Тендерное сопровождение на всех этапах торгов

Что такое тендерное сопровождение

Комплексное тендерное сопровождение - это услуга, которую оказывает специализированная фирма какой-либо сторонней организации для участия в коммерческих и государственных закупках. Помощь заключается в сборе и оформлении необходимых документов, подготовке к участию в закупках.

Юридическому лицу для участия в торгах и закупках, при условии, что фирма будет подавать заявку самостоятельно, необходимо найти большое количество информации о работе системы торгов, изучить огромное количество необходимой документации для подачи заявок на участие, возможно даже привлечение юристов. Чтобы стать полноправным участником, нужно изучить всю систему торгов, как правило, это занимает значительное количество времени. Поэтому большинство организаций обращается именно в специализированные фирмы с высококвалифицированными специалистами в данной сфере и в итоге получают желаемый результат. 

Фирм, предоставляющих подобные услуги, сейчас очень много, предлагаются необходимые условия и гарантии приобретения значительного количества контрактов.

В целях сокращения расходов, для организаций существует возможность получения разовой услуги по подготовке и участию в закупках от квалифицированных специалистов. Можно получить необходимую помощь, поставив конкретную задачу, то есть, услуга будет кратковременной. Название такого сопровождения - тендерный аутсорсинг.  

Что включает в себя услуга «сопровождение торгов»

Фирма, предоставляющая услуги по сопровождению торгов, обычно оказывает весь диапазон услуг по осуществлению процесса закупок (торгов), которые включают в себя:

• Отбор и изучение закупок. Специалисты выявляют подходящие для клиента закупки, определяют их перспективность и отсеивают закупки, оформленные с несоблюдением законодательства. Обычно, этот процесс осуществляется с привлечением клиента.

• Информация о закупках на регулярной основе направляется на рассмотрение клиенту.

• В случае необходимости, специалисты оказывают содействие при регистрации на электронных торговых площадках (ЭТП). Проверяется комплектность необходимых документов, и заполняется форма регистрации.

• Производится изучение и анализ всей собранной документации, на этой стадии клиент получает полное консультирование согласно его требованиям. После этого процесса оформляют заявку на участие в торгах.

• В процессе сопровождения участия в электронных торгах, специалисты дают клиенту рекомендации по выбору ценовых предложений.

• Осуществляется техническая помощь в подписании контракта на электронной торговой площадке с вложением всех необходимых документов. Если возникает необходимость –специалисты  помогают оформить протокол разногласий.  

• В случае нарушения условий поставщиков в области закупок, специалисты помогают оформить жалобу в Федеральную антимонопольную службу, произведут дальнейший контроль.

Кому стоит заказать?

Поиск и сопровождение тендеров необходимо в следующих случаях:

• фирма-новичок, не имеющая опыта в данной сфере;

• индивидуальный предприниматель;

• при удаленной организации работы фирмы (без офиса);

• небольшие фирмы (любая сфера деятельности).

Крупные фирмы в целях оптимизации затрат могут также воспользоваться услугами тендерного консалтинга, а также в случаях отсутствия опыта или редкого участия в закупках.

Какую фирму стоит выбрать для сопровождения тендера?

Выбирая подходящую организацию, стоит учитывать тот факт, что специалисты фирмы на всех стадиях закупок должны осуществлять весь перечень необходимых процедур и настойчиво стремиться к успешному конечному итогу.

Услуги по сопровождению тендеров осуществляют организации нескольких видов:

• Фирмы непрофильные. В такой фирме работу по сопровождению электронных аукционов осуществляет всего один специалист, он ответственен за данное направление, но в целом, у фирмы совсем другая специализация.

• Крупные фирмы. Такие организации нацелены на скорейшее подписание контракта и оперативное получение оплаты за оказанные ими услуги. Победа в конкурсах – не главная их цель. Основная часть таких компаний реализуют временные подписки и расценки, взамен обещая лояльную стоимость за их услуги.

• Небольшие фирмы. Иногда в штате такой компании может быть всего один сотрудник. Но перечень его услуг может быть очень разнообразным. Он может осуществлять: подбор необходимых документов, подачу заявки, получение электронно-цифровой подписи, гарантии банка и даже заключение контракта. Как правило, стоимость услуг в таких компаниях варьируется от самой минимальной цены до огромных сумм. 

• Компании, в которых тендерное сопровождение является основным направлением деятельности. Фирма имеет большой штат специалистов, которые оказывают разнообразное количество услуг. Такие фирмы, как правило, имеют хорошие, наполненные информацией интернет-сайты с указанием стоимости за конкретные услуги.

Ошеломительных успехов не стоит ожидать ни от одной компании, представленной на рынке, поэтому, чтобы знать, на что можно рассчитывать, внимательно изучите договор на оказание услуг по сопровождению тендеров!

Выбирая фирму, занимающуюся сопровождением тендеров, обращайте внимание на стоимость предоставляемых услуг. Слишком заниженные тарифы должны вызвать настороженность, в итоге результат может быть неудовлетворительным.

Выбирайте компании с отличной репутацией, обязательно наличие лицензии на осуществление деятельности.

Хорошие фирмы также включают в свои услуги процедуру по проверке заказчика на добросовестность.

При настойчивом обещании победы в конкурсе стоит отказаться от услуг такой фирмы, так как никто не может с точностью прогнозировать победу. Гарантии должны касаться только точности оказания услуг.

Преимущества и недостатки услуг по сопровождению торгов

Основные преимущества сотрудничества со специалистами по сопровождению торгов:

1. Главная причина – это экономия бюджета. Торги проводятся не каждый день, а время от времени, поэтому проще обратиться к специалистам, чем держать в штате отдельного сотрудника, ответственного за данное направление. Происходит экономия на оплате труда и средствах отчисления в фонды обязательных взносов.

2. Предупреждение совершения ошибок. При допущении серьезных ошибок может быть закрыт допуск к участию в тендере. А при несоблюдении сроков подписания контракта компания может быть отстранена от дальнейшего участия на целых три года.

3. Специалисты, работающие в сфере сопровождения тендеров, пристально следят за последними изменениями в законодательстве. Сфера узкая, поэтому неточности в работе сведены к нулю. Вся ответственность ложится на плечи квалифицированных специалистов.

К минусам тендерного сопровождения можно отнести отсутствие гарантий на победу, ведь стопроцентную гарантию не может дать никто. Также придется оплачивать услуги специалиста независимо от того, выигран тендер или нет. Фирмы, оказывающие услуги тендерного сопровождения, которые работают на условии получения определенного процента за выигранный тендер, оказывают услуги только при тех обстоятельствах, когда вероятность шанса на победу очень высока.

Тендерное сопровождение позволяет сэкономить деньги и время вашей фирмы. Правильно выбранная организация будет для вас надежным партнером, поддержит, окажет помощь в приумножении прибыли.