Кадровый электронный документооборот в 2022 г: как перейти и стоит ли торопиться

С 22 ноября 2021 вступили в силу изменения в Трудовой Кодекс РФ: согласно Закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ вводятся новые статьи — 22.1-22.3, которые раскрывают порядок ведения электронного документооборота (ЭДО) в области труда. Перейти на ЭДО могут все компании и ИП. Это не обязательное требование, а добровольное решение руководителя и сотрудников. Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве с 2022 года позволяет работодателю перевести часть документации в цифровой вид и обмениваться ею с сотрудниками без дублирования на бумаге. В долгосрочной перспективе ЭДО поможет сократить издержки предприятия и облегчит работу кадровиков, учет станет прозрачнее и удобнее в отслеживании изменений.

Какие документы можно перевести в электронный вид

Далеко не всю кадровую документацию разрешено оцифровать. Часть нужно вести, как и раньше — на бумажных носителях. ЭДО можно применять для заключения трудовых и ученических договоров, договоров о материальной ответственности, служебных и объяснительных записок работников, оформления других кадровых документов, кроме:

• трудовых книжек;

• актов о несчастных случаях на производстве;

• приказов об увольнении;

• журналов и ведомостей о прохождении инструктажей по охране труда.

Согласно ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ перечисленные документы обязательно должны быть оформлены в бумажном виде, переводить их в цифровой нельзя. Исключение — это трудовые книжки, если сотрудники сами подали заявление на их ведение в электронном формате.

Выбор системы для обмена и хранения документации

Реализовать документооборот с помощью обычной электронной почты нельзя. Чтобы создавать, передавать, подписывать и хранить кадровые документы, работодатель может использовать любую, удобную для него и сотрудников, информационную систему:

• Бесплатную цифровую платформу «Работа в России». Она станет доступна для всех компаний и предпринимателей с 1 сентября 2022 г. Зарегистрироваться сотрудникам и работодателю можно будет на сайте Госуслуг.

• Покупную — готовую систему для ЭДО от компании-разработчика.

• Собственную — разработать свою систему для обмена кадровыми документами.

Последние два варианта потребуют от работодателя дополнительных расходов. Все траты на ЭДО он обязан брать на себя. Для работников документооборот должен быть бесплатным.

Какие подписи нужны работодателю и работнику

Для работы с документами в электронном виде у работодателя и сотрудников должны быть электронные подписи. Для разных документов нужна подпись конкретного вида.

Согласно новому закону работодатель может использовать:

• УКЭП — усиленную квалифицированную электронную подпись. Полностью приравнена к подписи, сделанной собственноручно. Подписанный ею документ принимается везде.

• УНЭП — усиленную неквалифицированную электронную подпись, если такой порядок утвержден внутренним документом. Позволяет определить лицо, подписавшее документ. Действует только между участниками документооборота.

• УНЭПгос — усиленную неквалифицированную электронную подпись, полученную через электронное правительство.

Для наиболее важных кадровых документов работодателю следует применять только УКЭП или УНЭПгос:

• договоров с работниками и дополнительных соглашений к ним;

• приказах о дисциплинарных взысканиях;

• уведомлений об изменении условий трудовых договоров по организационным или техническим причинам.

Работник дополнительно может применять простую электронную подпись (ПЭП), но подписать ей можно не все документы. Для особо важных необходима УКЭП или УНЭП.

Расходы на электронные подписи для сотрудников должен взять на себя работодатель. Работники также могут использовать уже имеющуюся у них электронную подпись, если самостоятельно получили ее ранее.

Как перейти на КЭДО

При переходе на кадровый ЭДО с 2022 года работодатель должен руководствоваться положениями ст. 22.2 ТК РФ. Необходимо назначить ответственного за документооборот, уведомить сотрудников и разработать специальный локальный нормативный акт. Затем потребуется обучить всех работников КЭДО и сделать для них электронные подписи.

Уведомление работников. Работодатель должен получить согласие в письменном виде от каждого сотрудника и лица поступающего на работу на применение КЭДО. Сотрудники и соискатели могут отказаться от перехода на электронный документооборот. Работодатель не имеет права принуждать работника или отказывать на этом основании в приеме на работу. Кадровую документацию этих сотрудников нужно продолжить вести в бумажном виде. При этом работник вправе в любой момент изменить решение и согласиться на КЭДО.

У лиц, которые принимаются на работу впервые после 31 декабря 2021 года и не имеют трудового стажа, получать согласие не нужно, достаточно уведомить о применении КЭДО на предприятии.

Разработка локального нормативного акта. Работодателю нужно создать и утвердить внутренний документ, который определит порядок перехода на ЭДО. Если на предприятии есть профсоюз, учитывается его мнение. Акт должен содержать следующую информацию:

• дату ввода КЭДО — она не может быть раньше даты уведомления сотрудников;

• срок, в который нужно уведомить сотрудников о переходе;

• данные об информационной системе, которую будут использовать для хранения и обмена;

• правила доступа к системе и ее использования;

• список сотрудников и документов, к которым будет применяться ЭДО.

В локальном нормативном акте следует утвердить правила ведения КЭДО. В нем рекомендуется прописать сроки ознакомления и подписания электронных документов, перечислить исключительные случаи, когда документацию можно будет оформлять на бумаге.

Правила ведения КЭДО

При использовании КЭДО необходимо соблюдать некоторые правила:

• Направленные сотрудником посредством КЭДО документы в адрес работодателя считаются полученными на следующий рабочий день.

• Работник в любой момент может получить электронные или заверенные бумажные копии документов, связанных с его трудовой деятельностью. Работодатель обязан предоставить их в течение трех рабочих дней.

• Взаимодействие с сотрудниками, которые не согласились на КЭДО, может быть временно переведено на электронное в случае чрезвычайной ситуации. В дальнейшем работодатель обязан выдать документы на бумажном носителе.

• Работодатель обязан обеспечивать безопасное хранение персональных данных сотрудников. Сроки хранения для электронных документов аналогичны бумажным.

Когда переходить на КЭДО

Если предприятие планирует перевести часть документов в электронный вид, то стоит подумать о сроках перехода на КЭДО. Пока платформа «Работа в России» дорабатывается и внедряется, работодателю придется использовать покупную систему или разработать свою. Если компания не планирует таких расходов и нет острой необходимости перейти на КЭДО, стоит подождать, когда запустят бесплатную государственную цифровую платформу.

Решение о переходе на КЭДО добровольное как для работодателей, так и для сотрудников. Если вам удобно вести документы на бумажных носителях, можно продолжить работу как раньше.