Перевели магазин одежды на СБИС и увеличили выручку на 15%
Чтобы торговать одеждой, бизнесу нужно передавать данные о поступлениях и продажах в госсистему «Честный знак». А еще нужно контролировать работу сотрудников, внедрять систему лояльности и следить за наличием товара на складе. По итогу предприниматель тонет в рутинной работе — и сил на развитие бизнеса уже не остается.
С такой проблемой столкнулись в одном из магазинов одежды в Костроме. Рассказываем, как мы за два месяца помогли сотрудникам избавиться от рутины, а заодно увеличить выручку на 15%.
Как началось сотрудничество
К нам обратилась Екатерина Евдокимова, хозяйка магазина верхней одежды в Костроме. Она хотела сделать работу с «Честным знаком» проще и попросила нас автоматизировать процессы.
С 1 декабря 2021 года на верхнюю одежду действуют требования о маркировке: все розничные точки должны отчитываться о приемке и продаже одежды в систему «Честный знак». Если не сдать документы в течение трех дней, то магазин оштрафуют на сумму до 100 тысяч рублей. Екатерина знала о требованиях законодательства и вела учет без нарушений, но занималась этим вручную. Поэтому мы решили упростить этот процесс, чтобы предпринимательница могла переключить внимание на другие задачи.
Решением проблемы стал сервис «СБИС Розница», с которым легко автоматизировать рутинные задачи и не переживать о соблюдении требований. Расскажем в деталях, как проходило внедрение и что оказалось полезным помимо работы с маркировкой.
Синхронизировали СБИС и «Честный знак», чтобы минимизировать ручную работу
До подключения СБИС клиентка работала в двух системах, которые не были связаны между собой.
Процесс работы был такой: на склад доставляют товар → Екатерина подписывает накладные на новые партии через «Честный знак» → сканирует этикетки → вручную вводит все поступления в свою учетную систему → после продажи создает новый отчет в «Честном знаке».
Всё это требует времени и постоянного контроля: если допустить ошибку или потерять данные, то есть риск получить штраф.
После внедрения СБИС всё изменилось. Мы связали электронный документооборот (ЭДО) от СБИС с «Честным знаком» — почти вся работа с госсистемой стала автоматической. Сервис сам формирует отчеты о продажах и указывает цены товаров. Руководителю остается только проверить, чтобы цифры в отчете были верными.
Теперь работа с маркировкой выглядит так: на склад доставляют товар → сотрудник сканирует штрихкод → СБИС получает информацию о поступлении → СБИС сам передает данные в «Честный знак» → после продажи все данные автоматически поступают в госсистему. При этом сервис также автоматически сравнивает коды из накладной и коды на упаковке.
Сейчас у Екатерины нет необходимости постоянно заходить в «Честный знак»: все отчеты можно посмотреть в личном кабинете СБИС. Там же можно указывать списания одежды и заказывать перемаркировку.
Упростили работу с каталогом, чтобы продавцы не бегали на склад
Кроме работы с маркировкой, в магазине были и другие задачи, которые отнимали много времени, но которые можно было автоматизировать. Одна из них — ведение базы товаров.
Раньше базу вели в Excel, там были указаны артикулы и названия товаров. Ориентироваться в таком списке было сложно, и это сказывалось на продажах. Например, покупатель выбрал куртку, но не нашел своего размера в зале. Человек подходил к продавцу и спрашивал, есть ли подходящий размер. Чтобы ответить, сотруднику приходилось идти на склад и искать куртку среди сотен товаров. Если размера не было, то получалось, что магазин тратил время покупателя впустую.
Со СБИС уточнить наличие можно сразу у кассы. Для этого мы загрузили все данные из таблицы в сервис и создали каталог с характеристиками товаров, среди которых:
- тип изделия,
- состав ткани,
- дата изготовления,
- производитель,
- остаток на складе.
Теперь консультанту не нужно ходить на склад — он может ввести артикул в кассовой программе и увидеть карточку со всей информацией. При необходимости хозяйка магазина может добавлять новые характеристики или убирать ненужные — в СБИС можно настроить карточки под себя.
Такая возможность не только позволяет быстро отвечать на вопросы покупателей, но и помогает сотрудникам консультировать быстрее. Например, был случай, когда покупательница не могла выбрать подходящее пальто из двух вариантов. Продавец посмотрел в системе и сказал, что в одной из моделей больше шерсти, поэтому она теплее. И женщина купила этот вариант, а потом оставила положительный отзыв о работе сотрудника.
Настроили складской учет, чтобы упростить приемку одежды и ускорить инвентаризацию
С автоматизацией складского учета мы провели работу по нескольким направлениям.
Автоматизировали приемку немаркируемых товаров. Ручная работа касалась и товаров, которые не нужно маркировать, — шапок и шарфов. Сотрудники получали документы в бумажном виде, а затем вручную вводили в учетную систему реквизиты поставщиков, количество, стоимость позиций.
Каждая приемка занимала пару часов. А если сотрудник ошибся, процесс мог длиться еще дольше. В итоге это отнимало время сотрудников, а правильность учета сильно зависела от их внимательности.
Со СБИС магазин смог автоматизировать этот процесс, так как сервис умеет распознавать бумажные документы. Для этого нужно отсканировать накладные, после чего вся информация о поставщике и товарах попадет в сервис.
Настроили сверку позиций с каталогом товаров. В каталоге СБИС у каждого товара есть свое название. Когда проходит приемка, сервис учитывает названия товаров из поступления и добавляет их на склад. Если в накладной есть товар, которого нет в каталоге, то СБИС предлагает создать в каталоге новую карточку.
Также хозяйка магазина может принимать одно и то же пальто от двух разных поставщиков. При этом у каждого из них название этого пальто различается. Если создавать отдельные карточки для каждого названия, то легко запутаться в учете позиций.
В таких случаях в СБИС можно объединить эти товары в одну карточку. Для этого достаточно один раз настроить систему, после чего она всегда будет объединять эти товары в один на каждой приемке.
Ускорили инвентаризацию. В магазине есть два вида инвентаризации: раз в две недели и раз в квартал. В первом случае сотрудники сверяют остатки по конкретным товарам, а во втором — по всему ассортименту. СБИС подходит для обоих случаев.
Пользователю достаточно перейти в раздел «Инвентаризация» и выбрать те категории, которые он планирует проверять. После этого сервис создает документ с остатками, а товароведу остается сверить факт и занести его в тот же документ. Когда все товары проверены, нужно нажать кнопку «Далее», и СБИС покажет отчет с расхождениями.
На основании инвентаризации СБИС создает отдельный документ, который хранится на диске бессрочно. Предпринимательница в любой момент может посмотреть, в какие месяцы у нее были расхождения.
Упростили расчет с контрагентами. Все поставщики магазина получают оплату по факту получения партии. Чтобы не было ситуаций, когда контрагенту забыли оплатить услуги, в СБИС есть напоминания. Предпринимательница получает уведомление о необходимости оплаты, поэтому меньше рисков получить задолженность перед поставщиками.
Подключили видеонаблюдение, чтобы оценивать работу сотрудников
Когда в магазине проходила инвентаризация, часто оказывалось, что некоторых позиций не хватает. Обычно это были небольшие аксессуары — шарфы и шапки. Сотрудники не знали, из-за чего возникала недостача, а предпринимательница не могла постоянно следить за работой подчиненных.
Еще одна проблема — эффективность сотрудников. Клиентка заметила, что иногда выручка была низкая, но точную причину понять не могла. Возможно, в эти дни не было покупателей или покупатели были, но продавцы не уделяли им внимания.
Чтобы контролировать ситуацию, мы предложили установить видеонаблюдение в зале и около кассы. Все камеры мы интегрировали со СБИС. Теперь клиент видит запись в личном кабинете и по клику на транзакцию может перейти к моменту, когда эта транзакция прошла.
После внедрения у Екатерины был случай, когда она увидела, что один продавец игнорировал покупателей. В итоге люди ничего не покупали и уходили. После этого предпринимательница поговорила с сотрудником, он стал работать лучше, и выручка начала расти.
Автоматизировали систему лояльности, чтобы стимулировать повторные покупки
До начала нашей работы у Екатерины уже была клиентская база, но полноценно привлекать людей к повторным покупкам не удавалось. Из-за загрузки не было времени на обзвоны и СМС-рассылки. Нанимать отдельного специалиста было невозможно из-за ограниченного бюджета.
Наращивать продажи пытались за счет акций: скидок на покупку второго товара или распродаж конкретной одежды. Это давало результат, но только на время акций, а после них показатели снова снижались. Таким способом за квартал увеличивать продажи удавалось только на 7%.
Улучшить ситуацию получилось с помощью СБИС. В сервисе можно гибко настраивать бонусную систему. Например, создавать виртуальные карты для постоянных посетителей, проводить тематические акции ко дню рождения покупателей и задавать, какой сумме равен один бонусный балл. Клиенту достаточно назвать свои имя, фамилию и номер телефона, чтобы на кассе можно было посмотреть число накопленных баллов.
Чтобы клиент эффективнее работал с инструментом, мы перенесли всю базу клиентов в СБИС и настроили три вида скидок:
- Автоматическая. При покупке на 30 000 рублей клиент получает скидку 1000 рублей на следующую покупку.
- Ручная. Продавец может без привлечения руководителя сделать скидку до 5%. Это полезно при обслуживании клиентов, которые хотят поторговаться и купить одежду дешевле. При этом размер максимальной скидки зафиксирован в системе, поэтому продавец не может сделать ее больше.
- Персонализированные скидки. На все товары действует скидка 10% в день рождения покупателя.
Акции появились, но о них нужно было рассказать клиентам. Для этого мы подключили СМС-рассылки. Предпринимательница их настраивает под свои задачи. Одни она рассылает сразу по всей базе, а другие — по конкретным сегментам. Например, тем, у кого сумма покупок за последние три месяца составила 30 000 рублей и больше. Екатерина рассказала, что через два месяца после подключения рассылок продажи увеличились на 15%.
Результаты
Все работы мы провели за пару дней. Екатерина осталась довольна решением и не планирует переходить на другие системы. Внедрение обошлось в 69 400 рублей. Рассказываем, за что конкретно заплатила клиентка.
| Название услуги | Стоимость |
|---|---|
| Синхронизация «Честного знака» со СБИС | 4400 рублей |
| Подключение кассового оборудования к СБИС | 3300 рублей |
| Установка сервиса и обучение персонала | 9000 рублей |
| Перенос данных из старой учетной системы, настройка рабочего места и функционала СБИС | 10 000 рублей |
| Замена сканера для работы на кассе и складе | 12 500 рублей |
| Установка четырех камер и их подключение к СБИС | 28 000 рублей |
| Подключение СМС-рассылки | 2500 рублей |
Магазину остается раз в год продлевать лицензию, которая стоит 32 700 рублей.
Если вы тоже продает одежду и работаете с маркировкой вручную или просто хотите упростить бизнес-процессы с помощью СБИС, то обращайтесь к команде «Бизнес легко». Поможем перейти с менее удобных учетных систем или автоматизировать работу с нуля: от подбора оборудования до помощи по любым вопросам. Для всех клиентов у нас бесплатно доступна круглосуточная поддержка.