Международный электронный документооборот

Международный электронный документооборот (МЭДО) — это способ обмена информацией, документацией, отчётами с иностранными компаниями, при котором вы экономите время (почтовая отправка на бумажном носителе может занимать до 1,5 месяца), денежные средства, держите ситуацию под контролем и не зависите от сторонних сервисов доставки.

Легализация иностранной ЭЦП и внедрение международного ЭДО

Сложности, с которыми ранее сталкивались предприниматели при попытке внедрения МЭДО:

1. Законодательство в своих странах по-разному регулирует применение электронно-цифровой подписи и документооборота.

2. Иностранная ЭЦП не признавалась юридически значимой.

3. Зарубежная фирма должна была получить ЭП в РФ, а это значит, личный приезд в страну для её оформления. Также необходимо разрешение на вывоз ЭЦП.

4. Документы, подписанные таким образом у иностранного контрагента не имели юр. силы.

После появления 63-ФЗ «Об электронной подписи» ситуация кардинально поменялась в лучшую сторону.

В настоящее время иностранная ЭП признаётся с помощью доверенной третьей стороны (ДТС).

Каким образом это происходит?

ДТС — это уполномоченное юридическое лицо, которое использует в своей работе специальное программное обеспечение, позволяющее контролировать, проверять действительность иностранной ЭЦП, признавать её юридическую значимость, инспектировать операторов электронного документооборота, а также выдавать проверочные документы.

Фирмы, которые хотят внедрить у себя МЭДО обращаются к компании, аккредитованной ДТС и приобретают для работы определенный сервис (например, СБИС, Диадок, SimpSign и т.п.). Далее в зависимости от выбранного ПО происходит обмен документацией, интеграция с системой 1С, подключение личного кабинета, английского интерфейса и других функций. Естественно, для того чтобы была возможность работать у организаций должны быть ЭЦП.

После этого ваши компании работают друг с другом с использованием международного электронного документооборота.

Каким компаниям нужен МЭДО?

• Организации, осуществляющие внешнеэкономическую деятельность (ВЭД);

• Компаниям холдингам, где в совете учредителей есть иностранные граждане/фирмы;

• Финансовым организациям;

• ТЭК (транспортным компаниям);

• Международным СК (строительным фирмам);

• Холдинговой корпорации с зарубежными филиалами. 

Преимущества МЭДО

1. Для компании:

• экономия времени;

• отсутствие бумажного архива;

• экономия денежных средств;

• поиск документации не вызывает проблем;

• независимость от почтовых служб;

2. Валютное регулирование:

• сроки предоставления документации для контроля достаточно сжатые, с помощью МЭДО вы всегда успеете подать нужные отчеты по финансовым операциям;

• риск штрафов значительно снижается.

3. Таможенные органы:

• подача декларации в электронном виде;

• уменьшается время предоставления документации;

• гарантия получения документов самой таможней;

• ускоряется процесс прохождения продукции через границу.

Более подробно о передовых практиках разных стран в МЭДО можно посмотреть по ссылке ФНС России