Как работать в СБИС: ЭДО, контрагенты, поставщики. Инструкция

Электронный документооборот, или ЭДО — современная технология для дистанционного обмена документами между сторонами бизнес-процессов. По ЭДО передают договоры, счета-фактуры, первичную документацию. Такие документы считаются юридически значимыми, потому что их подписывает руководитель собственной электронной подписью.

СБИС поддерживает электронный документооборот для разных видов деятельности. Система поддерживает автоматизированный обмен документами с органами контроля, бизнес-партнерами и внутри компании. Даем подробную инструкцию, как работать с ЭДО в СБИС, как подписывать в СБИС документы и аннулировать их.

Как работать с ЭДО в СБИС

Чтобы начать вести ЭДО в СБИС, пройдите регистрацию или авторизуйтесь в системе и войдите в личный кабинет. В нем пользователи могут загружать и отправлять файлы разных форматов, следить за статусом их обработки.

ЭДО в СБИС работает только при наличии у клиента электронной подписи (ЭП). Она подтверждает, что документы юридически значимы. Чтобы получить ЭП, нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Например, в «Бизнес легко» оформляют подпись за 10–15 минут.

Как создать и отправить документ

Чтобы создать новый документ в СБИС, действуйте по инструкции:

1. Авторизуйтесь, подключите ЭП и настройте компьютер для работы с ней.
2. Выберите «Документы» → «Исходящие».
3. По клику на «+» выберите, что нужно создать.

   

4. Проверьте свои данные в графе «Отправитель» и добавьте информацию о покупателе.
5. Если с покупателем уже подписан договор, добавьте информацию о нем.
6. Проставьте дату, когда будет исполнен документ, если нужно — прокомментируйте решение.
7. Пропишите предусмотренные контрактом дополнительные товары и услуги, если они есть.
8. Выберите меню «Документы» и прикрепите электронный документ или скан бумажного бланка. Количество прикрепленных файлов не ограничено, но они не должны весить больше 100 МБ.

   

9. Нажмите на символ и проверьте файл. Исправьте найденные неточности и отправьте документ.

Как утвердить или отклонить документ

1. Откройте входящий документ через вкладку «Документы» → «Входящие».

   

2. Проверьте даты, реквизиты и суммы в открытом файле. Символ указывает, что документ подписан цифровой подписью. Если нажать на него, вы сможете узнать, кто подписал документ.
3. Зайдите в меню «Утверждение». Если файлы не нужно корректировать, нажмите «Утвердить».
4. Если принимаете только некоторые файлы из пакета, отметьте документы, которые прошли утверждение, и выберите «Утвердить».
5. Выделите вложения, которые нужно отклонить, опишите причины в комментарии и кликните «Отклонить».

Как аннулировать электронный документ

Если отдельные документы перестанут быть актуальными для обеих сторон, их аннулируют. Если аннулирование одобрит только одна из сторон, сделка не отменится. Для аннулирования нужны подписи обеих сторон. После этого документ закроется для редактирования и проводок.

Аннулировать документ получится, только если партнер не успел отклонить файл. Вот как это сделать:

1. Откройте меню «Бизнес» → «Продажи» → «CRM» → «Реализации» или «Документы» → «Исходящие».

   

2. Выберите и откройте нужный файл.
3. Выберите , разверните пункты меню и поставьте отметку «Аннулировать».
4. Если хотите аннулировать вложение, выберите вкладку «Документы» и отметьте нужные файлы. Затем разверните меню и выберите пункт «Аннулировать».
5. Опишите причину отмены документа в меню «Комментарий» и снова отметьте «Аннулировать».
6. Система СБИС автоматически создаст соглашение, подпишет его ЭП компании и направит контрагенту на утверждение. Вторая сторона получит извещение и сможет подтвердить или отклонить аннулирование. Инициатору отмены тоже придет сообщение, когда поменяется статус соглашения.

Как отменить в СБИС документ по инициативе партнера:

1. Откройте вкладку «Документы» и просмотрите, какие файлы контрагент намерен отменить.
2. Выберите одно из действий: аннулирование или отклонение аннулирования. Для отклоненных запросов нужна причина отказа.

Служебные документы в СБИС

СБИС автоматически создает служебные документы-уведомления. Например, о получении, отправке и подписании документа. Их можно скачивать, распечатывать, сохранять в виде вложения в карточке основного документа. Чтобы просматривать такие уведомления, нужно открыть документ, перейти на вкладку «Лента», кликнуть значок принтера и выбрать «Служебные документы».

Если к компьютеру подключают носитель ЭЦП или устанавливают на него программу «СБИС Коннект», то служебные документы прикрепляются в личный кабинет пользователя автоматически.

Как согласовать электронный документ

Для согласования документа необходимо участие обеих сторон: запрашивающей и согласующей. Есть несколько способов согласовать файл в СБИС:

1. По документу. Нажмите кнопку «Согласование», напишите комментарий и выберите, что нужно сделать с документом: назначить другому работнику, согласовать или отклонить.

   

2. С запросом на подтверждение ЭЦП. В документе выберите , нажмите «Подписать» и подтвердите операцию. Другой вариант: выберите действие «Подписать» в обсуждениях документа.

Как отправить отчет в военкомат

Прежде чем направлять в военкомат отчеты, получите в ведомстве перечень, рекомендации по заполнению документов и уточните, когда нужно их сдать. В СБИС есть основные виды отчетов.

Сведения об изменении личных данных — сдаются в течение пяти рабочих дней с даты корректировки данных работника. Сформировать и отправить отчет нужно в СБИС бухгалтерия из раздела «Сотрудники» → «Воинский учет». В списке сотрудников отметьте людей, данные которых изменились, и выберите «Распечатать». По отдельным организациям и военкоматам будут сформированы отдельные отчеты.

Списки для сверки с военкоматом — сдаются в течение двух недель с даты получения запроса. Зайдите в раздел «Сотрудники» → «Воинский учет», выберите → «Списки для сверки с военкоматом».

Затем:

• выберите нужную организацию и укажите военкомат;
• отметьте нужную группу сотрудников;
• если формируете отчет с учетом филиалов, поставьте флажок «Включая филиалы»;
• выберите опцию «Построить»;
• проверьте документ и распечатайте его.

Карточку учета организации (форму 18) необходимо сдавать не позже 31 декабря текущего года. Для этого:

• выберите «Сотрудники» → «Воинский учет»;
• выберите → «Карточка учета организации (форма 18)»;
• выберите организацию, настройте дату;
• выберите «Построить»;
• проверьте документ и распечатайте его.

Контрагенты

Даже если ваш контрагент не подключен к ЭДО, вы сможете направить ему цифровой документ из СБИС. Контрагент получит файл на электронную почту и сможет скачать его в формате PDF и подписать ЭЦП.

Прежде чем обмениваться с партнерами и госорганами цифровыми документами, проверьте, какой формат обмена указан в договоре. Если контракт предусматривает только бумажный документооборот, нужно будет заключить с контрагентом допсоглашение об ЭДО.

Как найти в СБИС контрагентов

Чтобы найти действующую компанию, зайдите в раздел «Компании» и воспользуйтесь строкой поиска или разделами справочника. Алгоритм настроен так, чтобы искать действующие организации.

Чтобы начать искать, вбейте в строку поиска известную вам информацию о компании или ее часть, например:

• название компании — полное или сокращенное;
• адрес организации — фактический или юридический;
• один из контактов: телефонный номер, адрес сайта или электронной почты;
• один из реквизитов: ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО;
• идентификатор электронного документооборота — если организация была подключена к ЭДО;
• БИК — если вам нужны данные банка;
• наименование товарного знака.

Как проверить контрагентов

В сервисе СБИС клиенты могут найти полную информацию о любом контрагенте. Перейдите в меню «Компании», откройте карточку ИП или юрлица и перейдите в раздел «Сведения». В нем отобразится информация о владельцах организации, ее финансовом положении и другие данные.

Как отправить приглашение контрагенту в СБИС

Если вы хотите отправлять контрагенту цифровые документы, пришлите ему приглашение подключить ЭДО в СБИС. Вот как это можно сделать:

1. Из карточки компании. Найдите партнера в разделе «Компании» по ИНН или КПП. Откройте его карточку и выберите → «Пригласить в СБИС». Проверьте свои данные, впишите электронную почту партнера и отправьте ему приглашение.
2. Из документа. Создайте на имя контрагента новый документ, заполните его и выберите «Saby СБИС». Партнер получит письмо со ссылкой на скачивание документов и предложение присоединиться к СБИС. Если контрагент примет или отклонит приглашение, отправитель получит сообщение.

Аналогично принимают приглашения от контрагентов в СБИС.

СБИС: акт сверки с контрагентами

СБИС поддерживает функцию обмена актами сверки с партнерами по ЭДО. Чтобы обменяться актами, зайдите в раздел «Документы» → «Акты сверок» → «+» → «Исходящий акт сверки» и действуйте по инструкции:

1. Проверьте данные отправителя. Чтобы отредактировать название организации, кликните ее название.
2. Заполните даты, по которым хотите сверить взаиморасчеты и данные контрагента.

   

3. Выберите «Загрузить из учетной системы», чтобы загрузить готовый акт сверки из 1С.
4. Выберите «Добавить», чтобы прикрепить документ формата PDF, XML, XLS или DOC из другой системы учета.
5. Выберите «Заполнить» и укажите формат, чтобы сформировать акт в СБИС.
6. Отправьте контрагенту сформированный файл.

Работа в СБИС с поставщиками

Для работы с поставщиками в СБИС есть папка «Наших контрагентов». Она пополнится автоматически, если клиент:

• добавил в свой аккаунт организацию;
• указал контактные данные представителей;
• связал филиал и головную организацию;
• закрепил клиента за менеджером.

Если нужной компании нет в списке контрагентов, добавьте ее в ручном режиме.

Как добавить поставщика в СБИС

Как добавить одну организацию через справочник:

1. Зайдите во вкладку «Компании».
2. Наведите курсор на название организации.
3. Кликните и выберите действие «В наши контрагенты».

   

4. Кликните , выберите папку и нажмите «Добавить».
5. Другой вариант: в карточке компании кликните и выберите папку, куда сохранить изменения.

Если вы добавили компанию в меню «Наши контрагенты», но ее не видно в списке, причины могут быть такими:

1. Компания находится в архиве или ее ликвидировали. Чтобы увидеть ее данные, выберите пункты фильтра «Включая ликвидированные» или «Включая удаленные».
2. Компания является вашим дочерним подразделением. Чтобы увидеть ее данные, выберите в фильтре «Включая наши компании».

Как работать с документами от поставщиков

Обмен документами нужен поставщикам и покупателям, чтобы подтвердить факт сделки по оказанию услуг, купле или продаже. Обмен документами устроен так:

1. Покупатель отправляет заполненный бланк заказа поставщику — по ЭДО или другим удобным обеим сторонам способом.
2. После обработки заказа поставщик направляет покупателю подтверждение или отказ.
3. Если поставщик подтвердил заказ, он оформляет документы на продажу и направляет их покупателю.
4. Покупатель получает заказ и документы на него, сравнивает данные в документе и фактически полученный товар. Если всё верно, он утверждает документы и завершает документооборот.
5. Если в заказе выявили расхождение, покупатель может отклонить продажу. Тогда поставщику придет отказ. Поставщик может внести в заказ изменения, чтобы исправить ошибки или оформить его снова.
6. Если покупатель готов принять фактически полученный заказ, ему нужно составить акт о расхождении. В документе прописывают количество товара по факту.
7. Документооборот завершится после того, как поставщик подпишет акт.

Заключение

Лучше разобраться в теме работы со СБИС поможет видеоинструкция. Если вы хотите подключиться к СБИС ЭДО, получить электронную подпись для работы с документами или воспользоваться другими услугами для автоматизации бизнеса, обратитесь к специалистам сервиса «Бизнес легко». Наши менеджеры проконсультируют вас по любым вопросам и будут на связи круглосуточно, чтобы помочь разобраться, как создать или отправить документы.