Электронная подпись: что это, виды, где и как получить

Электронная подпись (ЭП) — эффективный инструмент для экономии времени и упрощения документооборота. Она позволяет индивидуальным предпринимателям, физическим и юридическим лицам подписывать документы, сдавать отчеты, участвовать в торгах, получать услуги и совершать другие действия без личного присутствия. ЭП может быть нескольких видов: простая, усиленная квалифицированная электронная подпись и усиленная неквалифицированная. Они различаются по степени защищенности и области применения. Для чего предназначены подписи разных видов, где и как их можно получить, расскажем в этой статье.

Что такое ЭП и в чем ее преимущества

ЭП — это электронная информация, которая крепится к подписываемому электронному документу и позволяет определить, когда и кто его подписал. Это приравнивает электронный документ к бумажному.

Преимущества ЭП:

• Обеспечивает целостность документа — помогает обнаружить был ли изменен документ после подписания с помощью ЭП.

• Гарантирует неотрекаемость — электронный документ позволяет точно установить автора и лиц, которые его подписали с помощью ЭП.

• При наличии ЭП вам не нужно лично посещать государственные инстанции и встречаться с контрагентами.

• В отличие от письменной, электронную подпись невозможно подделать — она имеет высокий уровень защиты.

• ЭП открывает доступ к электронным торгам и государственным закупкам — это обязательное условие участия.

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ определяет три вида электронных подписей. Они сгруппированы в два блока: простая и усиленные. Усиленные включают неквалифицированную (НЭП) и квалифицированную (КЭП) подписи.

Простая ЭП

ПЭП или простая электронная подпись — подпись без криптографической защиты. Простой ЭП может выступать пара логин и пароль, SMS-код, полученный на телефон, который привязан, например, к банковскому аккаунту или личному кабинету. Введение логина, пароля, SMS-кода позволяет идентифицировать лицо, которое совершает действия. Простая ЭП не защищает документ от подделки и не дает ему полную юридическую значимость — она идентифицирует отправителя, но не удостоверяет целостность и неизменность. ПЭП может быть приравнена к собственноручной только по предварительной договоренности участников электронного документооборота и при наличии соглашения, в котором будет прописана обязанность соблюдать конфиденциальность и правила проверки подлинности подписи.

Где получить электронную подпись для физических лиц

ПЭП можно сгенерировать самостоятельно с помощью программного обеспечения — приложения «КриптоПро» или «Карма». Простые подписи для пользования интернет-банком или мобильным банком формируются на сайте или в приложении банка.

Для взаимодействия с государственными структурами получить простую ЭП можно через МФЦ или удостоверяющий центр (УЦ). Например, если вы зарегистрированы на портале Госуслуг, то уже пользуетесь ПЭП при авторизации на сайте с помощью логина и пароля. 

Как можно использовать

Для чего можно использовать ПЭП:

• для авторизации на интернет-сайтах;

• для доступа к документам и базам данных;

• для заверения электронных документов;

• для получения банковских услуг через онлайн-банкинг;

• для обращения за некоторыми государственными услугами, но при условии, что личность установлена при личном приеме.

Простая электронная подпись не подходит для участия в электронных торгах и госзакупках.

Неквалифицированная электронная подпись

НЭП создается средствами криптографической защиты информации (СКЗИ). Подпись хранится на специальном носителе — USB-токене. Он похож на обычную флешку. 

Порядок получения ЭЦП

Самостоятельно генерировать НЭП нельзя. Чтобы получить подпись, нужно обратиться в любой УЦ или МФЦ. К криптографическому алгоритму для НЭП не предъявляется дополнительных требований — он может быть создан любой компанией, в любой стране. Кроме этого, к неквалифицированной подписи нет требования к содержанию информации о владельце, например СНИЛС. Для работы с НЭП можно использовать любое программное обеспечение.

Для каких целей подходит

Использовать НЭП можно для электронного документооборота внутри компании и между контрагентами, для участия в торгах на некоторых электронных площадках. Но для признания ее равнозначной собственноручной подписи необходимо заключить дополнительное соглашение между участниками или создать отдельный нормативно-правовой акт, где будут изложены правила использования ЭП и их признание. Этот документ может выступать в качестве доказательства в случае судебных разбирательств.

Физические лица могут применять НЭП для пользования личным кабинетом налогоплательщика и другими государственными структурами в интернете.

Квалифицированная электронная подпись

КЭП защищена криптографическим алгоритмом. Но в отличие от НЭП, для ее создания может использоваться только российский алгоритм, соответствующий ГОСТ, он должен быть сертифицирован в ФСБ.

Это самый защищенный вид электронной подписи и полностью равноценный рукописной без каких-либо условий. В ее структуре обязательно содержится дополнительная информация о владельце, что позволяет точно его идентифицировать.

Как и где получить

Создать КЭП может только УЦ, который прошел аккредитацию в Минкомсвязи — их список можно посмотреть здесь. В качестве гаранта подлинности заявитель получает квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи. Его записывают на USB-носитель. К нему необходим лицензионный дистрибутив для установки специальной программы на период действия ключа, например, «КриптоПро».

Документы для получения эцп:

• документ, удостоверяющий личность;

• СНИЛС;

• ИНН;

• документы, подтверждающие полномочия действовать от имени юридического лица.

Как можно использовать

Так как КЭП — полный аналог собственноручной подписи, использовать ее можно везде, где есть возможность применения электронной подписи:

• для взаимодействия с ФНС;

• для подачи документов без личного присутствия;

• для работы с государственными порталами;

• для участия в торгах, как государственных, так и коммерческих;

• для участия в конкурсах, запросов предложений и котировок на электронных площадках;

• для электронного документооборота между компаниями и сотрудниками.

Электронный документ, подписанный КЭП имеет полную юридическую значимость. Для использования не нужны дополнительные соглашения между сторонами. В случае судебных тяжб для доказательства подлинности подписи достаточно подтверждения электронной подписи от УЦ и ее действия на момент подписания.

Какую ЭП выбрать

При выборе вида ЭП нужно учитывать, для каких целей она будет использоваться и какую имеет юридическую силу. 

• Простая ЭП не гарантирует полной юридической значимости подписанному документу, не защищает его от подделки. Это не значит, что она совсем не имеет юридической силы, но доказать ее подлинность сложно, а иногда невозможно. ПЭП подходит для нужд физических лиц, получения государственных и банковских услуг.

• Неквалифицированная ЭП признается равнозначной собственноручной только при наличии дополнительного соглашения между участниками. Ее функционал сильно ограничен. Применять НЭП можно только в рамках документооборота с организациями, которыми подписано соглашение. Подойдет для физических лиц. Предприниматели и юридические лица могут использовать ее для ЭДО.

• Квалифицированная ЭП полностью заменяет рукописную и имеет максимальную юридическую значимость. У нее самый расширенный функционал. Больше всего соответствует задачам юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Получить ЭП в комплексе с организацией ЭДО можно в компании «Бизнес-легко». Это комплексные решения для электронного документооборота с контрагентами, государственными структурами и сотрудниками. Выпустить ЭЦП можно прямо у вас в офисе.

Срок действия ЭП

Сколько действует электронная подпись, зависит от того, в каком удостоверяющем центре был получен сертификат. Чаще всего срок составляет 1 год. Если сертификат был получен через ФНС в период с 1 июля по 31 декабря 2021 года — его можно использовать в течение 15 месяцев. Даже после истечения срока действия ЭП, подписанные ею в период действия документы остаются действительными.

ЭЦП помогает сократить количество бумаг, экономит время и облегчает работу сотрудников. Если вы не решили, какая подпись вам подойдет больше, проконсультируйтесь у сотрудников «Бизнес-легко».