СБИС: электронные транспортные накладные с 2023 года
Министерство транспорта вводит электронные транспортные накладные с 2023 года. А обязательным это нововведение станет с 2024. ЭТрН — своего рода электронная бумага, выполняющая функции бумажного экземпляра. Это доказательство заключения договора о транспортировке, а также трат на логистику.
Электронная транспортная накладная (СБИС)
Электронная транспортная накладная в «СБИС» создается в единой инфосистеме и подтверждается электронной квалифицированной подписью (КЭП).
В пакет входят 4 главных пункта:
- от отправителя груза, в которых содержится информация об участниках грузоперевозки, условиях заключения договора, самом грузе, документах на сопровождение;
- от перевозчика, где находится информация о получении товара;
- от получателя о получении груза, его сохранности и дополнительные характеристики;
- от перевозчика о поставке товара получателю.
Как это работает?
Стандартная схема работы ЭТрН:
- отправитель груза формирует документ в своем механизме учета и подписывает его КЭП. Далее он отправляется по каналу обмена электронной информации. Также ЭТрН поступает компании-перевозчику, получателю товара и водителю в приложение на телефоне;
- перевозчик после принятия груза подтверждает это, подписывая документ простой электронной подписью (ПЭП) непосредственно в приложении для смартфона;
- получатель после проверки и принятия товара также подписывает бумаги КЭП;
- после отгрузки товара водитель повторно подписывается в приложении к смартфону;
- компания-перевозчик окончательно заверяет документ. Таким образом, у каждого участника сделки есть собственный экземпляр накладной;
- в дальнейшем планируется запустить информационную гос.систему электронных документов, и информация будет регистрироваться через канал обмена электронной информации.
3 категории лиц, которые должны использовать ЭТрН
Переход на электронную транспортную накладную в 2023 году — дело добровольное. Обязательным нововведение станет примерно в 2024 году. Но некоторым участникам транспортных перевозок выгодно применять ЭТрН уже сегодня. Это такие категории лиц, как:
- компании, которые занимаются логистикой, экспедиторскими услугами, грузоперевозками;
- отправители и получатели грузов;
- предприятия, активно пользующиеся электронным документооборотом при проведении бизнес-процессов.
Естественно, что первые участники проекта станут добровольцами в усовершенствовании программы. Сегодня законодательство в этой сфере достаточно подвижно. Те же компании, что вступят в проект досрочно, смогут быстро привыкнуть к новым правилам, обучить сотрудников и без труда влиться в новые реалии грузоперевозок.
Как оформить электронную транспортную накладную — 4 шага
- Для начала необходимо сформировать КЭП для штата, в задачи которого входят отгрузка и прем товара. Водители, которые будут транспортировать товар, используют упрощенную подпись, которая впоследствии заверяется КЭП компании-перевозчика.
- Подключиться к каналам передачи электронных документов. Для этого используется программы СБИС. Министерство транспорта создает реестр операторов, имеющие право пользоваться ЭТрН в ГИС ЭПД.
- Принять обязательное соглашение о передачи электронных сведений. Таких договоров нужно два: первый заключается между отправителем, компанией-перевозчиком, получателем, второй — компанией, доставляющей груз и водителем.
- Закупить необходимое оборудование. У участников транспортировки должны находиться гаджеты (мобильные устройства, компьютеры) для беспрепятственного доступа к ЭДО.
Преимущества перехода на электронную транспортную накладную в 2023 году
- Полный отказ от бумаг. Объем некоторых пакетов составляет 110-160 листов, а сформировать необходимо три экземпляра. Это затратно и проблематично при хранении.
- Уменьшение времени взаимных расчетов. Водитель не обязан предоставлять бумажные носители в бухгалтерию компании для оформления, а также для передачи документации клиенту.
- Мониторинг доставки груза происходит в онлайн-режиме. Статус накладной видят участники транспортировки. Грузоотправитель моментально получает сведения о доставке и подписании бумаг.
- Хранение в электронном виде. Для содержания архивов потребуется большое пространство. ЭТрН не требует этого, а найти нужный файл в архиве можно за считанные секунды.
Прохождение проверок
Федеральная налоговая служба. Здесь все вопросы решаются быстро. ФНС самостоятельно обращается в реестр и берет сведения. Если возникают проблемы, то налоговая направляет официальный запрос для прояснения ситуации. Дать ответ можно также в системе ЭДО с заверением КЭП.
ГИБДД. Министерство внутренних дел также получит доступ к ГИС ЭПД. Это сведет на нет необходимость в бумагах для участников транспортировки грузов.
А по всем дополнительным вопросам обращайтесь к консультантам «Бизнес-Легко»! Мы поможем перейти на электронные транспортные накладные с 2023 года и улучшим работу Вашей компании!