Онлайн-касса для интернет-магазина: нужна ли, как выбрать и подключить

Все организации, в перечне деятельности которых значится «розничная торговля», в 2022 году имеют обязательство отчитываться перед налоговыми органами о фискальных данных. Интернет-магазины, несмотря на то, что ведут свою деятельность преимущественно онлайн, также относятся к точкам розничной торговли, а значит, тоже должны предоставлять данные ОФД.

Вне зависимости от того, каким способом – наличными деньгами, по карте или как-либо еще – была оплачена покупка, данные о ней обязательно должны направляться в ФНС, а чек в электронном или печатном виде – передаваться покупателю.

В этом материале вы узнаете, как именно настроить передачу данных ОФД, как подключить к вашему сайту онлайн-кассу, кому можно пока работать без кассы. Начнем!

В чем разница онлайн кассы для интернет и обычного магазина?

Подходит ли обычная онлайн-касса для интернет-магазина? И чем отличается для законодателей деятельность двух этих форм ведения бизнеса? По сути ничем – и там, и там есть витрины, только где-то они настоящие, а где-то – виртуальные. Единственное значимое отличие – выбор вариантов оплаты, который и влияет на функционал и возможности контрольно-кассовой техники.

В онлайн-магазине покупку одновременно могут делать десятки человек, это происходит в любое время дня и ночи, без перерывов и выходных. Оплаты идут, чеки выдаются – и все это происходит в автоматическом режиме. Согласитесь, обычным кассовым аппаратом тут не обойтись. Продажи через онлайн кассы также позволяют сразу после оплаты отправлять фискальные документы в налоговый орган.

Когда переходить на онлайн-кассы для интернет-торговли?

Налоговая отчетность с применением современной ККТ регулируется на законодательном уровне – специально для этого был разработан 54-ФЗ. В нем прямым текстом утверждается, что каждый предприниматель должен купить онлайн-кассу, пройти процедуру ее регистрации и использовать в дальнейшей работе с 1 июля 2019 года. Все возможные отсрочки, поблажки и щадящие переходные периоды уже закончились – закон работает прямо сейчас, и чтобы не нарушать его, лучше выполнять все указанные требования.

Все владельцы интернет-магазинов и привычных торговых точек, работающих в формате офлайн, обязаны использовать кассовые аппараты, отвечающие требованиям современного законодательства. Договор с ОФД для передачи фискальных данных и выдача чеков нового образца – также обязанность для всех компаний, связанных с торговлей.

Покупка и регистрация онлайн-кассы

Сама покупка кассы – наиболее простой этап организации процесса. Просто выберите устройство, которое будет подходит вашему бизнесу по специфике, будет учитывать количество сайтов, одновременно подключенных к нему, сможет успешно интегрироваться с платежными платформами, подойдет для подключения необходимых вам вспомогательных устройств.

Чтобы зарегистрировать кассу, организациям, ведущим деятельность в сфере электронной коммерции не нужно делать каких-то специальных шагов, которые отличались бы от регистрации обычной онлайн-кассы. С этим сталкиваются практически все компании, ведущие розничную или оптовую торговлю, поэтому процесс уже отточен, отлажен, известен. Как он организован?

• Сначала вам нужно оформить электронную подпись, чтобы все конфиденциальные, коммерчески значимые данные при передаче сведений в органы ФНС не были раскрыты.

• Далее следует этап заключения договора с оператором фискальных данных. Именно организации, зарегистрированные в этом качестве, имеют право передавать сведения в налоговую службу.

• Через личный кабинет на сайте налоговой нужно подать заявление на регистрацию вашей онлайн-кассы.

• На самой кассе введите полученные на регистрации данные.

• Подтвердите окончание регистрации на сайте ФНС.

Вас интересует, как подключить онлайн кассу к интернет магазину, если она уже куплена и зарегистрирована? Большинство современных систем управления сайтами поддерживают возможность подключения к ресурсу онлайн-кассы через модули интеграции. Если у вас самописная CMS, в которую не получится интегрировать готовые модули, мы можем предоставить услуги по разработке индивидуального кода под этот проект.

Варианты приобретения кассового аппарата

Сегодня существует немало возможностей организации грамотного и «белого» с налоговой точки зрения бизнеса для предприятий розничной торговли.

• Во-первых, это покупка физической кассы.

• Во-вторых, аренда оборудования. Это идеальный вариант для стартапа, небольшого начинающего проекта или разового проекта вроде продажи тюльпанов к 8 марта.

• В-третьих, удобным способом станет облачный кассовый сервис. Доступны даже варианты с мобильным приложением!

Каждый из этих вариантов удобен для компаний разного масштаба и с разными возможностями. Выбрать свой вам поможет наш следующий раздел.

Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина

Важно: единого, общего решения, которое подошло бы всем интернет-магазинам сразу, не существует. У каждой компании есть нюансы организации бизнес-процессов, которые важно учитывать.

Самый главный критерий, на который стоит опираться при выборе кассы, - чтобы ее внедрение в процесс торговли решало максимум задач.

Для компаний, которые все продажи осуществляют через сайт – без оплаты по факту при доставке, идеальным решением станет облачная касса. В таком случае вам не нужно покупать никакого оборудования, вы просто оплачиваете услугу использования лицензионного ПО. Это программный комплект, который обеспечивает полноценное ведение удаленной торговли, дает возможность принимать платежи по картам через форму на сайте. Облачная онлайн касса для интернет магазина – выбор прогрессивных людей, которые ценят современные возможности, но она, к сожалению, подходит не всем. Нужна ли облачная касса для интернет магазина? Определенно да, но не для каждого.

Если у вас есть пункт самовывоза, вы сотрудничаете с курьерами или предусматриваете любой другой способ постоплаты товара – наличными деньгами или по карте – вам обязательно нужна физическая онлайн-касса. И здесь есть несколько вариантов.

• Автономная касса – устаревающий вид контрольно-кассовой техники, максимально дешевый, но с урезанными, очень ограниченными возможностями. К сайту такое оборудование подключить нельзя, работа с номенклатурой товаров затруднена, с маркировкой тоже возникают сложности, постоянно приходится вызывать специалистов для модернизации устройства. Так, один раз сэкономив, владельцу компании приходится вновь и вновь тратить деньги на поддержание оборудования в работоспособном состоянии.

• Фискальный регистратор – это аналог принтера для печати чека, который используется на устройствах с уже предварительно установленным кассовым программным обеспечением. Здесь техника работает в тандеме, то есть, без компьютера у вас не получится печатать чеки, а без фискального регистратора правильно вести продажи.

• Смарт-терминалы – мобильные и стационарные устройства, которые берут на себя весь процесс автоматизации онлайн- и офлайн-торговли.

• Существуют и решения, которые объединяют в себе и физический кассовый аппарат, который интегрирован в систему управления контентом сайта, и облачный модуль, который дает возможность принимать оплаты на сайте и автоматически рассылать электронные чеки нужного формата.

Выбор оборудования для ведения легальной торговой деятельности велик – выберите из нашего ассортимента то, что вам нужно. Мы предлагаем лучшие онлайн кассы для интернет магазинов на любых движках, под разные современные CMS и API.

Что делать, если кассовый аппарат уже есть

Нередки ситуации, когда в торговой компании, решившей перейти на онлайн-кассы, уже есть кассовый аппарат. Нужна ли облачная касса для интернет магазина в этом случае? Лучше всего интегрировать имеющуюся кассу в CMS-систему вашего сайта, если оборудование, с которым вы работаете, предусматривает возможность такой модернизации. Если же ответ «нет», нужно будет все же озадачиться внедрением в работу облачной кассы – удобной и функциональной программы, которая соединяет в себе контрольно-кассовые функции с задачами фискального накопителя.

Чеки и доставка товаров

Если обратиться к 54-ФЗ, чек важно передать клиенту непосредственно в момент оплаты товара: при онлайн-оплате чек выдается на сайте или направляется на электронную почту, при самовывозе печатается в пункте выдачи, при курьерской доставке – с помощью мобильной кассы.

Стоит остановиться на деталях содержания чека. Когда покупатель оплачивает товары на сайте и никак не взаимодействует с представителями продавца напрямую, закон дает возможность не печатать чек, ограничившись его электронным аналогом. Эта версия чека направляется на почтовый адрес или номер телефона клиента в течение пяти минут после получения от него денежных средств, если расчет производился онлайн. Важно, чтобы контактные данные были переданы покупателем заранее, а не в момент осуществления расчета – автоматическая система берет уже загруженные в базу данных сведения.

Когда человек делает покупку, оплачивая ее в пункте выдачи, оффлайн-отделении вашего интернет-магазина или передавая деньги курьеру, обязательно нужен бумажный чек, документ на физическом носителе. Именно такое требование указывается в статье 1.2 п. 5 54-ФЗ. 

Юридическая сила двух вариантов документов будет одинаковой.

Особенности применения кассовых аппаратов для продажи через интернет

Законом не предусмотрено разделение способов торговли на интернет-продажи и офлайн-магазины. Для государства все это – точки розничной торговли, которые обязаны одинаково отчитываться обо всех поступлениях и других операциях.

Использование платежных агрегаторов

Многие интернет-магазины для удобства собственных процессов и расширения возможностей покупателей используют так называется платежные хабы, которые консолидируют средства, поступившие по заказам от клиентов конкретного магазина. После того, как закон потребовал от всех участников легальной розничной торговли использования онлайн-техники для фискализации всех операций, возникла еще одна важная задача: как связать ККТ с платежными сервисами.

К счастью, такая возможность есть: покупатель делает оплату заказа на сайте, агрегатор подтверждает факт совершения платежа, а уже затем фискальная аппаратура магазина самостоятельно в автоматическом режиме формирует чек.

Все распространенные, крупные платежные агрегаторы давно предусмотрели возможность подключения к магазинам с онлайн-кассами – от этого зависит и их доход тоже. Поэтому никаких проблем и дополнительных вопросов у продавцов это сегодня не вызывает.

Каким интернет-магазинам положена отсрочка

В каждом правиле есть исключения. Так и в требованиях 54-ФЗ есть особые условия для некоторых видов организаций. Вот список компаний, на которые пока не распространяется требование о полной отчетности с использованием онлайн-касс.

• Виртуальные магазины, которые работают исключительно с юридическими лицами и ИП, получая оплату от них по безналичному расчету.

• Интернет-магазины, которые принимают оплату почтовым переводом. «Почта России» зарегистрирована как платежный агент, и у покупателя остается чек об оплате товара.

• Интернет-магазины, принадлежащие религиозным организациям, в каталоге которых представлены предметы культа и религиозные книги.

• Площадки, на которых продаются работы ремесленников, изделия народных промыслов.

Если у вас остались вопросы по выбору контрольно-кассового оборудования, вы можете смело обращаться к нашим консультантам. Мы проведем для вас экспресс-знакомство с возможными и подходящими к вашей ситуации вариантами взаимодействия с онлайн-кассами.