Электронные перевозочные документы: что важно знать о работе с ЭПД
Борис — владелец транспортной компании, которая занимается грузоперевозками по всей России. Раньше каждый рейс сопровождался стопкой бумажных документов, которые могли потеряться или содержать ошибки. Но с переходом на ЭПД все изменилось: теперь все накладные, путевые листы и договоры подписываются в цифровом формате, что экономит время и силы.
Как это работает, какие документы можно оформлять в электронном формате и в чем выгода — разберем в статье.
Что такое электронный перевозочный документ
ЭПД, или электронный перевозочный документ, — это цифровой документ, который используется для оформления грузоперевозок автомобильным транспортом по территории России. Его основные функции — фиксировать, где и когда ваш товар находится, кто его перевозил и какие этапы маршрута он прошел.
Документ создается в информационной системе, подписывается участниками с помощью электронных подписей, а затем передается через оператора электронного документооборота.
Проще говоря, это то же самое, что и бумажная накладная, но только в электронном формате, что ускоряет процесс и исключает шанс потерять документ.

Важным элементом автоматизации документооборота является государственная информационная система (ГИС ЭПД), которая обеспечивает контроль и хранение электронных перевозочных документов. Программа не только регистрирует сами документы, но и фиксирует информацию о действиях участников, включая этапы подписания.
Кто участвует в обмене ЭПД
К пользователям ГИС ЭПД относятся государственные органы и частные организации, участвующие в грузоперевозках. Каждый участник выполняет определенные функции в процессе обмена электронными перевозочными документами.
Категория | Участники обмена | Функции |
---|---|---|
Потребители данных | Органы государственной власти: ФТС, Минтранс, МВД, Роспотребнадзор |
|
Поставщики данных | Участники грузоперевозок: перевозчики, отправители, получатели |
|
Оператор | ГИС ЭПД |
|
Виды электронных перевозочных документов
ЭПД содержит ключевую информацию о перевозке груза: данные об отправителе, получателе, перевозчике, маршрут транспортировки, характеристики груза, а также сведения о проведенных операциях (погрузке, разгрузке, передаче). Все эти данные оформляются в виде различных типов документов, которые можно перевести в электронный формат. К ним относятся:
- Транспортная накладная — фиксирует факт перевозки груза между отправителем и перевозчиком. Содержит информацию о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике, характеристиках груза, маршруте и условиях перевозки.
- Сопроводительная ведомость — включает информацию о передаче груза в специальном контейнере.
- Путевой лист — используется для контроля работы водителя. Он содержит информацию о маршруте, расходе топлива, времени выезда и возвращения.
- Договор фрахтования — подтверждает обязательства предоставить транспортное средство для перемещения груза или пассажиров.
- Заказ (заявка) — подтверждает договоренность грузоотправителя и перевозчика о перевозке груза.
- Заказ-наряд — используется перевозчиком для выделения транспортного средства на выполнение конкретного заказа.
Транспортную накладную и сопроводительную ведомость формируют грузоотправители, путевой лист заполняет перевозчик, а договор фрахтования или заказ создаются по взаимной договоренности сторон. При этом все документы подписываются электронной подписью, чтобы подтвердить их юридическую значимость.
Зачем переходить на ЭПД
Переход на электронные перевозочные документы — это шаг к более прозрачной и эффективной логистике. ЭПД заменяют бумажные аналоги, значительно упрощая и ускоряя процессы документооборота. Расскажем о преимуществах перехода:
- Снижение затрат на печать, хранение и доставку документов. Использование цифровых документов позволяет полностью отказаться от этих затрат.
- Ускорение документооборота. Передача бумажных документов может занимать несколько дней, особенно если стороны находятся в разных регионах.
- Уменьшение числа ошибок. Автоматизированные системы помогают избежать ошибок, возникающих при заполнении документов вручную. Программное обеспечение проверяет корректность данных и предупреждает о возможных несоответствиях.
- Удобство для всех участников перевозк. Доступ к документам возможен в любое время и с любого устройства.
- Защита и конфиденциальность информации. ЭПД передаются через защищенные каналы связи и подписываются электронной подписью. Это исключает риск подделки документов, утраты данных или несанкционированного доступа.
- Упрощение работы с государственными органами. Информация из ЭПД автоматически доступна контролирующим органам. Это упрощает проверки, сокращает время на предоставление данных и снижает вероятность штрафов за несоответствия.
Внедрение электронных транспортных документов — это не только оптимизация процессов, но и стратегическое решение для повышения конкурентоспособности в отрасли грузоперевозок. Вместо бумажной рутины участники могут сосредоточиться на развитии бизнеса.
Для кого переход на ЭПД обязателен
Переход на электронные документы регулируется Минтрансом России. С 1 мая 2024 года стартовал эксперимент, цель которого — оценить эффективность внедрения ЭПД и выявить возможные трудности для участников. Эксперимент продлится до 1 мая 2025 года, после чего система будет вводиться поэтапно.
С 1 сентября 2025 года использование электронных документов станет обязательным для организаций, занимающихся перевозкой алкоголя. Но для тех, кто не успеет оформить ЭПД, установлен переходный период до 1 марта 2027 года, в течение которого можно будет использовать бумажные накладные.
Как происходит обмен ЭПД
Схема обмена электронными перевозочными документами может отличаться в зависимости от их типа, но общая структура остается схожей. Примерный процесс состоит из нескольких этапов:
- Формирование документа. Участник грузоперевозки создает электронный документ в своей системе, заполняя все обязательные поля: данные о грузе, участниках перевозки, транспортном средстве и маршруте.
- Подписание электронной подписью. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Передача документа через оператора ЭДО. Сформированный и подписанный ЭПД отправляется оператору электронного документооборота, который передает его другой стороне.
- Получение и проверка документа. Вторая сторона получает документ, проверяет корректность данных и при необходимости подписывает его своей электронной подписью.
- Хранение. После согласования и подписания все стороны получают доступ к документу, который фиксируется в системе и становится доступным для проверки контролирующими органами.

Для перехода на электронные перевозочные документы нужно автоматизировать документооборот. Это можно сделать с помощью СБИС. Сервис позволит быстро обмениваться файлами, согласовывать и подписывать документы, ускорит взаиморасчеты, обеспечит удаленный контроль доставки и взаимодействие с контрагентами.
Водители смогут использовать мобильное приложение, которое упрощает подписание и обмен документами в пути. Специалисты «Бизнес-Легко!» смогут сами подключить ЭДО и обучить персонал в организации.
Главное: что нужно для начала обмена электронными перевозочными документами
- Заключить договор с оператором ГИС ЭПД. Нужно выбрать, кто будет обеспечивать вам доступ к системе и обмен данными.
- Получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП).
- Настроить программное обеспечение. Установите платформу, которая поможет вам работать с ЭПД. Например, это может быть СБИС.
- Обучить сотрудников работе с системой, чтобы избежать ошибок при заполнении и подписании документов.
Переход на ЭПД значительно упростит процессы и повысит прозрачность работы. С помощью автоматизации документооборота можно сократить время на оформление накладных, минимизировать риски ошибок и обеспечить надежный контроль на каждом этапе грузоперевозок.