ЭДО в бизнесе: зачем нужен и как перейти на электронный документооборот

Обмениваться сметами, контрактами и отчетами можно двумя способами: в бумажном или цифровом виде. В первом случае придется тратить дополнительные ресурсы на печать, отправку и хранение документов. Электронный документооборот предлагает более эффективный и экономически выгодный вариант обработки документов — контролировать делопроизводство можно через компьютер.

Рассказываем, что такое ЭДО, зачем он нужен бизнесу и как подключиться к более удобному варианту управления документами.ЭДО в бизнесе: зачем нужен и как перейти на электронный документооборот

Что такое электронный документооборот: понятия и принципы работы

Электронный документооборот — это система управления документами, при которой они оформляются, хранятся и передаются в электронном виде. ЭДО осуществляется с помощью специальных программ, настроить которые могут операторы. Разберем подробнее термины, которые связаны с системой электронного документооборота.

Электронный документ

Электронный документ — это файл, который хранится и обрабатывается через компьютер или смартфон. Отчетами и договорами в электронном формате можно обмениваться как с коллегами, так и с партнерами или государственными организациями.

Ничего не нужно печатать, потому что электронные документы с электронной подписью имеют такую же юридическую силу, как и их бумажные оригиналы, подписанные от руки.

Электронная подпись

Электронная подпись — это цифровая версия ручной подписи, которая подтверждает подлинность и авторство электронного документа. Она позволяет защитить файл от подделки и изменений другими людьми. Вместо того чтобы распечатывать контракт, подписывать его ручкой, сканировать и отправлять обратно, можно просто использовать ЭП.

В большинстве случаев электронную подпись получают в комплекте с системой ЭДО или сервисом сдачи отчетности. Она может быть представлена в виде уникального кода или символа, который прикрепляется к электронному документу или сообщению.

Системы ЭДО

Система электронного документооборота (СЭД) — это программа, которая позволяет организациям заниматься делопроизводством в электронном виде. С помощью СЭД можно оформлять, согласовывать, хранить, отправлять и получать документы, а также отслеживать их статус и получать уведомления о том, что файл отредактировали или подписали. Доступ к таким системам могут предоставить операторы ЭДО.

Операторы ЭДО

Операторы ЭДО — это компании, которые разрабатывают, поддерживают и продают системы электронного документооборота. Они являются посредниками между отправителем и получателем документов, обеспечивая безопасную передачу информации.

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

ЭДО позволяет значительно сократить количество бюрократических процедур и помогает ускорить обмен документами. Кроме того, электронный документооборот повышает безопасность, так как все файлы лежат на защищенных серверах.

Документы в электронном формате можно отправлять и через мессенджеры, но это рискованно. Если мошенники взломают учетную запись или почту сотрудника, то может произойти утечка персональных данных клиентов или другой конфиденциальной информации. Поэтому важные документы нужно отправлять только через специальные программы с защищенными каналами связи и шифрованием.

Вместо того чтобы распечатать договор и отправить его курьерской службой на подпись партнеру, можно загрузить его в СЭД. После этого нужно добавить получателя и запросить его электронную подпись. Партнер получит уведомление, сможет просмотреть документ, подписать его и отправить обратно. Весь процесс занимает гораздо меньше времени.

Электронные документы легко найти — для этого не надо ходить по всему офису и перебирать бесконечные стопки бумаг. С ЭДО вообще не нужно организовывать отдельное хранилище для документов, все файлы будут загружены в одну систему, в которую можно зайти с любого компьютера.

Плюсы и минусы электронного документооборота

ЭДО повышает эффективность и совершенствует делопроизводство в компании, но и у него есть минусы.

Плюсы ЭДО:

• Ускоряет бизнес-процессы — понадобится несколько минут, чтобы отправить и согласовать документ.
• Снижает нагрузку на персонал — автоматизация многих рутинных задач освободит время для решения более сложных вопросов.
• Оптимизирует работу с документами — можно быстро найти нужный файл, посмотреть историю всех его изменений и проверить статус готовности.
• Сокращает расходы — не нужно покупать бумагу, заправлять принтеры и пользоваться услугами курьеров. Обмен файлами происходит онлайн.
• Минимизирует количество ошибок — система не даст ввести неправильную дату или потерять важный документ.
• Обеспечивает безопасную передачу информации — все документы хранятся на защищенных серверах.

К минусам ЭДО можно отнести:

• Системные ошибки — в СЭД существуют функции резервного копирования данных и мониторинга состояния системы, но перебои в сети все равно могут вызвать сбой в системе.
• Кибератаки — в СЭД документы защищены с помощью шифрования данных, но совсем исключить взломы и появление вредоносных программ нельзя.
• Затраты на внедрение — нужно подключить систему ЭДО, настроить ПО и организовать обучение персонала.

На систему ЭДО обычно переходят крупные организации, у которых много партнеров и большой объем документов. Тогда все расходы на подключение СЭД со временем окупаются.

Виды программ для электронного документооборота

Знать, какие есть виды ЭДО, нужно для выбора наиболее подходящей системы для конкретной компании и ее задач. По функционалу различают следующие виды СЭД:

• Системы делопроизводства — предназначены только для организации документооборота внутри организации.
• Цифровые архивы — программы для надежного хранения и быстрого поиска электронных документов.
• Workflow-системы — подходят для автоматизации всех рабочих процессов.
• С опциями CRM — содержат информацию для коммуникации с клиентами.
• ECM-системы — включает функции перечисленных систем и позволяет управлять веб-контентом компании.

Выбрать ЭДО могут и узкоспециализированные организации. Для медицинских учреждений, кадровых или финансовых компаний разрабатываются отдельные СЭД.

С чего начать внедрение ЭДО в бизнесе

Переход на СЭД может занимать до нескольких месяцев. Длительность внедрения зависит от вида выбранной системы, масштабов и специализации компании.

Вот что нужно сделать, чтобы перейти на ЭДО:

1. Изучить возможности различных видов СЭД и определить количество необходимых функций в системе.
2. Выбрать СЭД, оператора и наиболее удобный тариф.
3. Оставить заявку на подключение, задать интересующие вопросы и купить ЭДО.
4. Получить ЭП в налоговой инспекции.
5. Протестировать систему на пилотной группе сотрудников и доработать ее, если понадобится.
6. Назначить ответственных за работу ЭДО, обучить персонал, создать регламент.
7. ведомить контрагентов о переходе компании на безбумажное делопроизводство
8. Обеспечить регулярное обновление и поддержку СЭД.

Начать использовать ЭДО можно с компанией «Бизнес легко». Сотрудники сами займутся подключением системы электронного документооборота СБИС и обучат персонал в вашей организации. Сейчас с «Бизнес легко» можно подключить спецпредложение — тариф «Старт» всего за 850 рублей в месяц.