От электронной подписи до видеокамер: как мы подключали винный бутик к СБИС
Продавать алкоголь в России не так-то просто: каждая бутылка — на учете государства. Все данные о поступлениях, перемещениях и продажах нужно отправлять в Единую государственную автоматизированную информационную систему (ЕГАИС). Для этого нужна специальная электронная подпись.
О том, как компания «Бизнес легко» подобрала владельцу винотеки нужную флэшку, подключила СБИС и камеры видеонаблюдения, рассказывает менеджер по продажам Дмитрий Зориков.
Клиент пришел за электронной подписью, а ушел со СБИС
Клиент хотел оформить стандартную подпись, но мы объяснили, что для алкогольного магазина она не подходит. Для работы с вином нужна специальная флешка с подписью и RSA-ключом.
Пока разговаривали с собственником, узнали, что раньше он работал с 1С и думал подключить ее. Но у 1С есть и свои минусы: стоимость, платная техподдержка и сложная настройка. Мы рассказали ему о возможностях СБИС и показали, как просто и удобно в ней работать — он решил попробовать.
Подобрали оборудование
Когда начали работать, винотека только готовилась к открытию. Первым делом помогли закупить нужное оборудование: компьютеры, сканер, роутер, принтер. Еще настроили кассы для оплаты по QR-коду и подключили к СБИС.
Для удобства поставили две кассы: при приемке товара клиент не будет ждать, пока завершится весь процесс, можно продать, используя вторую кассу. А если вдруг одна из касс сломается, терять прибыль и выгонять посетителей из магазина не придется — можно работать на другой.
Внедрили СБИС и обучили персонал
Настроили программу и подключили несколько сервисов: «Бухгалтерия Профи», «Зарплата», «ЕГАИС», «Отчетность УСН». С их помощью можно узнать о поступлении денег, отравить документы и платежки на уплату налогов, начислить зарплату и оформить электронные больничные. По итогу — все бизнес-процессы идут через СБИС, от приема и расчета зарплаты до складского учета инвентаризации и продажи. СБИС работает в облаке, поэтому клиенту не пришлось нанимать программиста и тратить деньги на настройку. Он ввел логин и пароль на сайте СБИС и сразу получил доступ к личному кабинету.
Вот что есть в программе:
Встроенный электронный документооборот. Он помогает упростить работу с документами: например, отправлять бумаги поставщику или в налоговую онлайн в один клик.
Бывает, что ЭДО нужно подключать отдельно и интегрировать с программой для работы бизнеса. Они не всегда ладят между собой, и документы могут потеряться или не отобразиться в личном кабинете. В СБИС не нужно дополнительно подключать ЭДО — он встроен в систему. Всё сразу заработало без багов.
Во многих системах учета, например в 1С, сдавать отчетность можно только с компьютера, в который вставлена флешка с электронной подписью. Это усложняет работу бизнесу: бухгалтеру приходится идти на кассу или подключаться удаленно к рабочему столу. Продавать товар в это время не получится, и клиентам придется ждать.
В программе СБИС бухгалтер работает на своем компьютере, все операции проходят через основной ПК, а затем улетают в госорганы. И передавать все данные в ЕГАИС и другие ведомства можно не только с того компьютера, в который вставлена флешка с электронной подписью. Собственник принимает поставки из офиса, бухгалтер отправляет документы в налоговую прямо из дома, а кассир спокойно пробивает вино на кассе — всё можно делать одновременно.
СБИС автоматически обменивается с ЕГАИС данными о закупке и продаже алкоголя. Вино можно просканировать один раз на кассе, и все данные появятся в государственной системе. Дополнительно отправлять отчеты не нужно.
Партионный учет. Бывает, что поставщик привозит алкоголь от одного производителя по разной стоимости. Например, одна партия белого полусухого по 800 рублей за бутылку, а другая — уже по 950 рублей. Если установить одинаковую розничную стоимость на всё, то при продаже более дорогой партии прибыль магазина уменьшится.
С помощью партионного учета можно установить разные цены на каждую партию товара. Розничная цена рассчитается автоматически, когда кассир просканирует штрихкод на этикетке и товар добавится в чек.
У собственника не было проблем со СБИС, но были трудности с оборудованием. Сканер, который нужен для приемки поставок и продажи алкоголя, постоянно терял связь с компьютером. Сотрудники не могли нормально проверить поступления и пробить бутылки на кассе.
Пытались решить вопрос, переустанавливали несколько раз драйверы — сканер всё равно отказывался нормально работать. В итоге заменили устройство на новое, более мощное, и проблема решилась.
Сделали шаблон отчета специально под запрос клиента
В СБИС есть стандартные типы отчетов, которые помогают контролировать движение товара, выручку и остатки на складе. Например, отчеты по остаткам и списаниям алкоголя, объему всех продаж за выбранный период.
Нашему клиенту таких отчетов показалось мало и хотелось больше подробностей о бизнесе. Он обратился к нам с просьбой создать такие шаблоны. Мы связались с разработчиками, и спустя полгода отчеты появились в системе.
Подключили видеонаблюдение
Вскоре после настройки оборудования и ПО собственник обратился к нам снова: решил установить видеонаблюдение и интегрировать его в СБИС. Мы подключили четыре камеры. Был случай, когда они помогли магазину избежать расходов. Дети забежали в винотеку и уронили три бутылки. Родители отказались платить: они считали, что их дети не могли так сделать. Тогда клиент включил запись с камер: вина в порче подтвердилась, и мать с отцом оплатили стоимость разбитого алкоголя.
Рассказываем, во сколько обошлась СБИС
А теперь самое интересное — посчитаем, сколько потратил клиент:
- СБИС с дополнительными модулями, оборудование и обучение сотрудников — 140 000 рублей.
- Годовая лицензия — 40 000 рублей.
- Видеонаблюдение в винотеку — 50 000 рублей.
Итого — 230 000 рублей. Дополнительно он каждый год продлевает лицензию.
Клиент больше полутора лет работает в СБИС и всем доволен. Если у него возникают проблемы или появляются сложности, всегда помогаем и даже денег за консультацию не берем.
Если вы работаете с алкоголем и хотите попробовать вести учет в СБИС, обращайтесь в «Бизнес легко». Поможем получить электронную подпись, подберем оборудование, настроим программу и обучим сотрудников. А еще будем круглосуточно на связи — пишите в техподдержку по любому вопросу.