Как работать в бухгалтерии СБИС. Инструкция
В сервисе «СБИС Бухгалтерия» удобно проводить бухгалтерские операции, считать и начислять зарплату, заниматься кадровыми и управленческими вопросами, формировать и уплачивать налоги. Подготовили для вас подробную инструкцию по функционалу СБИС для бухгалтеров.
Как начать работать в «СБИС Бухгалтерия»
Чтобы работать в СБИС, создайте аккаунт организации и настройте особенности учета. Для этого:
- Зарегистрируйтесь в СБИС — укажите свои данные и номер телефона, подтвердите их звонком.
- Выберите конфигурацию, она называется «Предприятие». В этой версии будут доступны все функции сервиса.
- Внесите данные официальных лиц организации, добавьте реквизиты ее расчетного счета.
- Добавьте электронную подпись.
- Настройте политику учета и справочники.
- Заполните данные о структуре организации, внесите данные сотрудников.
- Установите дату, когда начали работать в программе СБИС, и внесите начальные остатки.
Подробнее о том, как начать работу в СБИС, мы рассказывали здесь.
Первичная документация в СБИС
В СБИС есть всё, что нужно:
- для ведения первичного учета,
- для закрытия отчетных периодов,
- для сдачи отчетности.
В сервис встроены справочники статей расходов и доходов, план счетов. Параметры можно настроить индивидуально под нужды компании. Вот как оформить «первичку» на примере платежного поручения для учета по договорам:
- Войдите в раздел «Деньги» → «Банк» и выберите входящий платеж → «Оплата от покупателя».
- Выберите контрагента в поле «От кого».
- Нажмите кнопку «Договор», выберите из списка и прикрепите нужный документ.
- Чтобы связать оплату со складским документом, зайдите в блок «Неоплаченные документы», нажмите на строку «Реализация» и выберите «Провести». По каждому из связанных документов сервис создаст свою проводку, связанную с реализацией или счетом.
- В проводках и первичном документе будет указан номер договора с контрагентом.
Календарь бухгалтера
В интерактивном календаре бухгалтера отмечены важные для учета события. Их делят на три категории:
- Отчетность — события в этом разделе планируются на основе системы налогообложения компании. Их нельзя отредактировать, даты устанавливает законодательство.
- Бухгалтерские события — зависят от перечня обязанностей конкретного сотрудника бухгалтерии. Сроки некоторых событий из этого раздела можно менять в зависимости от внутренних задач — например, дату уплаты налоговых отчислений или начисления амортизации.
- Пользовательские события — бухгалтер добавляет сам.
Чтобы воспользоваться функциями календаря, зайдите в раздел СБИС «Учет/Отчеты/Календарь».
Прямо в календаре бухгалтер может сформировать документ, отчет, выставить платеж или создать собственное событие. Для этого выберите курсором событие и кликните «Создать». Чтобы отметить событие как выполненное, нажмите значок галочки рядом с кнопкой «Создать».
Чтобы удалить событие из календаря, нажмите символ и откройте меню настроек.
Выберите событие, которое нужно удалить, и нажмите на символ .
Документы, которые формируются автоматически
В СБИС есть служебные документы, которые формируются автоматически. Они нужны, чтобы зафиксировать действия с документами, которые совершает система или ее пользователи. Служебные документы автоматически формируются в личном кабинете, когда пользователь утверждает, отклоняет документ или отправляет его контрагенту. Вот как просматривать служебные документы в СБИС:
- Откройте любой документ.
- Перейдите в меню «Лента» или кликните символы и
- Выберите «Служебные документы».
Сформировать авансовый отчет в СБИС
Бухгалтер обязан сформировать авансовый отчет о средствах, которые сотрудники берут под отчет на оплату расходов, связанных с работой. Подтверждают такие расходы бланками строгой отчетности или чеками — кассовыми и товарными. Примеры расходов, за которые нужно отчитаться сотруднику:
- закупка продукции для склада организации;
- расходы по исполнительному листу, если ответственное лицо получает средства для перечисления алиментов или других долгов через почтовое отделение;
- оплата поставщику, если деньги под отчет ушли на оплату услуг, материалов или товаров.
Вот как сформировать авансовый отчет:
- Зайдите в раздел «Деньги» → «Подотчет», нажмите значок .
- Откроется меню авансового отчета. В нем нужно заполнить название организации, данные подотчетного лица, указать назначение аванса, выбрать меню «Расходы» и указать их статью. Программа сама определит подходящий счет затрат.
- Если прикрепить к документу отсканированный чек с QR-кодом, программа автоматически определит сумму, распознает номер чека и его дату.
- Нажмите галочку и добавьте запись в авансовый отчет о расходе.
- Проведите готовый документ или направьте его на согласование.
Подробная инструкция, как создать авансовый отчет, есть в формате видео.
Выставить счет на оплату в СБИС
Счет на оплату является документом-основанием для перевода денег от покупателя к продавцу. Вот как выставляют в СБИС счета на оплату:
- В разделе «Бизнес» → «Документы» или в меню «Документы» → «Исходящие» нажмите и выберите опцию «Счет».
- Проверьте дату и данные организации-отправителя.
- Заполните в поле «Покупатель» фамилию физического лица или введите ИНН/КПП компании и выберите из выпадающего перечня нужную.
- Укажите данные договора.
- Чтобы добавить списки товаров или услуг, нажмите . Сервис сам «подтянет» цены из прайса, также их можно ввести вручную.
- Настройте срок оплаты: «Настройки» → «Параметры учета» → «Расчеты с контрагентами» → «Сроки оплаты». В строке «Выставленные счета» укажите верное количество дней и кликните «Применить».
- Выберите , в открывшемся бланке сверьте количество, наименования, цены и данные компании.
- Если нужно отредактировать документ, на вкладке «Документы» выберите значок . Укажите, для чего предназначен платеж, добавьте документ-основание, сроки актуальности счета и сохраните изменения, нажав .
- Последний шаг — нажмите и выберите, как удобно отправить счет.
Транспортная накладная в СБИС
СБИС поддерживает функцию создания и отправки цифровой транспортной накладной. Подписать документ электронной подписью должны отправитель, логист или водитель и получатель груза. Вот как сформировать накладную:
- Откройте раздел «Бизнес» → «Транспорт» → «ЭТрН» → и добавьте новый документ.
- В графе «Отправитель» укажите организацию, передающую груз.
- Заполните данные получателя, который примет товар, укажите дату и время доставки.
- Внесите данные перевозчика — ИНН или название компании/ИП, контакты, номер и дату заявки на перевозку груза.
- Добавьте данные водителя и автомобиля.
- Заполните информацию о грузе и сформируйте сопроводительные документы, указав их тип, название, номер, стороны, подписавшие документ, и дату заключения.
- Добавьте данные о дате, месте и времени погрузки, условиях перевозки и отправьте накладную перевозчику.
- Дождитесь подтверждения от водителя или логиста, что груз от отправителя получен.
Товарно-транспортная накладная в СБИС
Грузоотправитель формирует ТТН, подписывает ее КЭП и направляет в электронном виде получателю груза, перевозчику и водителю, который повезет товар. Вот как это происходит:
- Когда водитель принял груз, он подтверждает это через смартфон простой электронной подписью.
- Грузополучатель подтверждает приемку груза при получении квалифицированной электронной подписью.
- Водитель подтверждает, что передал груз, через мобильное приложение простой электронной подписью.
- Перевозчик подписывает накладную квалифицированной электронной подписью в СБИС.
Счет-фактура в СБИС
В СБИС есть два вида счетов-фактур:
- автоматические — для поступлений, реализаций, авансов для сотрудников;
- счета-фактуры, которые создают в ручном режиме, например на авансы от поставщиков.
Вот как сделать документ вручную на примере аванса от покупателя:
- Зайдите в раздел «Налоги» → «НДС» → «Исх. фактуры» → «+ Документ» → «Фактура на аванс».
- Укажите данные покупателя, выберите «Входящий платеж». Документ автоматически заполнится.
- Выберите «Провести», чтобы сформировать проводки по начислению НДС и запись в регистр.
Акт выполненных работ в СБИС
Акт нужен, чтобы подтвердить, что работу выполнили и заказчик должен рассчитаться с исполнителем. Подписанный акт означает, что у покупателя нет претензий к качеству товаров или услуг, которые он получил от продавца. Вот как создать акт в СБИС:
- На главной странице сервиса «СБИС Электронный документооборот» нажмите «+ Создать» и выберите «Акт выполненных работ».
- Проверьте отправителя.
- Заполните поле «Покупатель», если нужно, добавьте данные договора.
- Укажите сроки исполнения, период действия акта, добавьте комментарии.
- Кнопкой добавьте необходимые услуги.
- Во вкладке «Документы» кликните , чтобы проверить реквизиты компании, список услуг, их стоимость и количество.
- Нажмите , чтобы выбрать канал отправки акта и переслать его контрагенту.
Если вы еще не пользуетесь СБИС, обращайтесь к «Бизнес легко». Мы подключим и настроим СБИС, научим ваших сотрудников пользоваться сервисами и будем на связи круглосуточно, если понадобится помощь. Чтобы записаться на консультацию, переходите по ссылке.