Облачная бухгалтерия — ведение бухгалтерии через личный кабинет в онлайн-сервисе на сайте

Облачная бухгалтерия — современное решение для тех, кто хочет оптимизировать работу в организации! Мы расскажем, что потребуется, чтобы начать вести бухгалтерию в режиме онлайн. Читайте далее о том, как перейти на облачный сервис, который упростит ведение бухгалтерского учета и убережет информацию от всевозможных потерь!

Облачная бухгалтерия — способ организовать учетную работу сотрудников без привязки к стационарному рабочему месту, а также хранить электронную бухгалтерскую и налоговую документацию компании в едином защищенном архиве. Комплекс бухгалтерских программ, представляющий собой сервис облачной бухгалтерии, позволяет обрабатывать и хранить информацию в так называемом облаке или виртуальном сервере. Доступ к нему есть у авторизованных пользователей круглосуточно, а также с любых устройств и географических точек. Вход на сайт облачной бухгалтерии производится через личный кабинет пользователя. Онлайн-сервисов облачной бухгалтерии на российском рынке представлено более полусотни, отличаются они функционалом личного кабинета и тарифами. Один из лидеров рынка облачной бухгалтерии в России — сервис СБИС. Расскажем о функционале личного кабинета облачной бухгалтерии СБИС подробнее…

Отличие облачной бухгалтерии от коробочных решений бухгалтерских программ

Ведение учетной работы вручную уже давно анахронизм. Для обмена первичной документацией, учета и контроля, создания и отправки отчетности в госорганы российские компании используют бухгалтерские программы. Программы предлагаются в виде:

• коробочного решения (программа приобретается и устанавливается на компьютеры, также приобретается лицензия, а доступ к программе возможен только с этих компьютеров после авторизации пользователя);
• облачного сервиса (программа и лицензия не приобретаются, оплачивается выбранный тариф с набором опций (аренда программы), учет ведется в облаке в личном кабинете, доступ к которому дается авторизованному пользователю или группе пользователей).

Т.е. для пользования облачной бухгалтерией в личный кабинет нужно войти через сеть Интернет. А физическая локация сотрудника значения не имеет.

Если при покупке коробочного решения вносится разово солидная сумма, то облачный сервис оплачивается по доступному тарифу, куда входит не только аренда бухгалтерской программы, но также:

• автообновление программы;
• автоматическая актуализация (учитывает изменения действующего законодательства);
• регулярное резервное копирование для защиты от утраты информации;
• защита от вирусов.

Тариф подбирается под запросы пользователя. Сервис СБИС предлагает линейку тарифов и дополнительных услуг, которые доступны в едином личном кабинете.

Отдельно следует отметить, что для работы в облаке мощность компьютера пользователя не играет роли: обработка и хранение информации проходит на удаленном сервере, а клиенту требуется обеспечить только бесперебойный Интернет.

База клиента в облаке защищена лучше, чем в локальной сети. Также нет риска утраты базы из-за физического повреждения компьютера бухгалтера: ни пожар в офисе, ни кража компьютера не повредят сохранности информации.

Какие операции доступны в сервисе облачной бухгалтерии СБИС?

Функционал облачной бухгалтерии аналогичен привычной бухгалтерской программе, которой пользуются сотрудники в офисе. В облаке формируется та же первичная документация и проводятся те же хозяйственные операции.

Так, в сервисе облачной бухгалтерии СБИС доступно:

• ведение учета юрлицам и ИП по ОСНО, УСН, ПСН;
• работа в единой базе одновременно группе сотрудников;
• учет ОС и ТМЦ (поступление, перемещение, выбытие, списание);
• формирование «первички» (накладные, акты, приходные ордера и т.д.);
• формирование «оборотки» по счетам, анализа счета, карточки счета и т.д.;
• расчет амортизации;
• формирование приходных и расходных кассовых ордеров по кассе;
• автоматическая выгрузка в банк-клиент платежных поручений;
• учет по контрагентам в разрезе договоров;
• начисление зарплаты, налогов и страховых взносов;
• формирование трудовых договоров, приказов на приём и увольнение, личных карточек сотрудников;
• начисление отпускных, расчет пособий по больничным листам, сумм командировочных;
• формирование и сдача отчётности в ФНС, ФСС, ПФР, Росстат и другие;
• проверка контрагентов по ИНН.

Также облачная бухгалтерия может:

• интегрироваться с банками;
• поддерживать электронную подпись;
• работать в той операционной системе, к которой привыкла компания;
• работать с несколькими аккаунтами;
• обучать пользователя работе в сервисе с помощью подсказок, видеоуроков, записей вебинаров и т.д..

Приятный бонус: СБИС предоставляет бесплатный гостевой режим, чтобы клиент смог посмотреть продукт, попрактиковаться в использовании программы и оценить функционал сервиса действии.

Кому облачная бухгалтерия будет удобнее коробочной версии?

Привычные коробочные решения используют 80% компаний. Если у организации нет филиалов или сотрудников на удаленке, функционала такой версии достаточно.

5 видов компаний, которые точно заинтересует облачная бухгалтерия:

• с разветвленной филиальной сетью;
• с сетью точек продаж, складов и офисов;
• в которых часть сотрудников работает на удаленке и нужна единая информационная база;
• в которых сотрудники часто ездят в командировки, в т.ч. за рубеж;
• которые только образованы и не располагают бюджетом для покупки лицензированных программных продуктов.

Также облачная бухгалтерия заинтересует компании, которые занимаются бухгалтерским аутсорсингом или частным профессиональным бухгалтерам, которые обслуживают 2-3 компании. В облаке бухгалтер может работать с несколькими базами, при этом физическое присутствие в офисе не требуется: доступна работа из дома, коворкинга и т.д. Облачная бухгалтерия настраивается под специфику отрасли, позволяет вести раздельный учет внутри одной компании и в разы облегчает труд бухгалтера.

Благодаря отсутствию расходов на покупку программного обеспечения и лицензии, уменьшаются затраты на организацию учета (без потери функциональности).

В отличие от коробочной версии к облаку можно подключать и пользователей, которые не входят в число сотрудников компании: поставщиков, клиентов, аудиторов и т.д. Из облака они получат отчеты о продажах товаров, остатках, информацию для отчетности и т.д. Доступ настраивается так, чтобы пользователь получал только определенный круг информации, без риска потери конфиденциальности.

Так, облачная бухгалтерия СБИС для малого бизнеса позволит:

• вводить и формировать «первичку» даже без специальных знаний в области бухгалтерии;
• рассчитывать налоги ИП автоматически;
• автоматически формировать и отправлять отчеты в ФНС;
• получать понятные аналитические отчеты о работе ИП.

Крупным предприятиям помимо рутинной учетной работы облачная бухгалтерия позволит:

• оптимизировать налогообложение и тем самым сэкономить бюджет;
• настроить и поддерживать учет сложных участков (строительство, производство, добыча и т.д.);
• настроить бизнес-процессы;
• интегрировать в единую систему комплекс программ (бухгалтерия, ЭДО, маркировка, ОФД и т.д.).

Функционал личного кабинета в облачной бухгалтерии СБИС

Работа в облачной бухгалтерии СБИС ведется из личного кабинета пользователя. В функционал кабинета встроены шаблоны и схемы учета по направлениям, в т.ч.:

• учет в общепите;
• списание ГСМ;
• выпуск готовой продукции;
• комиссионная торговля;
• взаиморасчеты по договорам;
• распределение вычета НДС и т.д.

Шаблоны уже учитывают актуальные нормы законодательства, требования МСФО, ПБУ. Это защищает от ошибок даже малоопытного бухгалтера. Сервис подскажет, как вести сложный участок, логические цепочки учета уже выстроены заранее.

В личном кабинете СБИС ведется также контроль платежей и денежного потока в компании:

• подключение к банк-клиенту обслуживающего банка позволяет отражать актуальные данные, сервис уведомляет о поступлении денег на счета, автоматически формирует в установленный срок платежные поручения на оплату налогов, зарплаты, соц.платежей, аренды, коммунальных услуг;
• СБИС предупреждает о блокировке счета и других проблемах контрагента, что снимает риск отправки платежей, которые вернутся или будут «заморожены»;
• формирование финансового отчета покажет, в каком состоянии финансы компании: остаток, прибыль, долги (причем, как в текущий момент, так и ретроспективно за выбранный период);
• интеграция с мобильным приложением позволяет формировать платежные поручения со смартфона и отправлять в банк на оплату.

Такой сложный участок, как зарплата и кадровый учет — тоже не составит труда. В личном кабинете СБИС используются готовые схемы начисления зарплаты (также схема настраивается под клиента). Кроме того, СБИС самостоятельно:

• составит табель учета рабочего времени и график отпусков;
• рассчитает сумму больничных, отпуска, компенсации при увольнении;
• начислит и удержит налоги и другие платежи с ФОТ;
• разошлет сотрудникам на подпись и соберет подписанные сканы ознакомлений с приказами, инструкциями, распоряжениями и т.д.;
• проконтролирует авансовые отчеты, начисления премий.

Помимо этого в личном кабинете облачной бухгалтерии СБИС настроена:

• оптимизация налоговой нагрузки;
• автоматизация складского учета, формирование складской документации, инвентаризация;
• расчет себестоимости и наценки на товар.

Информация из облака при необходимости синхронизируется с 1С. Доступна односторонняя и двухсторонняя синхронизация.

Благодаря тотальной автоматизации функций личного кабинета, бухгалтер, войдя в личный кабинет, уже с утра получает:

• автоматически выгруженные из банка выписки;
• сформированные проводки;
• заполненные книги учета доходов и расходов (у компаний на спецрежимах);
• сформированные платежные поручения, отправленные в банк.

Никакого ручного ввода, ручного переноса данных, операторской работы для бухгалтера. По расчетам, внедрение облачной бухгалтерии экономит от 2 до 12 рабочих дней бухгалтера только на работе «оператора».

Если же настроить в кабинете обмен данными с онлайн-кассами, CRM, программами учета товара и платежными сервисами, экономия времени на ручном вводе и промежуточных выгрузках будет выше.

Облачная бухгалтерия: цена и сложность настройки

Как все новое, облачная бухгалтерия пугает тех, кто не знаком с сервисом. Пугает возможными сложностями с установкой, переносом базы и обучением, а также – ценой. Узнав о функционале сервиса, кажется, что такая услуга не может стоить дешево. И это заблуждение.

Сервис СБИС предложит тариф, подходящий под потребности компании. А тарифная «вилка» варьируется от 5 000 руб. до 18 500 руб. в зависимости от масштаба компании и количества пользователей. Тариф подбирается под конкретные нужды и бюджет компании.

Настройка облака и перенос базы прост, его в состоянии провести пользователь самостоятельно. Либо клиенту помогут сотрудники тех.поддержки СБИС и компаний-партнеров.

Подобрать тариф, зарегистрироваться и перенести базу из 1С в СБИС поможет «Бизнес-Легко». Оставьте заявку на подключение, менеджер перезвонит и ответит на все вопросы.

Как извлечь из перехода на облачную бухгалтерию максимум пользы?

Чтобы извлечь из перехода на облако максимум пользы для компании, обратите внимание на настройки. СБИС предлагает множество способов облегчить работу бухгалтера. Настройки облака следует изучить, протестировать и затем применять ту или другую функцию в работе с базой.

Также следует следить за обновлениями: регулярно добавляются новые функции, которые пригодятся, если не сразу, то в будущем.

И важно не экономить, выбирая простой тариф. Сервис упрощает работу, и формальная «переплата» 2-3 тысяч рублей за продвинутый тариф способна сэкономить компании десятки тысяч рублей на оптимизации учета, а то и штата бухгалтеров. Особенно тогда, когда речь идет о компании с филиальной сетью.

Есть у облачной бухгалтерии и условные «недостатки»:

• необходим бесперебойный Интернет, если нет связи — работать невозможно;
• неподготовленный пользователь работать сразу в облаке не сможет (требуется предварительное обучение — сервис его предоставляет, в т.ч. онлайн и личное);
• сервис корректно работает не во всех браузерах.

Но назвать эти моменты серьезными недостатками нельзя. Перебои со связью возникают крайне редко, обучиться — возможно, а сменить браузер не составляет труда.

Задать вопрос и получить консультацию по тарифу можно у менеджеров «Бизнес-легко». Также мы поможем зарегистрировать аккаунт в СБИС и перенести базу с локального сервера в облако.