Онлайн касса для ИП в 2022 году: нужна ли и как выбрать?
Что такое онлайн-касса и зачем она нужна?
Чтобы понять, что такое онлайн-касса, достаточно иметь общее представление о самых обычных кассовых аппаратах, ассоциации с которыми в первую очередь приходят на ум.
По-крайней мере, функционируют они по схожему принципу:
Если кассовый аппарат выбивает чек и сохраняет данные в специальном блоке памяти, то онлайн-касса также выдает чек и дублирует все на так называемый фискальный накопитель (ФН).
Сразу же задаемся вопросом, что такое фискальный накопитель и какую роль в устройстве онлайн-кассы он выполняет? Внешне - это небольшой чип, со своим индивидуальным сроком годности (13, 15 или 36 месяцев), требующий регулярной замены и подключения к интернету.
Функции ФН:
-
информационно-сохранная - кроме того что ФН фиксирует все данные о проведенных операциях, он способен эти данные сохранять. Все ФН имеют одинаковый объем памяти - 250 000 записей. В условиях отсутствия прямого подключения к сети ФН может функционировать в режиме оффлайн и сохранять данные на протяжении 30 дней;
-
передача данных - сохраненные транзакции передаются оператору, а он уже направляет их в налоговую инспекцию;
В итоге мы имеем виртуальную кассу онлайн без кассового аппарата, в которой вместо кассовой ленты в оборудовании будет установлен сменный фискальный накопитель.
Преимущества онлайн-касс для ИП:
-
чеки формируются не только в бумажном формате, но и в электронном, с возможностью их переноса на другие носители;
-
риски недостоверности отраженных в чеке данных сводятся к нулю;
-
онлайн-кассы удобны для потребителя, так как он получает возможность получить электронный чеков, который не потеряется и не испортиться
-
права покупателя будут защищены новой технологией, он получает электронную квитанцию от оператора и (или) по электронной почте, что подтверждает законность проведенной операции;
-
покупатель получает возможность быстро проверить законность операции с помощью бесплатного мобильного приложения;
-
если у покупателя есть жалоба, он сразу может отправить жалобу в налоговый орган;
-
повышается прозрачность бизнеса, становится меньше вариантов уходов от налогов;
-
реформа позволяет властям в режиме реального времени получать информацию об объемах розничной торговли и покупательной способности населения, анализировать структуру товарооборота, отслеживать цены и понимать, как на них реально влияет экономическая политика;
-
передача данных в режиме онлайн будет способствовать росту декларируемой выручки, а значит, увеличит казну государства;
-
можно без труда интегрировать онлайн-кассу с другими системами, в том числе и с Google Analytics, что позволяет отслеживать, как обстоят дела у компании;
-
онлайн-касса позволяет хранить все квитанции и тем самым анализировать покупательские привычки клиентов;
-
сотрудники предприятия могут использовать свои собственные устройства, для которых открывают доступ к онлайн-кассе;
-
больше не потребуется ежегодная замену электронно-контрольной ленты;
-
клиенты могут использовать свои устройства для заказа продуктов через онлайн-кассу своей компании;
-
если программное обеспечение кассового аппарата отключается по причине неисправности, позже вы сможете продолжить работу с того же момента, на котором образовался процесс;
-
благодаря быстрой передаче данных через Интернет и их автоматическому анализу отпадает необходимость в дополнительных проверках, поэтому все участники рынка будут в равных условиях.
Кто может работать без онлайн-кассы?
Стоит сразу отметить, что существует ряд организаций, который получили временную отсрочку для перехода на онлайн-кассу, а также есть список тех ИП, которые могут полностью обходиться без онлайн-касс.
К первым относятся, например, предприниматели, и работающие индивидуально, без сотрудников, с продуктом собственного производства. В таком режиме они работали до 1 июля 2021 года.
Однако правовая сторона предусматривает возможность наличия сотрудников. В этом случае предприятие уходит от льгот, но имеет срок в 30 дней для того, чтобы установить онлайн-кассу (данный период отсчитывается от даты подписания трудового договора).
Для остальных ИП всегда актуальным является 54 Федеральный закон, где перечислены сферы труда, которых переход на онлайн-кассы не коснулся. Приведем лишь некоторые, самые распространенные, примеры:
-
кредитные организации
-
торговля ценными бумагами
-
организации общественного питания для обучающихся и сотрудников учебных учреждений
-
продажа мороженого в киосках и безалкогольных напитков, молока и питьевой воды (на разлив)
-
сбор у населения стеклотары
-
изготовление изделий народного промысла
-
сдача в аренду жилья с парковочным местом, принадлежащим индивидуальному предпринимателю
-
продажа бахил
Несмотря на такие поощрительные меры, от индивидуальных предпринимателей требуется регулярный мониторинг 54 ФЗ, так как в закон довольно часто вносят правки.
Какую кассу выбрать ИП
Выбор онлайн-кассы зависит от деятельности компании и условий работы. Если компания не занимается курьерской доставкой и осуществляет свою деятельность на месте, достаточно иметь стационарную онлайн-кассу, которую можно подключить к розетке. Фирмы, которые предоставляют доставку товара, должны иметь переносные портативные аппараты для оплаты.
Кроме того, онлайн-кассы отличаются по следующим показателям:
-
возможность подключения к другим устройствам и интеграции с ПО;
-
способ передачи данных с терминала в операторский центр;
-
скорость обработки платежа;
-
разновидность чеков, которые выдает терминал после проведения операции;
-
срок службы чекового принтера.
Облачная или стационарная касса?
Если со стационарными кассами все относительно понятно (выше речь шла как раз в них), то для чего нужна облачная касса? Далее мы расскажем, как работает облачная касса онлайн для услуг ИП.
Существуют такие сферы бизнеса, в которых между продавцом и потребителем не происходит физического контакта. То есть, речь идет обо всех товарах и услугах, которые покупают и продают через Интернет. Но в данном случае покупатель также должен производить оплату и после этого получать чек о совершении операции (к примеру, на электронную почту).
Как раз для таких ситуаций и нужна облачная (цифровая) касса. Простыми словами, это сервис, позволяющий арендовать доступ к онлайн-кассе без приобретения физического кассового аппарата.
Однако, использовать в своей работе облачную кассу имеет право не каждый желающий. Для этого должны быть соблюдены следующие условия:
-
Продавец не контактирует с покупателем в момент расчета (покупка товара через Интернет или через приложение).
-
Платежи осуществляются посредством автоматического устройства для приема платежей.
Кто может использовать облачную кассу?
-
вендинговые (торговые) аппараты
-
интернет-магазины
-
сервисы доставки
-
таксопарки
-
клининговые службы
-
прочий бизнес, оказывающий услуги на выезде, но принимающий расчет онлайн
Вышеназванный сервис по действующим законам нельзя использовать:
-
для произведения оплаты в магазине (или иной торговой точке), а также в офисе продаж
-
в офисах посредников между интернет-магазином и покупателем (в пунктах выдачи заказов), в которых возможна оплата при получении
Несколько особенностей облачных касс:
-
их не нужно покупать, обычно они предоставляются в аренду и бизнес имеет возможность в любой момент отказать расторгнуть договор аренды;
-
функциональность цифровых касс, в том числе за сервисное обслуживание поддерживает провайдер;
-
в большинстве случае провайдер представляет возможность ИП в личном кабинете отслеживать и анализировать продажи. Также предприятию оказывается помощь в настройке программного обеспечения.
Алгоритм работы облачных касс
-
Покупатель производит безналичную оплату товаров и услуг.
-
Банк передает данные о сумме транзакции на облачную кассу.
-
Последняя формирует чек и высылает его оператору фискальных данных.
-
Оператор фискальных данных отправляет электронный чек клиенту на электронную почту, а также в федеральную налоговую службу.
-
Все чеки сохраняются.
Покупка кассы, аренда или подключение к облачному сервису?
Разобравшись с тем, что собой представляет стационарная онлайн-касса и чем она отличается от облачной, вы и сами уже можете ответить на вопрос, какая касса необходима для конкретного бизнеса. Но остается открытой тема способа перехода на выбранную разновидность онлайн-кассы.
Итак, мы разобрались с тем, что цифровая касса подойдёт интернет-магазину или другому виду мобильного бизнеса и может заменить обычные кассовые аппараты. Во всех остальных случаях индивидуальный предприниматель обязан приобрести/арендовать стационарную или портативную онлайн-кассу.
Аренда или покупка онлайн-кассы - зависит от готовности предпринимателя вкладывать материальные средства в этот вопрос, от масштабов компании и от прогнозов на будущее для данного ИП.
Сколько стоит сервис?
Сумма расходов складывается из стоимости ежемесячной аренды кассы и фискального накопителя. В зависимости от количества транзакций может понадобиться несколько касс и фискальных накопителей, так как одна онлайн-касса может обрабатывать не более 6 тысяч чеков в сутки, а емкость фискального регистратора — примерно 250 тысяч документов.
Материальных вложений требуют:
-
приобретение нового оборудования или модернизация уже используемой кассы;
-
услуги оператора фискальных данных;
-
проведение сети Интернет к кассе;
-
расходы на периодическую замену фискального накопителя и др.
При этом аренда облачной кассы обойдётся значительно дешевле, чем покупка онлайн-кассы. Если у вас есть также офлайн-точка, для приёма платежей понадобится хотя бы одна обычная онлайн-касса.
Алгоритм перехода на онлайн-кассу
С заменой кассы не нужно спешить: сначала необходимо узнать, можно ли модернизировать модель. Вы можете узнать об этом у производителя, на сайте ФНС или в сервисном центре.
Если устройство можно модернизировать, вам необходимо приобрести комплект для обновления программного обеспечения и снять кассовый аппарат с регистрации в ФНС. После этого следует заменить электронную ленту на фискальный накопитель, обновить программное обеспечение, заключить договор с оператором фискальных данных и зарегистрировать устройство в налоговом органе.
Процесс весьма не быстрый, поэтому не откладывайте эту процедуру. Кассы, которые не подлежат модернизации, придется заменить.
Когда мне нужно перейти на новую кассу?
Закон распространяется на все компании и частные лица, осуществляющие платежи в России. Это розничные магазины, кафе, рестораны, аптеки, автозаправочные станции, юридические фирмы и другие предприятия, предоставляющие коммунальные услуги.
Фирмы и отдельные предприятия, выпускающие формы отчетности, должны были до 1 июля 2018 года начать использовать онлайн-кассы. Новый закон также не повлияет на компании, продающие свой продукт через торговые автоматы; индивидуальные предприятия, использующие патентную систему налогообложения, и плательщиков единого налога на вмененный доход до этой даты.
Чтобы работать с онлайн-кассой предпринимателю недостаточно ее просто купить. Также необходимо приобрести фискальный накопитель, который вставляется в кассу. Выбрать оператора фискальных данных, который будет передавать данные о покупках (иначе говоря, средство связи с налоговой службой). Нередко помимо всего вышеперечисленного бывает нужен товаро-учетную сервис, потому что с февраля 2021-го вступили в силу новые правила, согласно которым, необходимо обязательно прописывать в чеке полное наименование товаров или услуг.
Как зарегистрировать облачную кассу?
-
Выбор сервиса, у которого можно арендовать онлайн-кассу.
-
Оформление электронной цифровой подписи на имя индивидуального предпринимателя.
-
Регистрация кассы в Федеральной налоговой службе.
-
Заключение договора с оператором, который будет направлять информацию о денежном обороте в ФНС.
Нужен ли фискальный накопитель для облачной кассы? Да, для работы с облачной кассой тоже требуется фискальный накопитель, договор с оператором фискальных данных (ОФД) и регистрация кассы в ФНС.
Основное отличие в том, что такая касса не стоит у вас в офисе или на складе — данные о расчетах собираются и хранятся в облаке, и вы подключаетесь к цифровой кассе через Интернет.
Кому положена отсрочка онлайн-кассы?
Как уже упоминалось выше, в Российской Федерации предприятия и малый бизнес переходили на онлайн кассы поэтапно. Ещё с 2017 года существовали различные виды отсрочек, последняя из которых должна была закончить свое действие с 1-го июля 2021 года. Вопреки ожиданиям бизнесменов, про новые отсрочки информации не поступало.
Важно отметить, что отсрочка от установки онлайн-кассы и право не применять ее являются разными понятиями. Это означает, что после 1 июля по-прежнему остался бизнес, который может работать по старой схеме - с использованием классических кассовых аппаратов.
Поэтому с учетом установленных сроков отсрочки, можно сказать, что на сегодняшний день этот вопрос больше не актуален.
Резюмируя все вышесказанное:
-
Крупные компании должны были перейти на онлайн-кассы ранее, когда этот закон только вступил в силу, если они не относились к числу тех фирм, которые могли позволить себе отсрочку.
-
С 1-го июля 2021 года на онлайн-кассу необходимо было переходить предпринимателям без сотрудников, которые продают товары собственного производства или оказывают услуги.
-
На сегодняшний день по-прежнему остаются ИП, которые могут работать без онлайн-касс. Полный перечень организаций можно найти в 54 ФЗ. Поэтому с 2022 года на онлайн-кассы перейдут все, кроме тех, кто в списке.
-
Важно помнить, что онлайн-касса - это не просто касса, это целый комплекс, состоящий из самого кассового аппарата, фискального накопителя, за работой которых следит оператор фискальных данных, электронной подписи и иногда товаро-учётной системы.
-
Онлайн-касса предоставляет актуальные отчеты о продажах. Все, что нужно сделать, это войти в систему, после чего отобразится полный обзор всех транзакций.
Переход на новые технологии - это не просто другой уровень осведомленности о состоянии бизнеса в Российской Федерации. Эти кассовые аппараты дополнят интернет-аналитику, информацию по сотовой связи, кадастровый и налоговый учет и многое другое. Вместе они сформируют более полную картину жизни населения и помогут эффективно управлять.