Порядок замены фискального накопителя

Фискальный накопитель (ФН) — это один из важнейших элементов онлайн-кассы, в котором хранятся данные о всех совершенных транзакциях. У этого прибора есть ограничения по сроку эксплуатации и по объёму памяти, именно поэтому он подлежит периодической замене.

Когда стоит менять ФН?

Причина	Особенности
Работа с маркированной продукцией	С конца лета 2021 года в соответствии с законодательством компании, продающие маркированную продукцию обязаны регистрировать ККТ с новым форматом фискального накопителя — ФН-М, даже в случае если не истёк срок службы предыдущего.
Переполнение встроенной памяти	При покупке ФН обратите внимание есть ли в функционале возможность контроля за наполняемостью памяти. Если такая функция в наличие, то на ККТ приходит уведомление, когда до конца свободного места остается около 2%. Общий объём памяти в ФН 256 МБ (этого хватает в среднем на 250 тыс. чеков).
Истёк срок эксплуатации	Есть два варианта срока работы ФН — рассчитанные на 1 год и 3 месяца и на 3 года. Действующие указаны в списке на сайте налоговой службы. Во время регистрации онлайн-кассы происходит активация ФН и с этого момента начинается подсчет времени работы оборудования. Эту дату можно найти в настройках ККТ. За месяц до окончания срока эксплуатации на экран кассы об этом выводится уведомление.
Смена владельца онлайн-кассы	Когда происходит изменение собственника ККТ, то необходимо изъять предыдущий ФН.
Ошибки в реквизитах кассы	При активации владелец вписывает регистрационный номер ККТ и после сохранения данных они не подлежат изменению, так что в случае ошибки приходится полностью заменять ФН.
Поломка фискального накопителя	Если ФН не подлежит ремонту, то его необходимо заменить.
Замена ККТ на новое оборудование	Так как ФН привязан к конкретной модели кассы, то в случае приобретения новой нужен и другой накопитель.

В зависимости от вида продукции или услуг, оказываемых вашей компанией стоит выбирать тот или иной ФН, чтобы оптимально использовать время его эксплуатации.

Фискальный накопитель со сроком на 1 год и 3 месяца подходит для организаций, которые реализуют товар с общей системой налогообложения плюс спецрежим, а также в случае продажи подакцизных товаров.

ФН на 3 года подойдёт фирмам, оказывающих услуги с ОСН, а также использующих упрощенку, патенты и единый сельхозналог.

Алгоритм действий при замене фискального накопителя

Чек-лист:

1. Узнать срок замены.

2. Приобрести новый ФН.

3. Закончить сегодняшнюю смену.

4. Создать отчёт о закрытии ФН.

5. Установить новый фискальный регистратор.

6. Создать отчет об изменении параметров фискализации.

7. Перерегистрировать ККТ.

Подробный алгоритм замены представлен ниже:

• При закрытии смены удостоверьтесь, чтобы вся информация была отправлена оператору ФД, в строке «количество непереданных данных» не должно ничего быть.

• На сайте налоговой оформите заявку на перерегистрацию.

• Закройте архив ФН: настройки терминала — ОФД — заменить ФН.

• Подтвердите закрытие.

• ККТ сформирует отчёт и передаст данные оператору ФД.

• Подтвердите действие на сайте.

• Добавьте информацию из отчета в заявку.

• Произведите изъятие старого накопителя и поместите новый в кассу.

До самостоятельной физической замены проверьте срок гарантии на оборудование, если он не истёк, то вызовите профессионала и доверьте эту операцию ему.

Если гарантийные даты прошли, то порядок действий следующий:

1. Отключить ККТ от розетки.

2. Вынуть из кассы чековую ленту.

3. Открыть отделение с ФН.

4. Отсоединить чип.

5. Забрать накопитель и присоединить к шлейфу следующий.

6. Закрыть отделение и вернуть всё на место.

7. Подключить кассу к сети.

Отработавший срок службы фискальный накопитель необходимо хранить еще в течение пяти лет.

Порядок активации и перерегистрации

После замены фискального накопителя следует произвести данные действия:

• активировать новый ФН (в настройках ККТ кнопка «зарегистрировать», далее проверить реквизиты и «активировать»),

• получить отчет из кассы о проведении операции (чек),

• в личном кабинете ФНС в заявлении о перерегистрации укажите все необходимые данные,

• заверьте квалифицированной электронной подписью заявление и отправьте заявку,

• дождитесь смены статуса ККТ на «касса перерегистрирована».

Если вам требуется помощь в замене фискального накопителя, установке и регистрации нового, то обратитесь к профессионалам — в нашу компанию «Бизнес-легко». В течение часа все работы будут сделаны, мы сэкономим ваше время и усилия.