Что такое электронная система СБИС

СБИС — это комплексная система для электронного документооборота (ЭДО) и корпоративного учета. С помощью сервисов СБИС можно ускорить сдачу отчетности, проверку контрагентов и обмен документами с ними. Полезна компаниям, которые взаимодействуют с госорганами и проверяют поставщиков перед заключением контракта, — то есть практически всем.

В этой статье разберем, как работает СБИС, какие есть преимущества и функции у платформы.

Как работает СБИС: простыми словами

СБИС расшифровывается как система бухгалтерской и складской отчетности. Это программа, которая позволяет перевести все документы компании в электронный формат. В результате бизнес автоматизирует учет и может взаимодействовать с госорганами, подрядчиками и клиентами удаленно.

Базовый функционал СБИС — обмен документами и подписание документов электронной цифровой подписью (ЭЦП). За эти опции платить не нужно.

Другие функции подключаются отдельно. СБИС устроена по модульному принципу: использовать можно только то, чем пользуется ваша компания. Доступные разделы:

• электронный документооборот — обмен документами с клиентами и подрядчиками в электронном виде;
• бухгалтерия — учет поступивших и проданных товаров, расчет налогов и сдача отчетности в госорганы;
• кадровый ЭДО — ведение документов сотрудников, в том числе оформление новых сотрудников, расчет и выплата зарплат, премий, отпускных, графики отпусков;
• поиск и проверка контрагентов — доступ к юридической информации: об учредителях, участии в торгах, наличии претензий и судебных разбирательств;
• закупки — организация торгов, доступ к сведениям об аукционах по залоговому имуществу;
• онлайн-кассы — подключение кассового оборудования, его регистрация в системах маркировки и выдачи чеков;
• Складской учет для оптовой и производственной компании — фиксация всех перемещений товаров и их учет в системе.
• CRM — управление взаимоотношениями с клиентами: хранение контактной информации, данных о предыдущих заказах, возможность отправки уведомлений и рассылок.
• Маркировка товаров — регистрация движения товаров в ЕГАИС, «‎Честном знаке» и «‎Меркурии».
• Учетная программа для розничных магазинов — специальные функции для розницы, например, кассовая программа, поддержка системы лояльности.
• Учетная программа для кафе, баров и ресторанов — функции для общепита: приложения для официантов, передача заказов на кухню, интеграция с системами доставки.

Преимущества электронной отчетности СБИС

Автоматическое заполнение отчетов. Система будет сама создавать отчеты на основе данных о продажах, покупках, зарплатах, количестве сотрудников и другой информации о компании. Все это сократит количество данных, которые нужно вносить вручную, — это ускорить заполнение отчетности и упростить работу сотрудников.

Отчеты всегда сданы вовремя. В СБИС есть календарь, который показывает, какие сроки сдачи отчетности именно для вашей компании. Система удобно группирует отчеты и показывает, какие уже сданы и сколько еще нужно сдать.

Отчеты без ошибок. СБИС проверит, чтобы отчетность была заполнена правильно, при необходимости укажет, какие пункты могут вызвать вопросы у проверяющих.

Единая система. Не придется искать бумаги в папках и архивах: просматривать документы можно с любого компьютера или смартфона.

Круглосуточная и мгновенная доставка. Все документы — и в госорганы, и контрагентам — доставляются мгновенно и доступны круглосуточно.

Безопасность. СБИС хранит все данные в зашифрованном виде, пользуется сертифицированными ЦОД (центры обработки данных), дублирует все системы и данные.

Круглосуточная техническая поддержка. Специалисты помогут разобраться с функционалом или решить возникшие сложности в режиме 24/7.

Возможности программы СБИC

Электронный документооборот. Можно создавать документы в самой СБИС, подтягивать из систем компании или загружать с компьютера. Функция позволяет выпустить цифровые подписи, обмениваться документами с заказчиками и поставщиками.

В СБИС можно работать не только с уже утвержденными договорами или актами, но и вносить правки в документ в онлайн-редакторе. При этом в системе будут сохранены все изменения и версии. Если нужно, можно переписываться с контрагентом в чате или созвониться в видеоконференции.

СБИС обеспечивает доставку документов клиенту с любым оператором ЭДО. Программа проверяет формат каждого файла на соответствие требованиям ФНС и сверяет счета-фактуры.

Бухгалтерия. В СБИС осуществляется полный цикл бухгалтерского учета. По электронным документам система создает поступление. Бумажные накладные распознаются, создается карточка: СБИС подтягивает данные поставщика из базы, отражает номенклатуру в соответствии с каталогом. Весь документооборот происходит онлайн по ЭДО.

СБИС помогает удобно вести складской учет. Система рассчитывает:

• розничные цены в соответствии с правилами расчета, округлением и наценкой;
• себестоимость;
• расхождения — спишет недостачу, оприходует излишки.

Система автоматически рассчитает все налоги. Сама заполнит отчетность на основе данных учета и отправит ее в госорганы в соответствии с календарем ФНС. На каждом этапе СБИС будет присылать уведомления.

Кадровый документооборот (КЭДО). Оцифровать можно все кадровые документы, кроме приказов об увольнении, актов о несчастных случаях, журналов инструктажей по охране труда, бумажных трудовых и сведений о трудовой деятельности СТД-Р. Это значит, что большинство документов можно будет хранить в единой системе, где они не потеряются и не попадутся на глаза тем, у кого нет доступа к персональным данным.

Новые документы с сотрудниками будут оформляться и подписываться в СБИС в электронном виде. Это ускоряет процесс: больше не нужно искать каждого сотрудника, чтобы получить его подпись. Документы, которые требуют согласования линейных руководителей, например заявления на отпуск, тоже можно будет отправить в системе.

Модуль КЭДО позволяет автоматически рассчитывать зарплату и премии. В системе есть данные о рабочем времени, отгулах, отпусках и переработках всех сотрудников.

Поиск и проверка контрагентов. Этот модуль позволяет быстро проверить надежность партнеров. С ним вы можете:

• искать компании по региону, сфере, коду ОКВЭД и организационно-правовой форме;
  

• заказывать выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, получать данные об учредителях, менеджерах и аффилированных лицах;
  

• просматривать индекс надежности — внутренний показатель СБИС;
  

• получать информацию об участии компаний в торгах и государственных контрактах.

Закупки. До цифровизации компаниям приходилось искать аукционы и торговые процедуры практически вручную, причем в разных источниках. Со СБИС вы можете получить доступ ко всем процедурам, организованным в соответствии с регламентами и 44-ФЗ и 223-ФЗ, а также к сведениям об аукционах по залоговому имуществу в одной системе.

Компании могут получать обновления параметров сделок в режиме реального времени и оперативно реагировать на изменения, а также видит статистику участия компаний в открытых торгах. Это помогает проанализировать предыдущие процедуры и повысить вероятность выигрыша.

Онлайн-кассы. СБИС интегрируется и с кассовым оборудованием. В системе можно оформить электронные подписи, подключить и зарегистрировать кассы во всех системах, в том числе ОФД, ЕГАИС, «Честный ЗНАК», «Меркурий». Это позволит отправлять необходимые сведения о кассовых операциях и маркируемых товарах регуляторам автоматически.

По результатам продаж СБИС проанализирует ваш бизнес, продажи, возвраты, средний чек по каждой точке продаж и по компании в целом. Система определит самые покупаемые и непопулярные товары, покажет, кто из кассиров приносит больше прибыли, а также сравнит ваши показатели с конкурентами.

С чего начать работу со СБИC

Вы можете начать работать с бесплатной версией. Для этого достаточно создать аккаунт на официальном сайте. Если же вашей компании нужны дополнительные модули, обратитесь к «Бизнес легко»: мы подберем оптимальный тариф, поставим необходимое оборудование и научим ваших сотрудников работать с новой системой. Узнайте больше и запишитесь на консультацию по ссылке.