах с товаром.
• Архивировать документы в соответствии с законом. Накладные будут автоматически сохраняться в защищенном архиве. 
• Синхронизировать работу логистики, бухгалтерии и склада. Все подразделения смогут работать в едином цифровом потоке и видеть статус груза, наличие подписанных документов и время прибытия.

Чтобы автоматизировать работу с ЭТрН, у «Бизнес легко» есть готовое решение — Электронная транспортная накладная. Его можно внедрить без сложных доработок: система интегрируется с вашей ERP через API или работает напрямую в СБИС.

Если не уверены, с чего начать и как всё подключить — закажите консультацию у специалистов «Бизнес легко». Мы поможем интегрировать ЭТрН в вашу систему, настроим всё под задачи компании, обучим сотрудников и покажем, как сократить расходы уже в первый месяц.