Учет товаров в рознице: как ускорить работу и сократить количество ошибок
Представьте магазин, где никто не ведет учет товаров. Продавец Костя убеждает покупателя, что кофе точно остался на складе — он лично еще утром видел целую коробку. Костя уходит, а потом виновато возвращается со склада с пустыми руками: коробка куда-то пропала. В это же время менеджер Полина сидит и не понимает, куда деваются деньги: продажи-то есть, а прибыли нет.
Если вы чувствуете себя Костей и Полиной — читайте статью. Расскажем, как организовать и автоматизировать учет товара в розничной торговле, чтобы не жить в хаосе.
Особенности учета товаров в розничной торговле
Товар приходит маленькими партиями или отдельными единицами. В рознице отслеживают каждую единицу товара и каждую продажу через кассовый аппарат. Пришли десять футболок — вносите их в учет. На следующий день три футболки купили, но привезли еще пять — снова вносите в учет и заодно контролируете продажи.
Продажи ведутся ежедневно. За одну смену кассир супермаркета обслуживает 500–550 человек — и каждый из них уносит что-то с собой. Если не обновлять информацию о наличии товара в зале, к вечеру все полки опустеют, клиенты пойдут в соседний ларек, а ваш магазин потеряет прибыль.
Необходимо регулярно проводить инвентаризацию. Пересчет товаров на складе и в торговом зале нужен, чтобы постоянно понимать ситуацию и вовремя реагировать на изменения. Если популярная позиция продается быстро — нужно заказать еще и избежать дефицита. И наоборот: если товар продается плохо — заказывать больше единиц не надо, чтобы не переполнять им полки.
На товары действуют скидки и акции. Допустим, наступила «черная пятница», и ваш магазин объявил скидки: на одни категории — 50%, на другие — 70%, а на третьи — все 90%. Бухгалтеру после распродажи придется учесть скидку для каждого товара, скорректировать продажную цену и проверить, чтобы остатки товара сходились, — и займет это куда больше времени, чем обычно.
Как вести учет поступающих товаров
По себестоимости
Определите себестоимость товара. Себестоимость включает все затраты на покупку товара: цену поставщика, доставку, страховку, таможенные сборы. Допустим, магазин закупает 50 электрочайников. За каждый чайник поставщик просит 1000 рублей, а за доставку всей партии и страховку — 5000 рублей. Тогда дополнительные расходы на один чайник составят 100 рублей, а его себестоимость: 1000 + 100 = 1100 рублей.
Зафиксируйте поступление партии товара в учетной системе. Как только магазин получил электрочайники, откройте систему или журнал учета. Внесите туда информацию о поставщике: название компании, ИНН, номер договора и дату поставки. Затем добавьте информацию про сами чайники: код товара, артикул, количество единиц, себестоимость одной единицы и общую себестоимость партии.
Следите за списанием и возвратами. Вот электрочайники выставлены на полки с ценником 2500 рублей. Когда товар купят, спишите его с учета по себестоимости, по которой он уходил со склада. А если электрочайник сломается у покупателя через три дня после покупки и вам придется оформлять возврат — вернуть товар в учет тоже нужно по себестоимости.
По стоимости реализации
Определите продажную цену. Продажная цена должна быть такой, чтобы и магазин прибыль получил, и покупатель не испугался. Чтобы рассчитать ее, сначала установите базу — за сколько товар купили. Потом добавьте наценку, которая покроет расходы: например, на аренду или зарплату сотрудникам. Скидки и акции тоже закладывайте в продажную цену заранее — чтобы магазин не продавал себе в убыток.
Рассчитайте маржу. Маржинальность — это разница между стоимостью реализации и себестоимостью товара. Чем она выше, тем больше магазин заработает с каждой продажи. Когда вы ее рассчитаете, станет понятно, какие товары реально приносят прибыль, а какие — нет, потому что деньги уходят на закупку и расходы.
Занесите товары в учетную систему по стоимости реализации. Откройте систему или журнал учета и внесите название, код и артикул товара, количество единиц, данные поставщика и стоимость реализации. Это упрощает учет выручки, поскольку в системе уже отображается потенциальный доход.
Учет по себестоимости | Учет по стоимости реализации | |
---|---|---|
Суть учета | Учет по фактической цене закупки, включая расходы на доставку, страховку и таможенные сборы | Учет по цене продажи, включая наценку и скидки |
Цель учета | Помогает отслеживать реальные затраты и чистую прибыль | Помогает видеть потенциальную выручку от продаж |
Когда подходит | Когда важно понимать реальные затраты магазина | Когда важно понимать доходность по текущим ценам реализации |
Как вести учет продажи товаров в магазине
Регистрируйте в системе или журнале учета каждую продажу. Записывайте вид купленного товара, количество единиц, продажную цену и себестоимость. В конце дня снимите отчет о выручке: проверьте, соответствует ли она наличным и безналичным поступлениям в кассе.
Списывайте непригодный к продаже товар. Существует три причины списания товара: брак, истекший срок годности и потеря товарного вида. Если вовремя не изъять такой товар с полки — его обнаружит покупатель. В лучшем случае магазин получит негативный отзыв, а в худшем — жалобу в надзорные органы, штраф и ежемесячные проверки на год вперед.
Как вести учет товаров на складе
Поддерживайте порядок на складе. Как только товар поступил — внесите его в журнал учета и выделите место на складе. Разделите стеллажи по категориям товаров и подпишите полки — например, для молочных продуктов, бытовой химии или канцтоваров. Так вести учет будет проще: не придется часами бродить по складу в поисках гречки и рыться в завалах несортированных продуктов.
Контролируйте остатки товара. Настройте минимальный и максимальный уровень для каждого товара — это поможет не допустить дефицита и избежать излишков. Например, если магазин продает 100 бутылок воды в неделю, можно установить минимальный запас в 50 штук, а максимальный — в 150. Так вам будет хватать товара до новой поставки и не придется занимать больше места на складе.
Регулярно проводите инвентаризацию. Это поможет избежать ситуаций, когда не то лежит не там и не в том количестве. Представьте: вы уверены, что на складе лежит стопка зимних курток. На улице холодает, покупатели хотят утеплиться, вы объявляете начало продаж и уже мысленно считаете прибыль. Но оказывается, что курток нет — вместо них осенние плащи. Так вот, если пересчитывать запасы хотя бы раз в два месяца — таких ситуаций не возникнет.
Как автоматизировать процесс учета товара в магазине
Чтобы не записывать в журнал каждую партию товара вручную и оставаться на работе до ночи в дни инвентаризации, подключите программы для учета товара в рознице — рутину они возьмут на себя. Но, прежде чем устанавливать систему, купите необходимое оборудование:
- POS-терминалы. Это умные кассы, которые помогают кассирам пробивать товары, считать сумму покупок, принимать оплату картой или наличными и выдавать чек. Они даже умеют создавать отчеты — сколько товара продано и сколько осталось в запасе.
- Сканеры штрихкодов. Представьте, какая очередь скопилась бы на кассе, если бы кассир вручную искал каждый товар в системе и вводил его данные. Сканеры штрихкодов сэкономят время покупателей и сотрудников: один «пик» — и вся информация о товаре появится на экране.
- Фискальный регистратор. Это устройство, которое подключается к кассовой системе магазина, печатает чеки и сразу передает данные о продаже в налоговую.
Когда кассовое оборудование готово, переходите к выбору системы учета. Полностью делегировать задачи ей не получится, но сэкономить собственное время и силы — да. Вот какие задачи можно автоматизировать:
Создание базы товаров. Отсканируйте штрихкод — и наименование, изображение и вся информация о товаре тут же появятся в системе. Чтобы проверить данные, достаточно будет включить компьютер.
Контроль остатков и учет продукции. Система синхронизируется со складом и осуществляет процесс инвентаризации автоматически — не нужно тратить силы, чтобы все пересчитать на пальцах или калькуляторе.
Контроль над расходами и доходами. Вы вводите затраты — система формирует наглядный отчет о расходах и доходах. Не нужно тратить время, чтобы свести данные вручную.
Отправка отчетов в госорганы. Все операции по кассе система автоматически передаст в налоговую. А если вы торгуете алкоголем — отправить отчеты в ФСРАР можно будет в несколько кликов.
3 коротких совета: как вести учет товара в розничной торговле
- Минимизируйте работу руками: используйте системы для автоматизированного учета, которые быстро вносят данные о товарах в базу, сами отслеживают остатки на складе и создают отчеты.
- Используйте штрихкоды и сканеры: так кассир сможет работать быстрее, а информация о продажах — автоматически обновляться.
- Анализируйте данные: следите, какие товары продаются лучше, а какие — хуже, и планируйте закупки так, чтобы не захламлять склад, а увеличивать прибыль.
Если сомневаетесь, что сможете разобраться со всем самостоятельно, а навести порядок и облегчить учет товара хочется — закажите консультацию у специалистов Бизнес.Легко. Мы подберем кассовое оборудование, подключим и настроим систему, проведем обучение персонала — на месте или удаленно