Как организовать электронный документооборот с иностранными контрагентами

В блоге мы много рассказывали про преимущества ЭДО, но обычно затрагивали документооборот только в пределах России. А как быть, если документы нужно передавать в Казахстан, Беларусь, Аргентину или любую другую страну? Отличается ли формат работы, что для этого нужно?

В статье ответили на эти вопросы и рассказали, как начать международный электронный документооборот за пять шагов.

Внутрироссийский и международный электронный документооборот: сходства и различия

По своей сути документооборот с российскими и зарубежными контрагентами принципиально не различается. Международный (трансграничный) ЭДО — это тот же обмен документами, но с юридическими лицами из других стран.

Кроме того, в других странах ЭДО во многом ведут по тем же принципам, что и в России. Например, ФНС публиковала материал, в котором сравнила, как устроен документооборот в разных странах. Из материала можно сделать такие выводы:

• Везде используют квалифицированную электронную подпись.
• Везде обмен документов проходит через операторов ЭДО.
• Везде используется облачное хранение данных.
• Почти во всех странах деятельность операторов контролируют госучреждения.

Все эти пункты актуальны и для России, и для других стран. Но при этом начать электронный документооборот так же, как и с российскими контрагентами, не получится. Всё дело в юридических требованиях, которые различаются в каждой из стран.

Из-за разных требований электронная подпись теряет свою юридическую силу в России, если иностранный контрагент оформлял ее за рубежом. В этом главная особенность международного электронного документооборота (МЭДО).

Какие возникали проблемы международного электронного документооборота

Несмотря на ограничения законодательства, возможность начать ЭДО с нерезидентами РФ была. Для этого контрагенту требовалось лично прибыть в Россию и оформить электронную подпись. Это было удобно не для всех зарубежных партнеров.

Чтобы работать в соответствии с законом, бизнесу приходилось вести документооборот на бумаге, а это требовало дополнительных финансовых и временных расходов. Отправка бумаг в одну сторону могла занимать три дня и обходиться в несколько тысяч рублей. Если в документах находили ошибку, то отправку приходилось повторять. А если контрагентов несколько и все они находятся в разных странах, то на документооборот могли уходить десятки тысяч каждый месяц.

Что сейчас говорит законодательство о международном электронном документообороте

Применение иностранной электронной подписи регулирует Федеральный закон №63-ФЗ. В 2019 году в него внесли поправки, которые упростили организацию МЭДО.

Теперь участники ЭДО могут использовать механизм ДТС (доверенной третьей стороны). Это юридическое лицо, которое проверяет зарубежные подписи на их действительность и соответствие требованиям.

Выступать в роли ДТС может не только отдельная организация, но и аккредитованный удостоверяющий центр, который выпускает сертификаты электронных подписей.

Чтобы начать международный ЭДО через ДТС, нужно подписать трехстороннее соглашение между российской компанией, иностранным контрагентом и доверенной третьей стороной. В этом соглашении стороны оговаривают виды документов, для которых они будут использовать электронную подпись, и соглашаются с тем, что подпись будет юридически значима.

Какие документы можно отправлять в рамках МЭДО

Сейчас бизнес может перевести в цифровой вид любые документы, которые нужны для работы с иностранными партнерами. Например, в их числе:

• транспортные накладные,
• инвойсы,
• доверенности,
• договоры,
• заказы,
• счета-фактуры,
• акты,
• спецификации.

Если участники МЭДО подписали трехстороннее соглашение, а со временем выяснилось, что в нем учли не все нужные документы, то соглашение можно расширить.

Оператор МЭДО: для чего нужен

Оператор ЭДО — это аккредитованная организация, которая хранит данные о передаваемых документах, проводит экспертизу в случае споров между сторонами и делает взаимодействие с компаниями более надежными.

В случае с международным ЭДО оператор выполняет те же самые задачи, но он также может быть и в роли ДТС. Например, если бизнес работает в СБИС, то функции ДТС и оператора будет выполнять компания «Тензор», которая владеет сервисом.

Как начать документооборот с иностранными контрагентами: пошагово

Несмотря на то что международный ЭДО немного отличается от обычного, начать его не так сложно. Рассмотрим, как это сделать за пять шагов, на примере СБИС ЭДО.

1. Приобрести лицензию. Подойдет любой пакет ЭДО от СБИС, в том числе минимальный на 200 документов в год. После подключения за оплату МЭДО отвечает сторона РФ.
2. Подписать трехстороннее соглашение. Первичное соглашение все стороны подписывают на бумаге — это единственный документ, который будет передаваться не электронно. Так как СБИС принадлежит компании «Тензор», а «Тензор» одновременно выполняет функции удостоверяющего центра, оператора и ДТС, весь процесс подключения проходит через одну организацию.
3. Получить электронную подпись. Со стороны российской компании получают квалифицированную электронную подпись, а иностранному контрагенту оформляют неквалифицированную. Подпись для иностранного контрагента находится в облаке, поэтому для получения и работы с ней не нужно никуда ехать — ее выдают в самом сервисе.
4. Провести настройки. Этим занимаются специалисты по внедрению. Они настраивают маршруты и проводят первичный прием документа. Для иностранного контрагента в СБИС создают свой личный кабинет. Для удобства в сервисе есть английская версия.
5. Начать документооборот. Всё готово к работе. Обмен документами не отличается от внутрироссийского ЭДО. Иностранный контрагент формирует документы и добавляет к ним сканы тех документов, которые обязательны по закону его страны, подписывает их и отправляет. Российская сторона получает их и обрабатывает в обычном порядке.

По нашему опыту, на подключение одного контрагента нужно около месяца, но процесс может занять как больше, так и меньше времени. Всё зависит от того, как быстро будет идти работа со стороны иностранного контрагента.

Международный ЭДО: резюме

• МЭДО — это то же самое, что обычный электронный документооборот, но касается отношений между российскими и зарубежными контрагентами. Его внедрение позволяет в разы сократить время на доставку документов, а в случае ошибок в бумагах не тратить деньги на повторную отправку.
• Чтобы вести МЭДО, все документы должны проходить через доверенную третью сторону (ДТС). ДТС — это организация, которая проверяет электронные подписи на действительность.
• Для перехода на МЭДО нужно приобрести лицензию сервиса ЭДО, подписать трехстороннее соглашение с иностранным контрагентом и ДТС и получить электронные подписи. Российская сторона получает квалифицированную подпись, иностранная — неквалифицированную. В среднем этот процесс занимает около месяца.
• При ведении МЭДО через СБИС выполнять функции ДТС будет компания «Тензор», которая владеет сервисом.

Если ваша компания сотрудничает с иностранными контрагентами и вы хотите, чтобы документооборот с ними занимал минимум времени, обращайтесь в «Бизнес легко». Наша команда автоматизирует работу с контрагентами из любой страны, а обмен документами с ними будет проходить в несколько кликов — так же, как и с российскими.