Онлайн касса для ИП в 2022 году: нужна ли и как выбрать?

Что такое онлайн-касса и зачем она нужна?

Чтобы понять, что такое онлайн-касса, достаточно иметь общее представление о самых обычных кассовых аппаратах, ассоциации с которыми в первую очередь приходят на ум. 

По-крайней мере, функционируют они по схожему принципу:

Если кассовый аппарат выбивает чек и сохраняет данные в специальном блоке памяти, то онлайн-касса также выдает чек и дублирует все на так называемый фискальный накопитель (ФН).

Сразу же задаемся вопросом, что такое фискальный накопитель и какую роль в устройстве онлайн-кассы он выполняет? Внешне - это небольшой чип, со своим индивидуальным сроком годности (13, 15 или 36 месяцев), требующий регулярной замены и подключения к интернету. 

• информационно-сохранная - кроме того что ФН фиксирует все данные о проведенных операциях, он способен эти данные сохранять. Все ФН имеют одинаковый объем памяти - 250 000 записей. В условиях отсутствия прямого подключения к сети ФН может функционировать в режиме оффлайн и сохранять данные на протяжении 30 дней;

• передача данных - сохраненные транзакции передаются оператору, а он уже направляет их в налоговую инспекцию;

В итоге мы имеем виртуальную кассу онлайн без кассового аппарата, в которой вместо кассовой ленты в оборудовании будет установлен сменный фискальный накопитель.

Преимущества онлайн-касс для ИП:

• чеки формируются не только в бумажном формате, но и в электронном, с возможностью их переноса на другие носители;

• риски недостоверности отраженных в чеке данных сводятся к нулю;

• онлайн-кассы удобны для потребителя, так как он получает возможность получить электронный чеков, который не потеряется и не испортиться 

• права покупателя будут защищены новой технологией, он получает электронную квитанцию ​​от оператора и (или) по электронной почте, что подтверждает законность проведенной операции;

• покупатель получает возможность быстро проверить законность операции с помощью бесплатного мобильного приложения;

• если у  покупателя есть жалоба, он сразу может отправить жалобу в налоговый орган;

• повышается прозрачность бизнеса, становится меньше вариантов уходов от налогов;

• реформа позволяет властям в режиме реального времени получать информацию об объемах розничной торговли и покупательной способности населения, анализировать структуру товарооборота, отслеживать цены и понимать, как на них реально влияет экономическая политика;

• передача данных в режиме онлайн будет способствовать росту декларируемой выручки, а значит, увеличит казну государства;

• можно без труда интегрировать онлайн-кассу с другими системами, в том числе и с Google Analytics, что позволяет отслеживать, как обстоят дела у компании;

• онлайн-касса позволяет хранить все квитанции и тем самым анализировать покупательские привычки клиентов;

• сотрудники предприятия могут использовать свои собственные устройства, для которых открывают доступ к онлайн-кассе;

• больше не потребуется ежегодная замену электронно-контрольной ленты;

• клиенты могут использовать свои устройства для заказа продуктов через онлайн-кассу своей компании;

• если программное обеспечение кассового аппарата отключается по причине неисправности, позже вы сможете продолжить работу с того же момента, на котором образовался процесс;

• благодаря быстрой передаче данных через Интернет и их автоматическому анализу отпадает необходимость в дополнительных проверках, поэтому все участники рынка будут в равных условиях.

Кто может работать без онлайн-кассы?

Стоит сразу отметить, что существует ряд организаций, который получили временную отсрочку для перехода на онлайн-кассу, а также есть список тех ИП, которые могут полностью обходиться без онлайн-касс. 

К первым относятся, например, предприниматели, и работающие индивидуально, без сотрудников, с продуктом собственного производства. В таком режиме они работали до 1 июля 2021 года.

Однако правовая сторона предусматривает возможность наличия сотрудников. В этом случае предприятие уходит от льгот, но имеет срок в 30 дней для того, чтобы установить онлайн-кассу (данный период отсчитывается от даты подписания трудового договора).

Для остальных ИП всегда актуальным является 54 Федеральный закон, где перечислены сферы труда, которых переход на онлайн-кассы не коснулся. Приведем лишь некоторые, самые распространенные, примеры:

• кредитные организации

• торговля ценными бумагами

• организации общественного питания для обучающихся и сотрудников учебных учреждений

• продажа мороженого в киосках и безалкогольных напитков, молока и питьевой воды (на разлив)

• сбор у населения стеклотары

• изготовление изделий народного промысла

• сдача в аренду жилья с парковочным местом, принадлежащим индивидуальному предпринимателю

• продажа бахил

Несмотря на такие поощрительные меры, от индивидуальных предпринимателей требуется регулярный мониторинг 54 ФЗ, так как в закон довольно часто вносят правки.

Какую кассу выбрать ИП

Выбор онлайн-кассы зависит от деятельности компании и условий работы. Если компания не занимается курьерской доставкой и осуществляет свою деятельность на месте, достаточно иметь стационарную онлайн-кассу, которую можно подключить к розетке. Фирмы, которые предоставляют доставку  товара, должны иметь переносные портативные аппараты для оплаты.

Кроме того, онлайн-кассы отличаются по следующим показателям:

• возможность подключения к другим устройствам и интеграции с ПО;

• способ передачи данных с терминала в операторский центр;

• скорость обработки платежа;

• разновидность чеков, которые выдает терминал после проведения операции;

• срок службы чекового принтера.

Облачная или стационарная касса?

Если со стационарными кассами все относительно понятно (выше речь шла как раз в них), то для чего нужна облачная касса? Далее мы расскажем,  как работает облачная касса онлайн для услуг ИП.

Существуют такие сферы бизнеса, в которых между продавцом и потребителем не происходит физического контакта. То есть, речь идет обо всех товарах и услугах, которые покупают и продают через Интернет. Но в данном случае покупатель также должен производить оплату и после этого получать чек о совершении операции (к примеру, на электронную почту).

Как раз для таких ситуаций и нужна облачная (цифровая) касса. Простыми словами, это сервис, позволяющий арендовать доступ к онлайн-кассе без приобретения физического кассового аппарата.

Однако, использовать в своей работе облачную кассу имеет право не каждый желающий. Для этого должны быть соблюдены следующие условия:

1. Продавец не контактирует  с покупателем в момент расчета (покупка товара через Интернет или через приложение).

2. Платежи осуществляются посредством автоматического устройства для приема платежей.

Кто может использовать облачную кассу?

• вендинговые (торговые) аппараты

• интернет-магазины

• сервисы доставки

• таксопарки

• клининговые службы

• прочий бизнес, оказывающий услуги на выезде, но принимающий расчет онлайн

Вышеназванный сервис по действующим законам нельзя использовать:

• для произведения оплаты в магазине (или иной торговой точке), а также в офисе продаж

• в офисах посредников между интернет-магазином и покупателем (в пунктах выдачи заказов), в которых возможна оплата при получении

Несколько особенностей облачных касс:

• их не нужно покупать, обычно они предоставляются в аренду и бизнес имеет возможность в любой момент отказать расторгнуть договор аренды;

• функциональность цифровых касс, в том числе за сервисное обслуживание поддерживает провайдер;

• в большинстве случае провайдер представляет возможность ИП в личном кабинете отслеживать и анализировать продажи. Также предприятию оказывается помощь в настройке программного обеспечения.

Алгоритм работы облачных касс

1. Покупатель производит безналичную оплату товаров и услуг.

2. Банк передает данные о сумме транзакции на облачную кассу.

3. Последняя формирует чек и высылает его оператору фискальных данных.

4. Оператор фискальных данных отправляет электронный чек клиенту на электронную почту, а также в федеральную налоговую службу.

5. Все чеки сохраняются.

Покупка кассы, аренда или подключение к облачному сервису?

Разобравшись с тем, что собой представляет стационарная онлайн-касса и чем она отличается от облачной, вы и сами уже можете ответить на вопрос, какая касса необходима для конкретного бизнеса. Но остается открытой тема способа перехода на выбранную разновидность онлайн-кассы.

Итак, мы разобрались с тем, что цифровая касса подойдёт интернет-магазину или другому виду мобильного бизнеса и может заменить обычные кассовые аппараты. Во всех остальных случаях индивидуальный предприниматель обязан приобрести/арендовать стационарную или портативную онлайн-кассу. 

Аренда или покупка онлайн-кассы - зависит от готовности предпринимателя вкладывать материальные средства в этот вопрос, от масштабов компании и от прогнозов на будущее для данного ИП.

Сколько стоит сервис?

Сумма расходов складывается из стоимости ежемесячной аренды кассы и фискального накопителя. В зависимости от количества транзакций может понадобиться несколько касс и фискальных накопителей, так как одна онлайн-касса может обрабатывать не более 6 тысяч чеков в сутки, а емкость фискального регистратора — примерно 250 тысяч документов.

Материальных вложений требуют:

• приобретение нового оборудования или модернизация уже используемой кассы;

• услуги оператора фискальных данных;

• проведение сети Интернет к кассе;

• расходы на периодическую замену фискального накопителя и др.

При этом аренда облачной кассы обойдётся значительно дешевле, чем покупка онлайн-кассы. Если у вас есть также офлайн-точка, для приёма платежей понадобится хотя бы одна обычная онлайн-касса.

Алгоритм перехода на онлайн-кассу

С заменой кассы не нужно спешить: сначала необходимо узнать, можно ли модернизировать модель. Вы можете узнать об этом у производителя, на сайте ФНС или в сервисном центре.

Если устройство можно модернизировать, вам необходимо приобрести комплект для обновления программного обеспечения и снять кассовый аппарат с регистрации в ФНС. После этого следует заменить электронную ленту на фискальный накопитель, обновить программное обеспечение, заключить договор с оператором фискальных данных и зарегистрировать устройство в налоговом органе. 

Процесс весьма не быстрый, поэтому не откладывайте эту процедуру. Кассы, которые не подлежат модернизации, придется заменить.

Когда мне нужно перейти на новую кассу?

Закон распространяется на все компании и частные лица, осуществляющие платежи в России. Это розничные магазины, кафе, рестораны, аптеки, автозаправочные станции, юридические фирмы и другие предприятия, предоставляющие коммунальные услуги.

Фирмы и отдельные предприятия, выпускающие формы отчетности, должны были до 1 июля 2018 года начать использовать онлайн-кассы. Новый закон также не повлияет на компании, продающие свой продукт через торговые автоматы; индивидуальные предприятия, использующие патентную систему налогообложения, и плательщиков единого налога на вмененный доход до этой даты.

Чтобы работать с онлайн-кассой предпринимателю недостаточно ее просто купить. Также необходимо приобрести фискальный накопитель, который вставляется в кассу. Выбрать оператора фискальных данных, который будет передавать данные о покупках (иначе говоря, средство связи с налоговой службой). Нередко помимо всего вышеперечисленного бывает нужен товаро-учетную сервис, потому что с февраля 2021-го вступили в силу новые правила, согласно которым, необходимо обязательно прописывать в чеке полное наименование товаров или услуг.

Как зарегистрировать облачную кассу?

1. Выбор сервиса, у которого можно арендовать онлайн-кассу.

2. Оформление электронной цифровой подписи на имя индивидуального предпринимателя.

3. Регистрация кассы в Федеральной налоговой службе.

4. Заключение договора с оператором, который будет направлять информацию о денежном обороте в ФНС.

Нужен ли фискальный накопитель для облачной кассы? Да, для работы с облачной кассой тоже требуется фискальный накопитель, договор с оператором фискальных данных (ОФД) и регистрация кассы в ФНС.

Основное отличие в том, что такая касса не стоит у вас в офисе или на складе — данные о расчетах собираются и хранятся в облаке, и вы подключаетесь к цифровой кассе через Интернет.

Кому положена отсрочка онлайн-кассы?

Как уже упоминалось выше, в Российской Федерации предприятия и малый бизнес переходили на онлайн кассы поэтапно. Ещё с 2017 года существовали различные виды отсрочек, последняя из которых должна была закончить свое действие с 1-го июля 2021 года. Вопреки ожиданиям бизнесменов, про новые отсрочки информации не поступало.

Важно отметить, что отсрочка от установки онлайн-кассы и право не применять ее являются разными понятиями. Это означает, что после 1 июля по-прежнему остался бизнес, который может работать по старой схеме - с использованием классических кассовых аппаратов.

Поэтому с учетом установленных сроков отсрочки, можно сказать, что на сегодняшний день этот вопрос больше не актуален.

Резюмируя все вышесказанное:

1. Крупные компании должны были перейти на онлайн-кассы ранее, когда этот закон только вступил в силу, если они не относились к числу тех фирм, которые могли позволить себе отсрочку.

2. С 1-го июля 2021 года на онлайн-кассу необходимо было переходить предпринимателям без сотрудников, которые продают товары собственного производства или оказывают услуги.

3. На сегодняшний день по-прежнему остаются ИП, которые могут работать без онлайн-касс. Полный перечень организаций можно найти в 54 ФЗ. Поэтому с 2022 года на онлайн-кассы перейдут все, кроме тех, кто в списке.

4. Важно помнить, что онлайн-касса - это не просто касса, это целый комплекс, состоящий из самого кассового аппарата, фискального накопителя, за работой которых следит оператор фискальных данных, электронной подписи и иногда товаро-учётной системы.

5. Онлайн-касса предоставляет актуальные отчеты о продажах. Все, что нужно сделать, это войти в систему, после чего отобразится полный обзор всех транзакций.

Переход на новые технологии - это не просто другой уровень осведомленности о состоянии бизнеса в Российской Федерации. Эти кассовые аппараты дополнят интернет-аналитику, информацию по сотовой связи, кадастровый и налоговый учет и многое другое. Вместе они сформируют более полную картину жизни населения и помогут эффективно управлять.