Как выбрать онлайн-кассу для общепита: кафе, ресторана

Российские компании и ИП при расчетах с клиентами обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ). Эти требования касаются и предприятий общественного питания. В статье расскажем, как выбрать онлайн-кассу с учетом особенностей вашего бизнеса.

Нужна ли онлайн-касса для общепита

Использовать ККТ обязаны все точки общепита — от ресторанов до киосков с шаурмой. Это требование закона 54-ФЗ. Касса должна быть подключена к интернету и оборудована фискальным накопителем — устройством для хранения информации о платежах.

Вот как проводятся расчеты с онлайн-кассой:

• Кассир вводит данные о покупке: наименование товара, его цену и количество.
• Онлайн-касса обрабатывает платеж и формирует чек.
• Чек передается покупателю в бумажном или электронном формате.
• Информация о транзакции шифруется и передается оператору фискальных данных (ОФД).
• ОФД обрабатывает платеж и пересылает в налоговую инспекцию (ФНС).
• ФНС регистрирует данные и учитывает их при расчете налогов.

Если кафе будет работать без онлайн-кассы: штрафы

Расскажем о штрафах за нарушение работы с онлайн-кассой.

Нарушение	Виновный	Размер штрафа
ККТ не применялась	ИП или должностное лицо	От ¼ до ½ от суммы расчета, но не менее 10 000 ₽
	Юридическое лицо	От ½ до ¾ от суммы расчета, но не менее 30 000 ₽
Повторное нарушение на общую сумму свыше 1 000 000 ₽	Должностное лицо	Дисквалификация на 1–2 года
	ИП или юридическое лицо	Приостановка деятельности до 90 суток
ККТ не соответствует требованиям закона	ИП или должностное лицо	1500 — 3000 ₽
	Юридическое лицо	5000 — 10 000 ₽
Покупателю не выдан кассовый чек	ИП или должностное лицо	2000 ₽
	Юридическое лицо	10 000 ₽
Не предоставлена информация о работе ККТ в ФНС	ИП или должностное лицо	1500 — 3000 ₽
	Юридическое лицо	5000 — 10 000 ₽

Каким заведениям не нужно устанавливать кассу

Все владельцы точек общепита обязаны установить онлайн-кассы. Однако бывают исключения. Закон разрешает не применять ККТ:

• в столовых учебных заведений — во время проведения занятий;
• в отдаленных и труднодоступных местах, где есть проблемы с интернетом;
• самозанятым — плательщикам налога на профессиональную деятельность;
• индивидуальным предпринимателям, работающим по патенту;
• при безналичных расчетах между организациями или ИП.

Этот перечень может быть сокращен или дополнен. Чтобы избежать штрафов, следите за изменениями законодательства.

Как принимать оплату в кафе через онлайн-кассу

Для приема оплаты в заведениях общепита используются стационарные и автономные онлайн-кассы. Первые — в больших ресторанах и кафе, вторые — на выезде и при доставке готовых блюд курьером. Ниже подробнее рассказываем, как можно принимать оплату в общепите.

Через банковский терминал

POS-терминал — устройство для приема безналичной оплаты. Он не формирует кассовых чеков и не передает информацию в ОФД, поэтому устройство нужно интегрировать с онлайн-кассой или фискальным накопителем.

Без онлайн-кассы и накопителя может работать смарт-терминал с эквайрингом. Это компактное устройство — гибрид онлайн-кассы и терминала. Он позволяет принимать все виды платежей: по карте, через мобильное приложение, по QR-коду и бесконтактные. Кроме того, он выдает кассовые чеки, ведет учет продаж и даже управляет запасами.

Через онлайн-кассу со встроенным эквайрингом

Онлайн-кассы со встроенным эквайрингом — универсальные устройства. Они принимают оплату, печатают кассовые чеки и передают данные о транзакциях в ОФД.

Бывают стационарными и автономными.

Стационарные кассы подключаются к интернету через проводное соединение и передают информацию в ОФД в режиме реального времени. Они оборудованы большим дисплеем, принтером чеков, фискальным регистратором, банковским терминалом.

Автономные онлайн-кассы подключаются к сети через Wi-Fi или мобильную связь. С ними можно работать в любой локации: у столика клиента, на террасе или выездном ресторанном обслуживании. Они не требуют постоянного подключения к электросети, оснащены аккумулятором, принтером и сенсорной клавиатурой.

Модели онлайн-касс для общепита и их возможности

Выбор онлайн-кассы зависит от вида бизнеса, количества операций, функционала и стоимости ККТ. Расскажем, как выбрать кассу для разных заведений общепита.

Онлайн-касса для ресторана

Особенности ресторана — большой поток клиентов, продажа алкоголя, наличие услуг доставки и кейтеринга, высокий уровень сервиса. Для этого потребуется несколько вариантов ККТ. Для зала — стационарное оборудование: POS-терминал с большим экраном, интеграцией с фискальным регистратором, ЕГАИС и другим ПО для общепита. Для обслуживания клиентов за столиками или на веранде — ньюджет или смарт-терминал. А для онлайн-заказов — облачная касса.

Онлайн-касса для кафе и кафе с алкоголем

Особенности кафе — средний поток клиентов, нет официантов, клиент делает заказ самостоятельно. Особые требования: быстрое и удобное обслуживание, возможность различных видов оплаты. Нужна ККТ с большим объемом памяти, быстрым процессором, скоростным принтером. Для кафе с алкоголем — наличие сканера штрихкодов, подключение к ЕГАИС.

Онлайн-касса для столовой

Особенности — большой поток клиентов, самообслуживание, нет алкоголя. Касса должна быть функциональной, работать быстро, без сбоев и ошибок. Предусмотрите установку терминалов, чтобы клиенты могли сделать и оплатить заказ самостоятельно

Кассовые системы для небольших заведений, доставки еды

Компактные мобильные онлайн-кассы — лучшее решение для небольших кафе и сервисов доставки еды. Основные требования к устройствам — компактность, автономность, быстродействие, бесперебойный доступ в интернет.

Онлайн-касса для кофейни

Особенности кофейни — небольшое помещение, большая проходимость, особенно в часы пик. Чтобы уменьшить время ожидания, выбирайте ККТ, способную быстро обрабатывать транзакции. Важно эффективно использовать пространство: касса не должна занимать много места, всегда быть под рукой у бариста.

Онлайн-касса для фудтраков и киосков с шаурмой

«Фишки» таких заведений — работа на открытом воздухе, быстрое приготовление блюд. Кроме того, фудтраки часто перемещаются с места на место. Поэтому онлайн-касса должна быть мобильной, устойчивой к влажности, перепадам температур, работать от аккумулятора. Важные условия — наличие фискального регистратора, доступ к облачным базам данных и стороннему ПО.

Онлайн-касса для бургерной

Бургерные часто меняют свое меню, вводят новые виды бургеров, напитков, соусов. Если площадь заведения больше 20 квадратных метров, в нем можно продавать алкоголь. В этом случае нужна стационарная касса с большим объемом памяти, сенсорным экраном, сканером штрихкодов, интеграцией с ЕГАИС.

Онлайн-касса для кальянной

Табак для кальянов подлежит цифровой маркировке. Для его продажи нужна ККТ со сканером штрихкодов и фискальным накопителем. Если в кальянной нет дополнительных услуг — кухни и напитков, — установите портативную онлайн-кассу или смарт-терминал.

Другие решения для автоматизации HoReCa

Компания «Бизнес легко» предлагает современные решения для автоматизации сферы HoReCa:

• оборудование для кафе и ресторанов,
• денежные ящики,
• сканеры,
• весы,
• детекторы банкнот,
• принтеры для чеков и этикеток.

Сотрудники «Бизнес легко» помогут подобрать онлайн-кассу для вашего ресторана или кафе, настроят оборудование и научат персонал им пользоваться. Если что-то пойдет не так, круглосуточная служба поддержке поможет разобраться.