КЭДО простыми словами и как его внедрить в компании
КЭДО — это кадровый электронный документооборот. Если перевести компанию на КЭДО, больше не придется печатать обходные листы и договоры, отправлять курьеров с документами и искать сотрудников, чтобы они что-то подписали.
В статье разберемся, что такое КЭДО, какие у него есть плюсы и минусы и как внедрить электронный документооборот с сотрудниками.
Какая законодательная база у КЭДО
КЭДО — это абсолютно легальный способ взаимодействия с сотрудниками. Он регулируется двумя основными актами:
- Трудовым кодексом, который разрешил работодателю взаимодействовать с сотрудниками удаленно и практически весь кадровый учет вести в электронном виде.
- ФЗ «Об электронной подписи», по которому бумажные и электронные документы признаются юридически равными.
Трудовой кодекс разрешает два варианта перехода на электронный документооборот с сотрудниками:
- пользоваться бесплатной системой от государства — «Работа в России», она доступна на сайте по ссылке, для использования нужно зарегистрироваться;
- внедрить коммерческую систему КЭДО — ее компания может выбрать самостоятельно.
Какие возможности есть у КЭДО
Иногда думают, что электронные документы — это скан-копии, а электронный документооборот — это обмен сканами в почтовых системах. Это не так: документы подписываются электронно, а обмениваться ими с сотрудниками можно только в специальной системе.
В системе КЭДО можно создавать документы из шаблонов, а еще автоматически подтягивать информацию о сотрудниках из базы данных. Это значит, что вам нужно будет внести данные только один раз. Ссылку на документ можно будет отправить сотруднику по электронной почте или СМС. А когда сотрудник подпишет документы, статус файла поменяется в системе.
Плюсы КЭДО
Документооборот ускоряется. Сотруднику кадровой службы больше не нужно искать каждого сотрудника для подписания документов, достаточно отправить ссылку.
Документы всегда в порядке. КЭДО хранит все кадровые документы в защищенной базе. Авторизованные пользователи могут получить доступ к файлам в любое время. Найти нужный файл можно за секунды с помощью встроенного в систему поиска.
Экономия места и средств. Не нужно тратить место в офисе на хранение распечатанных документов и деньги на постоянные отправки писем, печать и обслуживание принтеров.
Безопасность. Электронные документы не могут потеряться при пересылке, а у посторонних не получится заглянуть в конфиденциальный договор.
Строгое соответствие законодательству. Разработчики систем следят за изменениями государственных требований и обновляют формы документов максимально оперативно.
Минусы КЭДО
Расходы. Если компания выбрала платную систему КЭДО, ее нужно будет купить, а потом раз в год платить за обслуживание. Придется оплатить выпуск электронных подписей, а еще удостовериться, что у каждого работника есть доступ к компьютеру или смартфону.
Согласие сотрудников. До внедрения нужно будет получить согласие всех сотрудников на то, что компания перейдет на КЭДО. Если хотя бы один человек откажется, его документы придется вести на бумаге.
Как подписывать документы в системе КЭДО
В кадровом ЭДО документы подписываются электронной подписью (ЭП). Есть два механизма работы ЭП:
- Комбинация логина и пароля или кода из СМС.
- Специальная комбинация символов, которая добавляется в реквизиты файла.
У электронной подписи есть три вида. Какой выбрать, зависит от целей бизнеса и сотрудника, которому нужна подпись. Разобрали каждый вид в таблице:
Виды подписей отличаются ценой: чем сильнее подпись, тем она дороже. В некоторых случаях можно сократить расходы на оформление ЭП. Простой подписью можно ограничиться, если сотрудники будут подписывать только внутренние документы. Усиленную можно оформить сотрудникам, которые будут подписывать документы только от своего имени. Квалифицированную — тем, кто представляет компанию при подписании документов.
Какие документы нельзя подписывать в КЭДО
В трудовом кодексе есть список документов, которые могут быть только в бумажном виде. Для них не подойдет даже усиленная квалифицированная ЭП:
- приказ об увольнении;
- акт н-1 о несчастном случае на производстве;
- журналы инструктажей по охране труда;
- бумажные трудовые (для тех, кто не перешел на электронную);
- сведения о трудовой деятельности СТД-Р.
Эксперты считают, что вскоре и эти документы можно будет вести в электронном виде. Но до изменений в законодательстве эти документы необходимо вести на бумажных носителях.
Как перейти на КЭДО
Шаг 1: выбрать систему. Рассмотрите предложения на рынке, попробуйте демоверсии программ и заключите договор с провайдером.
Шаг 2: оповестить сотрудников о переходе на КЭДО и получить согласия на переход. Сама форма никак не регламентируется, как и способ уведомления.
Шаг 3: оформить для каждого сотрудника электронные подписи. Для работников, подписывающих документы от имени компании, понадобятся усиленные квалифицированные подписи. Остальным достаточно неквалифицированной или простой ЭП.
Шаг 4: закрепить правила ЭДО в локальных актах. Нужно сделать положение об электронном документообороте и другие документы, подписать соглашения с сотрудниками. В документах важно прописать:
- сроки перехода на КЭДО;
- данные о выбранном сервисе;
- список должностей сотрудников и документы, которые переводятся в электронный формат.
Шаг 5: составить план и определить сроки перевода кадровых процессов на ЭДО. Лучше начать с некритичных процессов, например графика отпусков и оформления дополнительных выплат. Когда сотрудники привыкнут к новой системе, можно будет масштабировать ее и на ключевые HR-процессы: наем, выплату заработных плат и отчетность перед госорганами.
Переход на КЭДО в среднем занимает три месяца. Для начала вы можете проконсультироваться с экспертом компании «Бизнес легко». Мы работаем с крупным и средним бизнесом, интегрируем решение КЭДО с любыми системами учета, а также обучаем ваших сотрудников работать в новой системе. Узнайте больше по ссылке.