Автоматизация магазина розничной торговли: надо ли?

Сегодня многие прибегают к автоматизации торговых точек. Пожалуй, ни один объект так не нуждается в автоматизации учета, как объект розничной торговли. И при этом у категории предпринимателей — владельцев магазинов формата «у дома» — больше всего сомнений в том, стоит ли вкладывать деньги в это мероприятие. Распространено заблуждение, что автоматизация розничного магазина дорога и не оправдывает себя. Считается, что автоматизация розничного магазина под ключ оправдана только для сетевых магазинов с миллионными оборотами. И вообще, это затратно и хлопотно. Но ведь учет необходим. И вот, предприниматели по старинке пытаются вести его в excel — таблицах, а то и в бумажных тетрадях. «Бизнес-Легко» развеет заблуждения относительно автоматизации учета. Как быстро автоматизировать розничную торговлю, а главное — зачем, расскажем далее…

Зачем нужна автоматизация магазина розничной торговли

Расплачиваясь на кассе сетевого супермаркета, покупатель привычно выкладывает товар на ленту, привычно достает для оплаты карту или мобильный телефон. При этом процедура проходит быстро, не нужно полагаться на память продавца (не забыл ли он цену товара), не нужны наличные и т.д.

В магазине формата «у дома», в ларьке или островке в торговом центре ситуация иная. Казусы с отсутствием сдачи, путаницей в ценах, очередью — нормальное явление. А если пришло время закрывать точку на учет, это оборачивается парой полноценных рабочих дней для торгового персонала (а магазин в это время закрыт для покупателей) и неделей работы для бухгалтера. Недостачи, пересортица — то, с чем регулярно сталкиваются магазины, в которых учет многотысячного ассортимента товаров ведется «в тетрадке».

Решить эту проблему радикальным способом позволит автоматизация торговой точки. Реализовать ее можно для точки любого масштаба, даже маленькой книжной лавки.

Что даст автоматизация торговой точке

• система штрихкодирования позволит оперативно фиксировать реализацию;
• не нужно вручную вбивать в программу, в таблицу или записывать в тетрадь название и количество товара;
• отпадет необходимость вручную пересчитывать цену товара при скидках или изменении торговой надбавки;
• продавцу не требуется запоминать цену каждого товара;
• оприходование товара на склад происходит в пару кликов;
• при продаже товар автоматически списывается из учета;
• не нужно вручную писать и клеить ценники (распечатка идет из программы);
• нет проблем с учетом товаров, подлежащих обязательной маркировке (молоко, одежда, табачная продукция и т.д.) — в момент продажи коды товаров автоматически передаются в ОФД, а оттуда в государственные системы маркировки: ЕГАИС, ГИС МТ «Честный знак», Меркурий;
• программа ежедневно выводит остаток товаров в наличии, что облегчает проведение ревизий;
• бухгалтер или руководитель ежедневно видит отчеты о продажах;
• настройка показателей KPI для продавцов или кассиров, чтобы премировать лидеров;
• у сотрудников магазина освобождается время для обслуживания клиентов и улучшения уровня сервиса.

Ключевые фигуры в работе магазина — это кассир, товаровед (кладовщик), бухгалтер и руководитель. Рассмотрим, чем автоматизация конкретно поможет в работе каждого из них.

Таблица №1. Автоматизация функций сотрудников розничного магазина

Разумеется, автоматизация розничного магазина — решение, которое не станет «волшебной таблеткой» от всех проблем. Но она позволяет:

• усовершенствовать и упростить учет и сдачу отчетности;
• снизить убытки от недостач;
• повысить информированность руководства о положении дел в магазине;
• выработать решения по улучшению сервиса;
• ускорить процесс обслуживания покупателей.

Это вложение, которое оказывает комплексное влияние на эффективность бизнеса. При этом освобождается время владельца, которое он может направить на расширение и развитие дела.

Что потребуется для автоматизации розничного магазина

У каждой торговой точки своя специфика, которая зависит от масштабов, товара, численности отделов. Поэтому количество и вид оборудования, необходимого для автоматизации, определяется индивидуально:

• для магазина одежды — оборудование для сканирования штрих-кодов и оборудование для маркировки;
• для розничного продуктового магазина — весы, онлайн-ККМ;
• для табачной лавки — оборудование для маркировки и онлайн-ККМ и т.д.

Укрупненно, для автоматизации магазина розничной торговли готовое решение включает в себя:

• Кассовый компьютер (для фиксации продаж) с обязательным подключением к интернету для передачи сведений с кассы в ОФД.
• Фискальный регистратор (для печати чеков, передачи и хранения информации о продаже).
• Сканеры штрихкодов для добавления товаров в чек или внесения товаров в каталог (для товаров, подлежащих маркировке, требуются сложные модели сканеров, для остальных товаров — простые варианты).
• Электронные весы для продажи весовых товаров и автоматического расчета суммы, также обладают функцией передачи данных на кассовый компьютер. Если предполагается, что покупатели самостоятельно взвешивают товар, устанавливаются весы с поддержкой печати.
• POS-терминал для приема безналичных платежей от покупателей. Терминал выдает банк, в рамках договора об эквайринге. Терминал можно использовать как автономно (потребуется пробивать покупку отдельно через ККМ), так и подключить его напрямую к кассовому компьютеру (тогда перенос данных будет автоматическим). К одной ККМ допускается подключить несколько POS-терминалов.
• Дисплей для покупателя (демонстрирует покупателю вес, цену и стоимость товаров).
• Компьютер товароведа с подключением принтера этикеток для печати ценников и сканера штрихкодов.
• Денежный ящик на кассе с функцией автоматического открывания сигналом от кассы или фискального регистратора.
• Камеры видеонаблюдения.

Подсказать, что конкретно потребуется для автоматизации, помогут инженеры и менеджеры «Бизнес-Легко». Для этого потребуется провести предпроектное обследование конкретной торговой точки.

При этом необязательно покупать все оборудования сразу. Допустима постепенная автоматизация розничного магазина: программное обеспечение, онлайн-ККМ и POS-терминал на первом этапе, затем — принтер этикеток, позже — оборудование для сканирования штрихкодов, оборудование для маркировки.

Но одного оборудования недостаточно. Основа автоматизации — софт, т.е. программное обеспечение, которое позволяет работать кассам, информационной системе (ИС) маркировки, программе аналитики и увязывает оборудование и информацию в единую систему.

«Бизнес-Легко» предлагает систему «СБИС Розница» для автоматизации магазина розничной торговли — готовое решение и сервис поддержки.

Автоматизация розничного магазина в 10 шагов

Поскольку у каждой торговой точки своя специфика работы и требуется различный состав оборудования для автоматизации, то и процедура автоматизации торговли будет в разных точках отличаться.

Обрисуем стандартные этапы автоматизации магазина, если принимать за основу полную автоматизацию торговой точки. Под полной автоматизацией подразумевается автоматизация всех рабочих процессов: от приемки товара на склад до начисления зарплаты персоналу магазина.

Автоматизация включает в себя следующие шаги:

1. Вызов инженера для предпроектного обследования торговой точки.
2. Утверждение степени автоматизации (какие конкретно процессы будут охвачены автоматизацией) и перечня требуемого оборудования.
3. Закуп оборудования и его установка.
4. Проведение в торговую точку постоянного интернета (если он ранее не был проведен).
5. Настройка программного обеспечения.
6. Регистрация онлайн-кассы и подключение ее к ОФД (потребуется электронная подпись (КЭП).
7. Регистрация в ИС маркировки и прослеживаемости товаров (если ведется торговля товарами, подлежащими маркировке). Также потребуется КЭП.

Потребуется регистрация в следующих ИС маркировки в зависимости от вида товара:

Мясо, рыба — ФГИС «Меркурий».

Алкогольная продукция — ЕГАИС.

Табак, обувь, духи, текстиль — «Честный ЗНАК».

8. Создание каталога товаров (на каждую позицию заводится отдельная карточка с наименованием, характеристиками, артикулом, ценой, штрихкодом, фотографией товара. Это самая трудоемкая часть работы. Товары придется вводить вручную или каталог импортируется из excel, если учет до этого велся в таблицах. В каталоге устанавливается также процент наценки на конкретный товар или категорию товаров, сезонные цены и т.д.
9. Настройка программы лояльности покупателей. Звено не обязательное, но привлекает дополнительных клиентов. Настраиваются условия назначения скидок, начисления и списания бонусов, порядок использования подарочных сертификатов и проведения акций «два по цене одного».
10. Настройка KPI для мотивации персонала. Настраиваются такие показатели KPI, как процент от продаж, процент от наценки, премии за выполнение плана или количество обслуженных покупателей.

После проведения процесса автоматизации магазин готов к работе.

«Бизнес-Легко» оказывает услуги по комплексной автоматизации торговых точек, техническое сопровождение, а также поставляет оборудование для автоматизации.

Когда внедрение автоматизации неоправданно

Раздумывая об автоматизации торговой точки, требуется правильно проанализировать экономическую выгоду от ее внедрения. Автоматизация подходит для каждой точки, но для некоторых, исходя из экономических соображений, внедрение окажется невыгодным.

Невыгодна автоматизация в следующих случаях

• редкое проведение операций (габаритный, штучный товар, изготавливаемый на заказ), когда в течение месяца проводится 1-20 операций;
• торговля нестандартными товарами с большим количеством параметров;
• сложные условия для проведения автоматизации (объект в труднодоступной местности, где сложности с интернетом, проездом и т.д.).

Описанные выше случаи — пример, когда автоматизация не нужна. Однако для розничных магазинов с постоянной проходимостью и ассортиментом из сотен и тысяч позиций автоматизация станет подмогой в ведении бизнеса.

«Бизнес-Легко» займется автоматизацией вашего розничного торгового предприятия!