Цифровизация бизнеса: с чего начать, как разработать стратегию и оценить результаты

Цифровизацией называют внедрение цифровых технологий в бизнес-процессы компании: обслуживание клиентов, бухучет или управление проектами. Такие решения помогают увеличить производительность труда, улучшить качество продукта и оптимизировать расходы. Например, CRM-системы позволяют менеджерам закрывать больше сделок, сервисы ЭДО сокращают затраты на бумажные документы, а онлайн-платформы для обучения помогают повысить квалификацию персонала.

Прежде чем подключать программы и сервисы, нужно разработать стратегию, подготовить команду и закупить оборудование. Если этого не сделать, компания рискует впустую потратить деньги на ненужные цифровые продукты, а сотрудникам будет сложно работать с незнакомыми технологиями. Рассказали, как провести цифровизацию, чтобы технологии принесли пользу бизнесу.

Шаг 1. Оцените текущее состояние компании

Выясните, насколько предприятие готово к предстоящим изменениям с технической и организационной точки зрения. Для этого определите сферы, которые требуют цифровизации в первую очередь. А затем сделайте прогноз, что может затруднить переход на современные технологии. Вот на какие области стоит обратить внимание.

Бизнес-процессы. Выделите приоритетные сферы для цифровизации: например, документооборот с контрагентами, сдача отчетности в госорганы, клиентский сервис или аналитика продаж. Одновременно начинать оцифровку всех процессов не стоит. Масштабные изменения требуют крупных затрат и могут затормозить бизнес. Начните с небольших участков и отдельных задач. Когда наладите корректную работу одних сервисов, переходите к внедрению следующих.

Как выбрать бизнес-процессы для цифровизации:

• Изучить тренды рынка. Обратите внимание, какие технологии используют конкуренты. Если другие компании в вашей сфере создают мобильные приложения, стоит задуматься о внедрении этого инструмента. Иначе есть риск проиграть борьбу за внимание клиентов.
• Опросить сотрудников. Часто персонал на местах знает о цифровых решениях, которые повышают продуктивность и упрощают работу. Например, бухгалтера могут поддержать внедрение системы электронного документооборота (ЭДО). Такой сервис ускорит обмен документами, сократит затраты на ведение бухгалтерии и почтовые расходы. Чтобы подписать акт сверки с партнером, не нужно его распечатывать и отправлять почтой — достаточно поставить цифровые подписи.
• Узнать мнение клиентов. Проведите опрос потребителей и выясните, каких улучшений в работе компании они ждут. Возможно, покупателям не хватает интернет-магазина или онлайн-чата с менеджерами.

Технологическая инфраструктура. Цифровые решения требуют современного оборудования. На устаревшей технике программы и сервисы работают медленно, а команда получает дополнительные сложности вместо пользы. Понадобятся производительные компьютеры для офисных сотрудников, серверные мощности для IT-отдела, смарт-терминалы для курьеров и другое оснащение в зависимости от особенностей вашего бизнеса.

Мотивация сотрудников. Команда может сопротивляться нововведениям, и это нормально. Непривычные методы работы часто подвергаются сомнениям со стороны сотрудников. Прежде чем внедрять цифровые технологии, проясните, как они помогут в работе. Подготовьте коллектив к предстоящему обучению и повышению квалификации. Например, объясните персоналу склада, как сервис автоматизации торговли ускорит приемку и отгрузку товаров. Сопротивление исчезнет, когда люди поймут пользу будущих изменений.

Шаг 2. Разработайте стратегию цифровой трансформации

После того как определитесь с общими направлениями цифровизации, разработайте детальную стратегию. Это план внедрения цифровых технологий, в котором формулируют цели и сроки проекта, а также рассчитывают объем необходимых ресурсов. Стратегия служит дорожной картой: помогает сверять ожидаемые результаты с фактическими, не выбиваться из бюджета и завершить цифровую трансформацию в запланированное время. Пункты стратегического плана могут быть такими.

Цели. Это измеримый результат, который вы хотите получить после цифровой трансформации бизнеса. Цели должны выражаться конкретными показателями. Тогда вы сможете понять, в какой момент план реализовался.

Примеры целей внедрения цифровых технологий:

• повысить годовую выручку компании на 15%;
• сократить количество бумажной документации в 2 раза;
• снизить количество обращений в сервисную службу на 50%;
• увеличить число новых клиентов за месяц до 10.

Задачи. Конкретные действия, которые нужно выполнить, чтобы достичь поставленных целей. Допустим, заведение общепита автоматизирует бизнес-процессы с помощью цифровизации. Решают такие задачи: ускорить передачу заказов на кухню, запустить онлайн-бронирование столов, составить удобные графики работы персонала. Справиться со всем этим поможет сервис автоматизации ресторанов от «Бизнес легко».

Ресурсы. Цифровизация требует денежных и временных затрат, а также труда квалифицированных работников. Рассчитайте, какой объем ресурсов нужен вашей компании. Учитывайте единовременные и постоянные затраты. К первым относятся, например, покупка сервера или новых компьютеров. Во вторую категорию попадают оплата годового доступа к сервисам и зарплата штатных IT-специалистов.

Финансовые результаты. Внедрение цифровых технологий помогает увеличить прибыль и снизить расходы. Составьте прогноз, как использование новых инструментов отразится на коммерческих показателях бизнеса. Например, CRM-система хранит историю взаимодействия с клиентами и позволяет менеджерам чаще доводить переговоры до реальной сделки. Значит, этот инструмент повышает выручку компании.

Сроки окупаемости. Рассчитайте, как быстро вернутся инвестиции в цифровые технологии. Для этого используйте формулу.

Срок окупаемости затрат на цифровизацию = Сумма затрат за период / Сумма ожидаемой выгоды за период

Поясним на примере. Компания планирует внедрить систему электронного документооборота. Руководство ожидает, что сервис поможет сэкономить 50 000 рублей в год. При этом годовой доступ стоит 6000 рублей. Получается, затраты окупятся примерно через 1,5 месяца.

Шаг 3. Выберите конкретные решения

Изучите доступные цифровые продукты, сравните стоимость, удобство внедрения и качество техподдержки разработчика. Также полезно узнать, чем пользуются другие компании в вашей сфере и почему выбрали именно эти сервисы.

Решения для цифровизации бизнеса:

CRM (Customer Relationship Management). Система помогает управлять взаимодействием с клиентами. В ней менеджеры собирают контактные данные, историю переговоров и покупок, комментарии о работе с заказчиком.

ЭДО (система электронного документооборота). Позволяет обмениваться цифровыми документами с контрагентами и внутри компании. «Бизнес легко» предлагает готовые решения ЭДО для разных сфер: производства, логистики, ретейла, общепита.

LMS (Learning Management System). Это онлайн-платформы для обучения сотрудников. Такие сервисы позволяют проводить вебинары, запускать курсы и тестировать знания персонала.

Сервис для работы команд. Помогает организовать совместное управление проектами и создать базу знаний компании.

Сервис электронной отчетности. Помогает формировать и отправлять обязательные отчеты без посещения государственных органов. Например, система от «Бизнес легко» позволяет взаимодействовать с налоговой, социальным фондом, Росстатом и другими контролирующими организациями.

Мобильное приложение. Помогает расширить взаимодействие с клиентами. Через приложение потребители узнают об акциях, оформляют скидочные карты или заказывают доставку товаров.

Маркировка товаров. Цифровые сервисы передают отчеты в системы ЕГАИС, «Меркурий» и «Честный знак». Продукт «Бизнес легко» также интегрируется с программами бухучета, что ускоряет приемку и реализацию товаров.

Сервис аналитики данных. Собирает и обрабатывает информацию, которая нужна для принятия бизнес-решений. Существуют системы для разных задач: аналитики рекламных кампаний, продаж на маркетплейсах, источников трафика для сайта.

Шаг 4. Автоматизируйте бизнес-процессы

Проведите пилотный запуск и тестирование функций. Опробовать новые решения лучше на небольшой группе сотрудников или отдельном департаменте. Это поможет вовремя выявить и устранить недочеты в работе технологий.

Оцените результаты пилотного проекта. Для этого опросите персонал и линейных руководителей. Пусть пользователи расскажут, что понравилось или хотелось бы изменить. Проконсультируйтесь с разработчиком, как адаптировать сервис под потребности вашей команды. Усовершенствованный продукт масштабируйте на всю компанию.

Многие предприятия пользуются готовыми решениями для автоматизации, которые помогают сэкономить время и деньги. Например, у «Бизнес легко» есть комплексные системы цифровизации для салонов красоты, розничных магазинов, общепита и складских комплексов.

Шаг 5. Обучите сотрудников

Помогите персоналу развить необходимые компетенции, чтобы пользоваться цифровыми инструментами. Обучение должно быть централизованным, чтобы все сотрудники одновременно переключились на новые решения.

Этапы обучения:

1. Оценка навыков. Проанализируйте текущие компетенции персонала и выявите пробелы в знаниях, которые могут затруднить работу с технологиями. На этом этапе проводят тестирования и опросы сотрудников на предмет общей цифровой грамотности.
2. Разработка программы. Выберите обучающие материалы по продукту, который собираетесь внедрить. Это могут быть онлайн-курсы, методички или вебинары. По сервисам «Бизнес легко» вам не придется проводить обучение самостоятельно — эту задачу возьмут на себя специалисты компании.
3. Вовлечение сотрудников. Создайте комфортные условия для обучения. Например, помогите работникам освободить слот в течение дня, чтобы пройти онлайн-курс.
4. Оценка результатов. Когда обучение завершится, проведите тестирование знаний, соберите обратную связь от сотрудников и проанализируйте изменения в производительности команды.

Шаг 6. Следите за результатами цифровизации

После реализации цифровых решений регулярно оценивайте их эффективность и вносите необходимые коррективы в стратегию. Это поможет адаптироваться к меняющимся условиям рынка и требованиям клиентов.

Как оценить успешность цифровизации:

• Финансовые показатели. Выручка и прибыль компании увеличились, а расходы сократились. Инвестиции в цифровые технологии окупились в плановый срок.
• Эффективность бизнес-процессов. Сотрудники тратят меньше времени на рутинные задачи, повысилась производительность труда и качество продукции.
• Уровень клиентского сервиса. Увеличилось число повторных продаж и постоянных клиентов. Сократилось количество жалоб в сервисную службу.

Коротко о главном

• Цифровые технологии помогают компаниям развиваться, экономить ресурсы и выигрывать в конкурентной борьбе.
• Чтобы внедрить цифровые решения: оцените текущую ситуацию, разработайте стратегию, выберите программы и сервисы, автоматизируйте бизнес-процессы, обучите сотрудников и оцените результаты.
• Комплексные системы автоматизации бизнеса помогают провести цифровизацию ускоренными темпами.

Чтобы узнать о продуктах «Бизнес легко» подробнее и протестировать бесплатные демоверсии, оставьте заявку на сайте, напишите в Ватсап или позвоните по телефону 8 (800) 222-80-94. Сотрудники ответят на ваши вопросы и помогут выбрать эффективное решение для вашего бизнеса.