Машиночитаемая доверенность — 2023: внесение изменений и как оформить

С 1 сентября 2023 года, чтобы сотрудники подписывали электронные документы от имени ИП или юрлица, понадобится электронная машиночитаемая доверенность (МЧД). Это требование Госдума указала в Федеральном законе №536-ФЗ. Рассказываем, как сделать МЧД, чтобы сдавать отчеты в госорганы и заключать договоры с контрагентами от лица компании.

Рассказываем, как сделать МЧД, чтобы сдавать отчеты в госорганы и заключать договоры с контрагентами от лица компании.

Изменение МЧД с 1 сентября 2023 года

Что было раньше

До 1 сентября 2023 года сотрудники подписывали документы с помощью сертификата электронной подписи. Так руководители не тратили время на подписание документов, а сотрудникам не нужно было заполнять отчеты в офисе и отправлять их курьером.

Но если при заполнении документов возникали ошибки, найти сотрудника, который их допустил, было сложно. Кроме того, сотрудники могли подписать договор от лица руководителя или подать неверную отчетность даже после увольнения.

Что сейчас

С 1 сентября 2023 года сотрудники не смогут получить новые сертификаты электронной подписи в удостоверяющих центрах по приказу №857 Минцифры РФ. Теперь, чтобы удаленно подписывать документы, у сотрудника должны быть сертификат электронной подписи физлица и машиночитаемая доверенность от руководителя. Руководитель сможет давать полномочия только на те действия, которые будут необходимы. Например, сотрудник сможет подписывать договоры с подрядчиками, но не сможет заполнять отчеты в госорганы.

С помощью МЧД ошибок при заполнении документов будет меньше, а вероятность мошенничества ниже. Все данные из доверенности будут считываться автоматически, вручную вводить ничего не нужно. А если сотрудник уволится, руководитель может отозвать доверенность, и система отклонит любой документ, подписанный после даты увольнения.

Сроки обязательного перехода на МЧД с 1 сентября 2023 года

Переход на машиночитаемую доверенность будет происходить в три этапа. Рассказали ниже, до какого срока можно подписывать документы по старым сертификатам и когда необходимо подключить МЧД.

До 31 августа 2023 г. нужно продлить сертификат сотрудника или начать использовать МЧД	Можно использовать действующие сертификаты электронной подписи сотрудника Если на МЧД переходить пока не планируете, а срок действия сертификата заканчивается, до 31 августа его можно продлить Перейти на формат машиночитаемой доверенности можно по желанию
После 1 сентября 2023 г. нужно оформить МЧД для новых сотрудников или для тех, у кого закончился срок действия сертификата	Можно использовать действующие сертификаты электронной подписи сотрудника Если срок действия сертификата закончился, продлить его не получится и понадобится оформить МЧД Если подписывать электронные документы будут новые сотрудники, передать им полномочие получится только с помощью машиночитаемой доверенности
После 1 сентября 2024 г. подписывать электронные документы можно только с МЧД	Сертификаты сотрудников приниматься не будут, даже если срок их действия не закончился

Формат МЧД

Раньше для подписания документов требовались две доверенности: формата 5.01 для налоговой и 002 — для работы с контрагентами. 28 марта 2023 года ФНС опубликовала единый формат МЧД под номером 003. Теперь руководителю достаточно оформить одну доверенность, по которой сотрудник сможет подписывать документы и для госорганов, и для контрагентов.

Если на новый формат переходить не планируете, можно пользоваться старыми. Требования перейти на единый формат пока нет.

Как выглядит МЧД

Чтобы доверенность распознавалась автоматически и при подписании документов не возникало ошибок, Минцифры составили список требований к оформлению МЧД. Они зафиксированы в приказе от 18.08.2021 №857.

В СБИС все требования уже учтены. При создании доверенности нужно ввести только личную информацию — ФИО, данные паспорта, ИНН и СНИЛС. После регистрации система автоматически оформит доверенность в двух форматах — для электронного документооборота (ЭДО) и для сдачи отчетов в госорганы.

Как создать МЧД в СБИС

Для того чтобы оформить машиночитаемую доверенность в личном кабинете в СБИС без ошибок, составили для вас пошаговую инструкцию.

1. В разделе «Настройки/Наши компании» откройте карточку компании. Перейдите в раздел «Кто подписывает», нажмите «+» и выберите «Оформить».

   

2. Проверьте срок действия доверенности и ее номер.
3. Укажите информацию о том, кто и кому передает право подписи.

4. Отметьте, что сотрудник сможет подписывать с доверенностью:

   • отчеты в налоговую службу (ФНС) или социальный фонд (СФР);
   • договоры с контрагентами;
   • электронные транспортные накладные (ЭТрН).

5. Нажмите «Зарегистрировать».

   

ФНС рассмотрит заявку на регистрацию в течение десяти минут. После этого вы получите уведомление в личном кабинете СБИС. А статус в доверенности поменяется на «Электронная доверенность».

Если при оформлении МЧД возникли трудности: не отправилась заявка или отказали в выдаче доверенности — напишите нам. Наши сотрудники на связи 24/7 — решим проблему и в час ночи, и в пять утра.