Автоматизация бухгалтерского учета

В некоторых случаях переход на автоматическую бухгалтерию не только не приносит положительного результата, но еще и усложняет текущие дела компании. Поэтому очень важно понимать, что значит автоматизированный учет в бухгалтерии и нуждается ли компания в таких изменениях.

Для чего нужно автоматизировать бухгалтерию

Финансовое благополучие каждой компании базируется на нескольких принципах, одним из которых является точное ведение бухгалтерского учета. Финансовая информация должна быть грамотно обработана и систематизирована, и уж тем более здесь недопустимы ошибки, даже самые малейшие. Как раз поэтому многие руководители принимают решение перейти на автоматизированную форму организации бухгалтерского учета.

Но в любом случае важно понимать, что такие меры не исключают необходимость присутствия бухгалтерского отдела. Компьютерная программа способна выполнять рутинные задачи по заданному алгоритму и различные вычисления. Те самые, которые отнимают у бухгалтера много времени или требуют арифметических вычислений.

Таким образом, автоматизация бухгалтерского учета нужна не только для того, чтобы компания смогла выжить на конкурентоспособном экономическом рынке, но и для удобства рабочего процесса. Поэтому так важно согласовывать автоматизацию бухгалтерской деятельности с теми сотрудниками компании, которые непосредственно будут работать с новой программой.

Основные требования к бухгалтерским программам

Зачастую после нововведений бухгалтерский отдел все свои силы и время тратит на то, чтобы разобраться с функционалом программы помимо основной своей работы. В таком случае складывается ситуация, в которой автоматизация рабочего процесса оборачивается всеобщей проблемой для компании. Поэтому нужно с умом подходить к выбору системы автоматизации бухгалтерского учета.

Вне зависимости от масштаба предприятия, стоимости программы и программной платформы, в эксплуатации автоматическое ведение бухгалтерского учета должно быть удобным и качественным.

Требования к бухгалтерским программам (функционал):

1. Безошибочное проведение арифметических операций.

2. Заполнение, распечатка и проверка отчетных документов по заданным в программе алгоритмам.

3. Хранение отчетных данных за разные периоды времени.

4. Возможность сравнивать отчетные данные за разные периоды между собой для выделения статистической информации.

5. Перенос данных из одной печатной формы в другую.

6. Возможность работы в сети.

7. Фиксирование всех производимых операций в специальном журнале.

8. Аналитический, валютный и количественный учет.

9. Сопроводительная подробная и понятная инструкция к работе в программе.

10. . Понятный и простой интерфейс.

11. . Доступная техническая поддержка программного обеспечения и услуги по обучению персонала.

Опытные производители также уделяют внимание вопросу защиты программы от внешнего проникновения и восстановлению данных после сбоев в работе. Ведь системы содержат архивные материалы и доступ к единой базе финансового учета всего предприятия.

Какие преимущества дает автоматизация бухучета

Если правильно организовать переход на автоматизированный бухгалтерский учет, то предприятие выигрывает сразу по нескольким пунктам:

• уменьшение финансовых затрат на бухгалтерский отдел;

• структурированное представление о финансовых потоках в пределах предприятия;

• упорядоченная информация о работе предприятия с постоянным доступом к аналитической информации;

• оперативность в ведении бухгалтерского учета;

• снижение вероятности возникновения бухгалтерских ошибок по причине “человеческого фактора” на этапе арифметических вычислений;

• более удобный график работы бухгалтерского отдела.

По этим же критериям можно отследить эффективность от проделанной работы. Если хотя бы один из них не оправдал ожиданий руководителя, следует проанализировать сделанную работу и исправить допущенные ошибки.

Этапы внедрения автоматизированного бухгалтерского учета

Как уже говорилось выше, в данном случае действительно лучше действовать поэтапно. Спешка может привести к тому, что придется возвращаться на старт внедрения автоматизации бухгалтерского учета и исправлять допущенные ошибки, что приведет к непредвиденным расходам.

Первый этап

Необходимо вынести предложение перейти на автоматизированную бухгалтерскую отчетность на рассмотрение в рабочем коллективе. Важно понять, кому и в каком объеме данное нововведение будет полезно. Сразу же определиться с вопросом, в каком режиме работать: достаточно ли локального подключения или все же удобнее будет перейти на сетейвой формат работы. Не стоит недооценивать данный этап, ведь он определяет главное - необходимость, а значит и масштаб планируемых работ.

Второй этап

Он заключается в определении конкретного алгоритма перехода на автоматизированный бухгалтерский учет. На этом этапе работодатель должен определиться со следующими составляющими:

а) допустимый бюджет 

б) выбрать подходящую программу и систему

в) какие дополнительные технические средства понадобятся для перехода

г) присутствие обслуживающих фирм в одном с предприятием регионе

д) возможности стационарных компьютеров и требования для устанавливаемой программы

Третий этап

Он заключается в знакомстве персонала с новой программой и обучении сотрудников. В идеале обучение должны проводить создатели программы. В случае, когда часть коллектива работает в новой схеме, а некоторые сотрудники предпочитают трудиться по старой, работоспособность коллектива может даже понизиться по сравнению с той, которая была до внедрения автоматизированного бухгалтерского учета.

Четвертый этап

Тестовый этап работы заключается в получении обратной связи от персонала. Здесь необходимо особое внимание уделить моментам, которые сотрудникам сложно принять. На основании этого можно внести кое-какие коррективы, к примеру, установить дополнительное программное обеспечение.

Одним словом, на этом этапе мы доводим переход на автоматизированный бухгалтерский учет до идеала. Только после этого можно осуществлять полноценный переход на новый рабочий режим.

Программы для автоматизации бухгалтерского учета

Современный рынок предлагает компаниям огромное множество программ с различным функционалом, по разной стоимости, и возможности таких программ впечатляют. Но выбор конкретной программы автоматизированного бухгалтерского учета для вашей компании должен основываться на деятельности и потребностях именно вашего предприятия. В данном случае дороже не равно лучше. Ведь можно приобрести программу с широким функционалом, которая просто не найдет применения, а переплата будет необоснованной.

Мы приведем примеры самых известных, проверенных временем программ. Которые постоянно совершенствуются, дорабатываются производителями и являются самыми востребованными на рынке:

1. Программа автоматизации бухгалтерского учета “Инфо-Бухгалтер”

2. “1С и Бухгалтерия”

3. Бухгалтерская программа “Турбо-Бухгалтер”

4. Комплексная система управления предприятием БЭСТ

5. Программа автоматизации бухучета “Парус”

6. Программы автоматизации бухгалтерского учета компании ИНФОСОФТ

7. Интегрированная система управления предприятием “Галактика”

Какие участки бухучета можно автоматизировать

Когда речь идет об автоматизации процессов в бухгалтерии в целом вырисовывается ясная картина, как это работает и в чем преимущества для компании. Но стоит обговорить конкретно те сферы деятельности, на которые повлияют нововведения.

1. Работа с сотрудниками

Использование автоматизированных бухгалтерских систем позволяет упростить работу с коллективом в том плане, что на каждого сотрудника создается специальная карточка с индивидуальной информацией. Исходя из этих данных программа автоматически формирует табель рабочего времени, рассчитывает зарплату, отпускные и больничные выплаты.

2. Работа с документами

Как правило, такие программы содержат шаблоны документов, которые постоянно находятся в работе (накладные, договора, акты и пр.). Достаточно просто ввести данные, для этого можно использовать таблицы и даже информацию с отсканированных документов. Таким образом бухгалтер экономит время, ранее затрачиваемое на создание всех вышеперечисленных форм.

3. Отчетность и налоги

Регулярное заполнение учетных форм во многом облегчает этап составления отчетов по выполненной работе. Программа сама автоматически делает выборку и формирует отчетный документ за нужный период. Стоит отметить, что формы отчетов время от времени обновляются, а автоматизированные программы самостоятельно отслеживают актуальную информацию и используют в работе обновленные бланки.

4. Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет в электронном виде отправлять нужные документы по месту требования. К примеру, те же отчеты или информация для налоговой. Для этого необходимо дополнительно иметь электронную подпись. Кроме того, ЭДО не только экономит время, но и сводит к нулю вероятность потерять какой-то ценный документ. Такая функция помогает в короткие сроки собрать подписи, согласовать принятие какого-то решения и наладить документооборот внутри компании.

5. Проверка контрагентов

Если компания планирует сотрудничество с какой-то фирмой, о которой мало информации, что может привести к блокировке счетов и проблемам с налоговой, программа поможет избежать возможных рисков. Она определяет, не причастна ли компания к каким-то судебным разбирательствам, не является ли фирмой-однодневкой и не замешана ли она в каких-то сомнительных операциях.

6. Работа с банковской системой

Если бухгалтерская программа интегрирована с банком, то актуальная информация из банка каждые два часа поступает в компанию, что позволяет сразу передавать платежные информацию в банк. Это значительно экономит время.

7. Бухгалтерский учет

Ну и самое основное, что изменится в первую очередь, это ведение бухгалтерского учета. Все платежные поручения и операции фиксируются в программе и в любой момент можно выгрузить информацию об операциях, производимых от лица компании.

Как автоматизация помогает экономить

В принципе, если разобраться с тем, какие задачи выполняет автоматизация бухгалтерского учета, то становится очевидно, что затраты на данное нововведение оправданы и очень скоро окупятся. Работодатель, конечно же, не сможет полностью отказаться от бухгалтерского отдела. Но с появлением автоматизированных программ отпадает необходимость в выполнении огромного количества рутинной работы.

Соответственно, происходит экономия самого главного - времени. Для выполнения прежнего объема работы понадобится меньшее число сотрудников, то есть затраты на заработную плату для них уменьшаются.

Подводя итог всему вышесказанному, стоит повторить, что автоматизация бухгалтерского учета должна быть в первую очередь востребована на предприятии. Только в этом случае проделанная работа принесет положительные результаты, а не убытки.