Как избежать штрафов за нарушения в документообороте

Бухгалтер по невнимательности может допустить ошибки в документах. Например, из-за большого объема задач забудет сдать отчетность в срок или потеряет папку с бумагами на рабочем столе. За подобные ошибки ФНС начисляет штраф, сумма которого доходит до десятков тысяч рублей. В статье разбираемся, за что можно получить штраф, а также что сделать, чтобы избежать наказания.

За какие нарушения предприниматель может получить штраф

Если в компании возникнут проблемы с бухгалтерскими отчетами, счетами-фактурами или налоговыми декларациями, ФНС начислит штраф. Ошибки случаются по вине бухгалтера или из-за контрагентов.

Неправильное оформление документов. Если бухгалтер допустил ошибку в составлении отчетов или актов, например не получил подписи обеих сторон, ФНС начислит штраф в размере 10 тысяч рублей. При повторном нарушении штраф составит уже 30 тысяч рублей.

Если из-за неточностей в оформлении документов сумма налога, которую должен заплатить предприниматель, снижается, компания тоже платит штраф. Например, предприниматель покупает товар. Он учитывает расходы, чтобы налоги рассчитались правильно. Продавец товара получает прибыль за товар — эту сумму он должен отразить в книге доходов и расходов. Если одна из сторон забудет записать доходы или расходы, будет штраф. Предприниматель заплатит минимум 40 тысяч рублей, а максимум — 20% от суммы налога.

Отсутствие необходимых документов. Если в компании забыли составить акт выполненных работ или выставить счет-фактуру, налоговая посчитает это нарушением правил учета доходов и расходов. Минимальный штраф составит 10 тысяч рублей. Если из-за отсутствия документов компания заплатит меньше налогов, штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тысяч рублей.

Несвоевременная сдача отчетности. Компаниям нужно регулярно сдавать отчетность в ФНС, например каждый квартал подают отчет по НДФЛ, декларацию НДС и налог на прибыль. Если просрочить сдачу отчета в налоговую, ФНС заблокирует расчетный счет организации и начислит штраф. Например, за несвоевременную сдачу налоговой декларации штраф составит 5% от суммы налога, но не менее 1000 рублей.

Нарушение требований по хранению и уничтожению документов. Компании и ИП хранят документы даже после того, как договоры исполнены, а сотрудничество с контрагентами закончено. Это нужно, чтобы в любой момент предоставить сведения в налоговую. Например, в течение года нужно хранить свидетельства о постановке на учет в ФНС, а бухгалтерскую отчетность хранят всегда, даже если компания прекратила существование.

Если срок хранения не истек, а вы потеряли документ и не можете предоставить его в налоговую, будет штраф — минимум 200 рублей за каждый отсутствующий документ. За отсутствие первичных документов бухучета штрафы превышают 40 тысяч рублей.

Как избежать штрафов

Штрафы сказываются не только на репутации бухгалтера, но и на финансовом положении компании. Поэтому важно обезопасить себя заранее.

Внедрить стандарты документооборота. Компаниям разрешено самостоятельно разрабатывать собственные форматы документации. При этом в документе обязательно должны быть:

• название документа;
• дата составления;
• название компании;
• повод к составлению документа. Например, вы наняли сотрудника или отчитываетесь за квартальную прибыль;
• сумма;
• название должности сотрудника, который отвечает за составление документа;
• подпись должностного лица, например бухгалтера, руководителя или начальника отдела.

Для оформления документов можно использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он содержит рекомендации по шрифтам, форматированию документов и нормам заполнения. Предпринимателям и бухгалтерам стоит обращаться к ГОСТу, чтобы точно не упустить важный раздел, а также чтобы налоговая не начислила штраф.

Проводить регулярный аудит. Периодическая проверка документации поможет найти ошибки и устранить их без уплаты штрафов. Дополнительно используют модули проверки отчетности в бухгалтерских программах. Они помогут выявить ошибки раньше, чем их заметят органы контроля. Например, такая программа укажет на недочеты в счетах-фактурах у поставщиков.

Внедрение контроля за сроками. Чтобы вовремя сдавать отчетность в налоговую и не получать штрафы, нужно заранее узнать сроки на сайте ФНС и прописать их в регламенте компании. Дополнительно в нем можно указать, какие документы и сколько нужно хранить в архиве.

Использование ЭДО. При электронном документообороте снижается риск допустить ошибку. Например, вы сразу увидите, подписал ли заказчик или поставщик товарную накладную или акт. Документы в ЭДО не потеряются, а будут лежать в едином хранилище.

Например, подойдет ЭДО от «Бизнес легко». Специалисты компании помогут подключить ЭДО в вашей фирме и обучат сотрудников работе с программой. После этого вы сможете обмениваться электронными документами с контрагентами и подписывать их с помощью ЭЦП.

Если поставщик отправит некорректные документы, ЭДО проинформирует его, и уже в ближайшее время вы получите верный вариант. Обмениваться документами в ЭДО несложно — процесс похож на отправку электронных писем. При этом ЭДО от «Бизнес легко» получится установить на компьютер, смартфон или планшет, чтобы документы всегда были под рукой.