Что такое кадровый ЭДО

22 ноября 2021 года издан закон о кадровом электронном документообороте (ФЗ от 22.11.2021 № 377).

Под электронным кадровым документооборотом понимается обмен документами, созданными в электронной версии, а также их подписание и хранение без повторения их в бумажном варианте.

От организации сотруднику (и наоборот) направляются файлы, которые заверяются электронными подписями. Таким образом фиксируются трудовые отношения. 

Федеральным законом допускается оформлять следующие виды документов, используя кадровый ЭДО без наличия их в бумажном варианте:

• трудовой договор с работником (в т.ч. срочный трудовой договор);

• договор о полной индивидуальной материальной ответственности;

• приказы о ежегодном отпуске;

• приказы о направлении работников в командировку;

• ученический договор с работником;

• приказы о дисциплинарных взысканиях;

• приказы об удаленном режиме.

Необходимость введения кадрового ЭДО обусловлена ростом и усовершенствованием технологий, в целях ускорения многих процессов. А также в связи с возросшим числом сотрудников, работающих в удаленном режиме (последствия коронавирусных ограничений).

Переход на электронный кадровый документооборот в организации не является принудительным и внедряется по желанию организации.

Какие документы можно оформлять в рамках кадрового ЭДО

Практически все виды кадровых документов можно перевести на кадровый ЭДО. Но Законом введен ряд исключений. Нельзя создавать и применять следующие виды документов в электронном виде:

• акты о прохождении инструктажа по охране труда, в том числе те, которые подписывает сам сотрудник
• акты о несчастных случаях на производстве;
• приказы на увольнение;
• трудовые книжки.

Перечисленный ряд документов организация обязана вести в бумажном варианте. Исключения могут составлять только трудовые книжки, их допустимо вести в электронном виде при условии, что работник сам изъявил желание перейти на электронный вариант.

Переход на кадровый ЭДО

Перевод организации на кадровый ЭДО является делом добровольным. Никто не имеет права обязывать работодателя к переходу на кадровый ЭДО.

ЭДО в кадровом делопроизводстве требует обязательного согласия сотрудника (за небольшим исключением). При отказе сотрудника от применения кадрового ЭДО работодатель обязан вести все документы, касающиеся этого сотрудника в бумажном виде.

Согласно ТК РФ, для перехода на кадровый ЭДО работодатель в первую очередь должен подготовить и подписать локальный нормативный акт о порядке такого перехода. Обязательными должны быть сведения:

• название информационной системы, за счет которой будет реализовываться кадровый ЭДО;

• по мере необходимости нужно указать регламент доступа к выбранной информационной системе;

• список документов в электронном формате и список сотрудников, с которыми будет осуществляться ЭДО;

• сроки уведомления сотрудников;

• даты, в которые будет осуществляться переход на ЭДО и дата введения ЭДО.

Необходимо получить письменное одобрение на использование ЭДО от каждого работника, при этом право на отказ имеет любой сотрудник. Если у сотрудников, согласившихся на применение ЭДО, нет электронных подписей, то вся расходная часть по получению и использованию ЭП будет ложиться на плечи работодателя.

В каких системах можно вести электронный документооборот

Организация при внедрении кадрового ЭДО может вести учет в следующих системах на выбор:

1.      Общая электронная площадка «Работа в России». Осуществить вход в неё можно также через портал государственных или муниципальных услуг (с использованием ЕСИА).

2.      Своя информационная система (ИС) компании, с помощью которой можно производить подписание электронных документов согласно нормам трудового законодательства РФ, хранить электронные документы и учитывать факт получения документов сторонами (например, СБИС кадровый ЭДО). Все расходы при этом организация берет на себя. Использование кадрового ЭДО сотрудниками при этом имеет безвозмездный характер.

Сотрудники компании смогут посредством информационной системы направлять работодателю документы, а также принимать и знакомиться с документацией от работодателя.

Взаимодействие портала Госуслуг с ИС организации будет осуществляться после 01.09.2022г.

Подписание кадровых документов. ЭП для работников.

Для подписания электронных кадровых документов у сотрудников обязательно должна быть электронная подпись.

Есть несколько вариантов электронных подписей:

• усиленная квалифицированная;

• усиленная неквалифицированная (в случае её использования правила проверки утверждает работник и работодатель);

• усиленная неквалифицированная (сертификат ключа проверки, созданный и применяемый на электронной платформе правительства;

• простая (сотрудник получает ключ сертификата при личном присутствии, при этом соблюдены правила, назначенные правительством).

Выбор электронной подписи обусловлен видом кадрового документа.

Трудовым кодексом определено использование квалифицированной и неквалифицированной усиленных электронных подписей при подписании:

• заявления на увольнение  и отзыва такого заявления;

• договора о полной материальной ответственности;

• трудового договора;

• ученического договора;

• согласия работника на перевод;

• договора на получение образования без отрыва от работы или с отрывом от работы;

• ознакомления с приказом о применении дисциплинарного взыскания;

• уведомления об изменении условий трудового договора.

Простая электронная подпись используется для остальных документов кадрового производства.

Чтобы получить доступ работника к простой электронной подписи, он направляет заявление работодателю. Тот, в свою очередь, направляет электронный документ через портал госуслуг в личный кабинет работника.

Впоследствии Правительством РФ будет утвержден более точный порядок доступа сотрудников к электронным документам. Вновь трудоустроенный сотрудник имеет право применять лично полученную ранее усиленную квалифицированную электронную подпись.

3 новых статьи Трудового кодекса РФ о кадровом электронном документообороте

Федеральным законом от 22.11.2021г. (№377-ФЗ) установлены нововведения в Трудовой кодекс РФ/

Действуют три новые статьи:

• 22.1 ТК РФ «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». В статье определено значение электронного документооборота в области трудовых отношений. 
• 22.2 ТК РФ «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот»;
• 22.3 ТК РФ «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота».

Согласно новым утвержденным правилам, организация может осуществлять кадровый документооборот с сотрудниками, работающими дистанционно.

Также нововведения затронули порядок приема на работу. В момент приема на работу теперь не обязательно оформлять приказ, достаточно трудового договора.

Преимущества перехода на кадровый электронный документооборот

При переходе на электронный кадровый документооборот у организации возникает ряд преимуществ и новых возможностей по сравнению с прежней классической системой кадрового учета:

• значительное сокращение времени на поиск нужных документов;
• сотрудники, минуя отдел кадрового учета имеют возможность подписывать документы самостоятельно электронной подписью;
• у работодателя появляется возможность подбирать кадры с необходимыми ему навыками из различных регионов страны, удаленно проводить собеседование и заключать трудовой договор для дистанционной работы;
• отличная безопасность хранения документации;
• экономия средств компании;
• уменьшение рутинных операций кадрового делопроизводства;
• увеличивается оперативность и производительность оформления трудовых отношений;
• права работников лучше защищены за счет прозрачности кадрового процесса.

Кадровый электронный документооборот значительно оптимизирует взаимоотношения между сотрудниками и работодателем. Помимо этого, он будет способствовать улучшению и оперативности получения работником услуг в банковской сфере, в государственных и муниципальных структурах. Все нужные сведения можно будет запрашивать в электронных системах.

Подробности кадрового ЭДО для вновь трудоустроенных сотрудников

Согласно статье 22.2 ТК РФ, сотрудники, решившие устроиться на работу к работодателю, применяющему кадровый ЭДО, имеют право:

• с целью составления трудового договора передавать документы на прием либо в бумажной, либо в электронной форме (обязательно согласование с работодателем);
• проводить ознакомление с внутренними документами, касающихся трудовой деятельности, в электронной форме.

Недавно трудоустроенные сотрудники имеют право подписывать электронные кадровые документы подписью, которую они получили самостоятельно до трудоустройства в данную компанию.

При отсутствии электронной подписи у сотрудника, все затраты по получению и использованию электронной подписи производятся за счет работодателя.

Переход на ЭДО в кадровом делопроизводстве для работающих или потенциальных сотрудников – дело добровольное. Без наличия согласия сотрудника в письменном виде, его кадровые документы положено вести в бумажном варианте за счет расходов работодателя.

Получение отказа в трудоустройстве из-за отсутствия согласия на применение электронной подписи или отсутствия электронной подписи у потенциального сотрудника – незаконно.

Исключение составляют такие случаи:

• сотрудник принят на работу после отчетной даты – 31.12.2021г.;
• у кандидата на должность нет трудового стажа на момент 31.12.2021г.

Эти группы сотрудников допустимо присоединять к кадровому ЭДО без их одобрения.

Все кадровые документы, которые отправлены в адрес организации с помощью ЭДО действующим сотрудником или соискателем будут учитываться как поступившие на следующий день.