Электронный документооборот в бюджетных организациях: чем полезен СБИС
С 01.01.2023 г. у бюджетных организаций появилась обязанность по внедрению электронного документооборота. Теперь часть первичных учетных документов и учетных регистров обязаны оформляться в электронном формате. Перевод бюджетных организаций на электронный бюджетный документооборот процедура непростая. Но поможет в этом сервис СБИС. Почему стоит перейти на ЭДО со СБИС, в чем его преимущества — расскажем далее…
Кому поможет СБИС
Менеджерам для работы с поставщиками, складами и филиалами
Кадровым отделам для работы с личными делами и заявлениями
Сотрудникам на удаленной работе
Делопроизводителям, работникам канцелярий
Какие шаблоны и регистры бюджетные учреждения обязаны перевести в электронный формат в 2023 г.
На электронный документооборот (ЭДО) давно переходят коммерческие компании. Но прогресс не стоит на месте, и теперь обязанность внедрить ЭДО коснулась бюджетной сферы.
Электронный документооборот в бюджетном учреждении с 01,01,2023 стал обязательным на основании приказа Минфина РФ № 61н от 15,04,2021 г. Касается он бюджетных организаций местного и федерального уровня, а также остальных получателей бюджетных средств.
Согласно этому приказу все субъекты учета госфинансов обязаны перевести в электронный формат группы форм по учету:
- движения нефинансовых активов (решения, акты);
- начисления доходов (ведомости, извещения);
- движения дебиторской и кредиторской задолженности (решения, акты);
- инвентаризации (карточки учета, акты, журналы, ведомости, решения).
Эти формы должны теперь оформляться в цифровом формате и подписываться ЭЦП (квалифицированной, простой или обеими одновременно). Простой ЭЦП пользуются рядовые работники, а квалифицированной руководитель бюджетного учреждения, а также главбух, кассиры и председатели комиссий.
Кроме того, Минфин РФ с 2024 г. расширит список форм, требующих перевода в электронный формат (приказ Минфина №100н от 28,06,2022 г.). Следовательно, переход на электронный документооборот в бюджетных учреждениях с 2023 года — неизбежен.
Напомним, что за отсутствие первичной учётной документации (а с 01,01,2023 г. — электронной), должностному лицу грозит штраф по ст.15,11 КоАП РФ (от 10 до 20 тыс.руб.).
Какова процедура перехода на электронный документооборот в бюджетном учреждении?
Бухгалтерские программы, предназначенные для бюджетных учреждений, предусматривают возможность перехода на ЭДО. Для этого потребуется в конфигурации:
- прописать роли пользователей;
- выдать логины и пароли для создания или доступа к конкретным видам форм;
- оформить нужные виды ЭЦП.
Но перед этим требуется провести организационные мероприятия:
- утвердить круг пользователей, и кому положен какой вид ЭЦП;
- регламентировать сроки создания и подписания для каждой формы;
- переработать график и правила ведения документооборота;
- утвердить регламент выпуска ЭЦП и хранения паролей доступа;
- утвердить регламент ведения электронного архива;
- проинструктировать работников по работе с ЭДО.
Также потребуется подготовиться технически:
- создать сотрудникам ЭЦП;
- обеспечить сотрудникам доступ к учётной программе;
- обеспечить создание и хранение электронного архива.
При этом бюджетная организация может столкнуться с такими сложностями, как недостаточная компьютерная грамотность части персонала, а также дефицит бюджета на проведение технической подготовки.
Решить эти проблемы комплексно, сделать переход бюджетной организации на электронный документооборот лёгким, а также с наименьшими затратами — поможет СБИС. Сервис уже содержит готовые тарифы (внутренний, кадровый, обмен с контрагентами).
Кроме того, СБИС решает вопросы с:
- организацией электронного архива;
- подключением и настройкой документооборота;
- обучением пользователей работе в сервисе;
- обеспечением сотрудников ЭЦП.
Тех. поддержка СБИС обеспечит полную и безопасную выгрузку данных из текущей программы, а также окажет круглосуточную поддержку системы ЭДО.