КЭДО: какие документы можно полностью перевести в электронный вид в 2023 году

Работать с документами сотрудника можно на бумаге или электронно. Первый вариант может занимать часы на подписание, согласование и отправку, а все документы приходится хранить в одном месте. С электронным же способом можно почти полностью отказаться от бумаги и перестать тратить часы на рутину.

Рассказываем, с какими документами можно работать онлайн, какие у этого способа есть плюсы и есть ли минусы.

Что входит в кадровую документацию и как перевести ее в онлайн

Кадровая документация — это документы, которые регулируют отношения между сотрудником и работодателем. Они включают в себя все правила, инструкции и процессы, связанные с трудоустройством, выполнением работы, оплатой труда, отпуском и увольнением.

Раньше весь кадровый документооборот проходил вручную: кадровики печатали и отдавали бумаги на подписание сотрудникам и уполномоченным лицам. Но с 2021 года в Трудовом кодексе РФ разрешили перейти на кадровый документооборот в электронном виде — КЭДО. Теперь бизнес может работать со многими документами в простом онлайн-формате.

Чтобы автоматизировать документооборот, нужно:

Выбрать сервис для онлайн-работы с кадровыми документами. Он нужен, чтобы хранить, подписывать и передавать документы разным сотрудникам, даже если они работают удаленно. Желательно, чтобы сервис:

• позволял интегрировать его с текущими программами в компании;
• имел максимально понятный интерфейс, чтобы сотрудники не тратили много времени на обучение;
• работал со всеми видами электронных подписей;
• был безопасным для хранения данных.

Программу можно выбрать любую из существующих. Есть бесплатная — «Работа в России». Есть платные, например СБИС. Можно создать и свою, закон этого не запрещает.

Подготовить документы. Чтобы не нарушить трудовой кодекс, компания должна самостоятельно составить:

• положение об электронном кадровом документообороте — в нем нужно указать срок, в течение которого работник должен подписывать документы, кто будет отвечать инструктаж и как он будет проходить;
• локальный акт — в нем нужно перечислить документы и должности сотрудников, с которыми теперь будут работать онлайн. Также необходимо указать сроки перехода и выбранную программу для КЭДО;

  

• соглашение о работе с КЭДО — его будут подписывать сотрудники, с чьими документами начнут работать в онлайн.

Получить электронные подписи. С ними участники документооборота смогут подписывать документы. У электронных подписей есть три уровня в зависимости от степени надежности:

• ПЭП — простая электронная подпись. К ней относятся логины, пароли или одноразовые коды, которые присылают по СМС или на почту. Например, когда пользователь входит в свой аккаунт, ввод логина и пароля является простой подписью. ПЭП проще подделать по сравнению с другими подписями, а еще не получится отследить изменения в подписанном файле, поэтому она не подойдет для важных документов.
• УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись. Ее формируют с помощью специальных криптографических программ, а хранится она на флешке, в облаке или на смартфоне. УНЭП — более надежная подпись, по ней можно проверить, вносили ли в файл изменения после отправки.
• УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Похожа на УНЭП, но ее выдают удостоверяющие центры, которые аккредитовало Минкомсвязи. Если документ подписали УКЭП, то его юридическая сила будет равна вручную подписанной бумаге.

Документы КЭДО можно подписывать, даже если у работника и работодателя разные уровни электронной подписи.

Если нет времени оформить подпись для работников, то можно обратиться к специалистам «Бизнес легко» и получить ее в короткие сроки, не отвлекаясь от дел. Узнать больше — здесь.

На какие статьи в законе опираться. Чтобы работать с КЭДО и не нарушать трудовой кодекс, нужно опираться на три его статьи:

• ст. 22.1 ТК РФ;
• ст. 22.2 ТК РФ;
• ст. 22.3 ТК РФ.

Ниже рассмотрим ключевые детали этих статей.

Обязательно ли переходить на электронный кадровый документооборот

Сейчас кадровый ЭДО вводят по желанию, поэтому можно продолжать в привычном формате. Что касается КЭДО для сотрудников, то они могут не переходить на онлайн-формат, даже если на него переходит работодатель.

Основные документы, которые можно перевести в КЭДО

Законодательство позволяет работать в программе почти со всеми кадровыми документами, а именно:

• договорами — трудовыми, коллективными, гражданско-правовыми, ученическими, на получение образование без отрыва или с отрывом от работы;
• приказами о приеме на работу, отпуске, переводе сотрудника на удаленную работу или другую должность, выплате премии, дисциплинарном взыскании, временном отстранении;
• заявлениями на отпуск, оплату больничного и увольнение;
• соглашениями на обработку персональных данных, о материальной ответственности, дополнительными соглашениями к трудовому договору;
• другими документами — расчетными листами, табелями учета рабочего времени, отзывами заявлений об увольнении, уведомлениями об изменении условий трудового договора, графиками отпусков, штатным расписанием.

Перевести в онлайн можно сразу все эти документы или выбрать конкретные на личное усмотрение.

С какими документами нужно продолжать работать на бумаге

В КЭДО на сегодняшний день нельзя перенести три типа документов:

• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ об увольнении работника;
• документы, которые подтверждают, что сотрудник прошел инструктаж по охране труда.

Какая нужна электронная подпись

Работодателю лучше выбрать УКЭП, ей можно подписывать все документы. УКЭП стоит выпустить для самого работодателя и бухгалтеров, кадровиков или других работников, которые подписывают документы от лица компании.

Работникам подходит УНЭП, она будет такой же универсальной, как УКЭП.

Подробнее — в таблице.

Можно ли получить распечатанный документ, если компания перешла на КЭДО

Да. Если сотрудник попросит бумажный документ, то потребуется выдать его с подписью ответственного сотрудника и печатью компании. Сделать это нужно в течение трех дней с момента обращения сотрудника.

Плюсы и минусы перехода на КЭДО

Плюсы КЭДО: экономия денег и времени, комфорт сотрудников и защита от штрафов

У сотрудников и руководителя появляется больше времени. Когда кадровики перестают каждый месяц тратить часы рабочего времени на подписание документов и их передачу разным сотрудникам, они выполняют больше основных задач. Экономия относится и к руководителям — им не приходится вручную подписывать документы и тонуть в бумагах.

Уходит меньше денег на расходы. Офис меньше тратится на бумагу, печать и отправку документов. Даже при небольшом штате каждый год на это могут уходить десятки тысяч рублей.

Оформление документов занимает меньше времени. Новых сотрудников можно оформлять уже в первый день, согласование документов тоже не занимает больше суток. То же самое касается отпусков, увольнений и прочих обращений работников.

Документы не потеряются, что спасает от штрафов. Например, если при переезде офиса сотрудник забыл, куда положил бумагу, то в итоге документ теряется, а при налоговой проверке это может привести к штрафу. Если вести документооборот в программе, то все данные будут храниться в системе, а получить их можно в любой момент.

Минусы: нежелание работников и расходы на ПО

Кадровики могут бояться сокращений. Для некоторых работников переход на КЭДО будет ассоциироваться с увольнением. Не желая потерять работу, сотрудники могут противиться изменениям.

В этом случае важно не вводить цифровизацию по факту, а сначала провести объяснительную работу: рассказать, как КЭДО ускоряет выполнение рутинных задач. В перспективе сотрудники смогут переключиться на более интересные задачи, например работу над системой мотивации работников.

Может потребоваться время на обучение. При переходе на КЭДО нужно обучить сотрудников работать в новом формате. Интерфейс многих программ, например СБИС, интуитивно понятен, поэтому обучение не займет много времени.

С некоторыми работниками придется работать как раньше. Не все сотрудники могут согласиться передавать свои данные в КЭДО, поэтому документацию по ним придется вести в бумажном формате.

За сервисы для КЭДО нужно платить. Если интерфейс или возможности бесплатного сервиса не подходят компании, то она использует платные решения. На рынке есть много вариантов с разной стоимостью. Чтобы не ошибиться с выбором, стоит рассчитать, сколько каждый месяц компания тратит на бумагу, печать, и рассылку документов по почте и курьерами. Затем можно выбрать решение, которое будет более выгодным.

Чтобы без ошибок начать работать с КЭДО и быстрее перевести ведение документации в электронный вид, вы можете обратиться в «Бизнес легко». Наша команда внедряет СБИС КЭДО. Эта система позволяет хранить документы вечно, а по всем вопросам вам будет доступна наша круглосуточная поддержка. Узнать больше о возможностях решения можно здесь.