Автоматизация общепита: необходимое оборудование и пошаговая инструкция

Сфера общепита сегодня — популярнейшая ниша для бизнеса. Это рестораны, кафе, столовые, точки фаст-фуда, бары. Стартовать в таком бизнесе можно с небольшими вложениями: открыть семейное кафе или мини-столовую в бизнес-центре. Но если дело пошло в гору, нанимается штат персонала или открываются дополнительные заведения, стоит задуматься об автоматизации общепита (как минимум об автоматизации учета запасов и продаж).

Организации сферы общепита, как маленькие, так и сетевые, сталкиваются с общими проблемами:

• недостача на складе по причине слабого учета, краж, неучтенных списаний испорченного товара;
• сложности с поддержанием нужного остатка запасов (по одним видам запасов закуплено лишнее, а сроки годности истекают, другие же быстро заканчиваются);
• сложности с расчетом выхода готовых блюд, что приводит к неразберихе при инвентаризации запасов;
• сложности с составлением оптимального меню (определение, какие блюда популярнее у посетителей, а от каких позиций в меню стоит отказаться).

А помимо этого есть и глубинные проблемы в налаживании взаимосвязанных процедур:

1. прием и обработка заказов клиентов;
2. выдача готового блюда и расчет с посетителями;
3. взаимодействие работников склада и кухни;
4. взаимодействие кухни и зала, в котором обслуживаются посетители;
5. ведение бухгалтерского (в т.ч. складского) учета;
6. формирование оперативной отчетности для владельцев бизнеса, необходимой для принятия управленческих решений;
7. сотрудничество с контрагентами и контролирующими организациями (ФНС, Роспотребнадзор и пр.).

Если эти процедуры пустить на самотек, либо контроль над ними будет слабым, результат окажется предсказуем — упущенная прибыль. Это возможно на следующих этапах:

• официант медленно принимает заказ, забывает часть позиций, не знает, какой товар есть в наличии (сок нужного вида, вино интересующей клиента марки и т.д.), чем раздражает посетителя;
• повар отказывает в приготовлении принятого заказа, так как на кухне нет нужного продукта или же ингредиент вообще закончился на складе;
• блюдо готовится дольше обычного, потому что со склада долго не поступали запасы на кухню;
• ингредиенты испорчены (истек срок хранения из-за низкой оборачиваемости запасов и т.д.).

Автоматизация учета общепита способна решить эти проблемы.

Автоматизация предприятий общепита — зачем нужна?

Система автоматизации общепита решает комплекс технологических, управленческих и финансовых вопросов. При этом операции, которые происходят в точке, интегрируются в единую систему.

При внедрении автоматизации системы учета общепита автоматизируется взаимодействие текущих процессов (приобретение запасов, отпуск со склада, выход готовой продукции, отпуск готовых блюд клиентам и т.д.). Это облегчает работу персонала, ускоряет время обслуживания посетителей, а также дает возможность руководителю круглосуточно контролировать свои заведения в онлайн-режиме!

Результат внедрения автоматизации выражается в следующем:

• повышается скорость приема и обработки заказов посетителей ресторана или кафе;
• возрастает эффективность труда сотрудников и руководителя;
• улучшается репутация заведения;
• руководство оперативно получает подробные отчеты о выручке, количестве проданных порций, остатках запасов;
• руководитель может удаленно контролировать работу персонала;
• возможно внедрение KPI для сотрудников без сложных расчетов вручную;
• упрощается контроль срока годности запасов;
• инвентаризацию запасов можно быстро проводить без закрытия точки на учет (отпуск в зале обслуживания не останавливается);
• статистика по выбранному показателю (вид, количество, маржинальность, оборачиваемость и т.д.) доступна за указанный пользователем период.

Внедрение автоматизации повлияет на процессы внутри заведения и поможет привлечь новых клиентов. Реализуется это за счет того, что можно внедрить программу лояльности посетителей. Например:

• Начислять посетителям бонусы за каждое посещение, что сделает клиентов постоянными или же повысит посещаемость заведения.
• Предоставлять скидки по времени (после 20.00, по понедельникам и т.д.), блюдам («Блюдо дня») или персональные автоматические скидки конкретным гостям. При этом не потребуется высчитывать скидки вручную, не возникнет путаницы при подсчете выручки и т.д.
• Предоставлять сертификаты на посещения на определенную сумму или подарки («комплимент от шефа»). С учетом таких сертификатов и презентов, списание продуктов по ним не будет представляться проблемой, это коснется и других нюансов. На кухне и на складе удастся избежать пересортицы и недостач, вызванных путаницей в учете продуктов, израсходованных на подобные акции.

Итоговым результатом внедрения автоматизации будет увеличение прибыли, которая покроет затраты на приобретение оборудования для автоматизации и на реализацию процесса.

Автоматизация общепита: программы и оборудование

Внедрение процесса автоматизации (в ресторан, кафе или столовую) требует использования разнообразного оборудования и специализированного программного обеспечения. Но для автоматизации общепита только программы недостаточно. Для выстраивания полноценной системы используется комплекс оборудования и ПО.

Рассмотрим, какие виды оборудования и ПО потребуется.

Таблица №1. Оборудование и ПО для автоматизации точки общепита.

Процедура работы кафе, столовой или ресторана будет проходить так (в результате внедрения автоматизации):

1. Официант с помощью мобильного устройства принимает у посетителя заказ, формирует электронный список блюд, затем, заказ передается на кухню в онлайн-режиме.
2. Кухня принимает заказ, который либо отражается на специальном дисплее, либо автоматически распечатывается с помощью принтера.
3. Если отсутствует нужный продукт на кухне, то запрашиваются сведения об остатках ингредиента на складе (через коммуникационное оборудование).
4. Склад информирует о наличии или отсутствии нужных ингредиентов и передает их на кухню (при наличии).
5. Когда заказ готов, официант получает уведомление от кухни на мобильное устройство.
6. Прием оплаты от посетителей проводится через онлайн-кассу или POS-терминал. Клиент получает кассовый чек.
7. Запасы автоматически списываются со склада.
8. Выручка автоматически приходуется.
9. Бухгалтер, маркетолог и руководитель видят информацию о заказе, себестоимости, сумме оплаты. Эта информация будет базой для принятия управленческих решений.

Чтобы обеспечить такую комплексную автоматизацию, важно не только закупить нужное количество оборудования, но и подобрать такое, которое соответствует нужным характеристикам. Ведь чем производительнее техника, тем она дороже. В свою очередь, поток клиентов в разных местах отличается. Нет смысла ставить дорогое оборудование в маленькое заведение. А в популярную точку модной сети общественного питания многофункциональные приборы будут кстати. Поэтому техническое оснащение следует подбирать взвешенно.

Следует учитывать эти критерии:

• Требование оборудования к автономности и наличие бесперебойного интернета (кафе в горах, где слабая связь, требует несколько иного оборудования, чем столовая в центре города).
• Проводной/беспроводной интерфейс, используемый для коммуникации.
• Проходимость, т.е. поток посетителей (между посещаемостью заведения и производительностью оборудования прямая взаимосвязь).
• Интеграция оборудования с государственными информационными системами (например, с ЕГАИС, если в точке общепита ведется продажа алкоголя).
• Стоимость оборудования (зависит от финансового положения владельца ресторана и нужных функций).

Правильный выбор оборудования позволит добиться желаемого эффекта без лишних затрат.

Нюансы при выборе техники зависят от заведения.

Объектам общепита, которые специализируются на доставке заказов на дом, подойдут бюджетные кассы (ньюджеры). Ньюджеры используют на выезде, если в день пробивается до 100 чеков.

Официантам в большом зале удобны мобильные онлайн-кассы, которые не требуют подключения к сети (смарт-терминалы).

Для небольших залов подойдет стационарная модель онлайн-кассы.

В безалкогольном кафе онлайн-касса может быть в базовой комплектации, если же реализуется алкоголь, аппарат должен поддерживать УТМ ЕГАИС (модуль контроля за оптовой и розничной продажей алкоголя), а также сканер штрихкодов.

Консультанты «Бизнес-Легко» помогут владельцам заведений, если они испытывают трудности с тем, чтобы выбрать техническое оснащение самостоятельно. Всего лишь понадобится заказать услугу предварительной экспертизы объекта. Инженер выяснит потребности владельца точки, составит список необходимого оборудования и его характеристик.

Автоматизация точки общепита за 6 шагов

Автоматизация ресторана, кафе, столовой, бара состоит из нескольких шагов:

1. Вызов инженера для предварительной экспертизы объекта.
2. Согласование списка необходимого оборудования и стоимости.
3. Приобретение оборудования.
4. Аппаратная часть (установка оборудования).
5. Программная часть (настройка программного обеспечения).
6. Запуск в работу.

Продолжительность процедуры автоматизации будет зависеть от масштаба точки общепита и от сложности поставленной задачи: проводится ли полная автоматизация процессов или частичная. При желании клиент может автоматизировать только конкретный процесс (например, прием заказов от посетителей или складской учет). Также заняться автоматизацией заведения можно не одномоментно, а поэтапно (от одного участка к другому, пока не будет достигнута полная автоматизация объекта).

Расходы на закупку и установку оборудования будут зависеть от вида заведения:

• В кафе самообслуживания (без официантов) устанавливается стационарная онлайн-касса, при наличии официантов автоматизация предполагает оснащение мобильными устройствами и их интеграцию.
• В столовой, реализующей стандартный набор блюд, хватит бюджетного POS-терминала.
• Для точки фаст-фуда, где может даже не быть столиков, можно обойтись смарт-терминалом.
• Для бара с алкогольными напитками потребуется подключение к ЕГАИС и наличие сканеров двумерных штрихкодов.

Эти нюансы влияют на сложность установки и настройки оборудования, а также на стоимость услуги по автоматизации.

Принимая решение автоматизировать свое заведение, владельцу требуется учитывать окупаемость вложений в автоматизацию. Как правило, в точках с высокой проходимостью (ресторан на десятки столиков или сетевая столовая) автоматизация окупает себя в течение нескольких месяцев. Если же это заведение на 5-6 столиков или точка по продаже фаст-фуда, выстраивание сложной сети из приборов может не оправдать себя, ведь окупаться будет годами. Определяющим должен стать ожидаемый экономический эффект от внедрения автоматизации. С этим вопросом также помогут определиться консультанты «Бизнес-Легко».

Задача нашей компании не продать клиенту большое количество оборудования, а в первую очередь выстроить процесс, облегчающий ему работу!