Все об УПД: как заполнять, хранить и использовать новую форму

Марина — главный бухгалтер в оптовой компании. Раньше для каждой партии товаров нужно было оформлять счет-фактуру, товарную накладную и акты. Любая ошибка в документах приводила к задержкам и лишней бумажной работе. Но с переходом на УПД ситуация изменилась: теперь Марине не нужно тратить время на заполнение комплекта документов и исправление ошибок.

Как УПД может упростить бизнес-процессы и как оформить документ — разберем в статье.

Что такое универсальный передаточный документ

Раньше при передаче товаров нужен был комплект документов — для учета НДС и подтверждения поставки. С 2013 года компании могут заменить их единым документом — УПД.

Некоторые компании обязаны работать с УПД по закону, другие переходят на него добровольно, чтобы упростить процесс обмена документами между контрагентами.

Что означают статусы УПД

В УПД предусмотрены два статуса, каждый из которых указывает, какой он заменяет первичный документ. В соответствующей графе документа можно поставить цифры 1 или 2.

Статус 1 предполагает, что УПД используют вместо документов, которые подтверждают сумму налога и передачу товаров.

Статус 2 выбирают, когда УПД заменяет только первичные документы — накладные и акты.

Когда бизнес может применять УПД

Использовать УПД можно в большинстве коммерческих сделок, связанных с поставкой товаров и оказанием услуг. Список сделок, при которых он может заменить стандартные документы, указан в письме ФНС. Например, единую форму используют при:

• отправке товаров покупателю;
• передаче прав на нематериальный коммерческий продукт, товарный знак или требование долга;
• фиксации оказанных услуг или выполнения работ.

Есть исключения, когда организации не могут работать с УПД.

Если компания работает с авансовыми платежами. Без факта оказания услуг или передачи товара нельзя использовать подтверждающий документ.

Если компания продает алкоголь. Они должны использовать специальные формы учетных документов, так как учет движения спиртосодержащей продукции регулируется отдельными нормативными актами.

УПД применяется, если обе стороны согласны его использовать. Партнер может потребовать традиционные документы, если применение универсального передаточного документа не прописано в учетной политике их компании.

Какие организации должны использовать УПД

По закону электронные счет-фактуры или УПД должны использовать компании, которые проводят сделки с прослеживаемыми товарами. К ним относятся:

• холодильники и стиральные машины;
• грейдеры, погрузчики, дорожные катки;
• мониторы и проекторы;
• коляски и автокресла для детей.

Все остальные компании могут использовать УПД по желанию, если хотят упростить документооборот.

Чтобы использовать универсальный передаточный документ, компании нужно внести изменения в учетную политику, утвердить его форму и обучить сотрудников работе с новым форматом. Еще потребуется согласовать использование УПД с партнерами и внести соответствующее изменение в договоры.

Какой УПД выбрать: бумажный или электронный

Компании могут оформлять УПД в двух форматах? бумажном и электронном.

Бумажный УПД распечатывают и передают вместе с товаром. Если допустить ошибку, исправить ее сложно — придется оформлять корректирующие документы, а иногда и заново подписывать всю сделку. Такой вариант подходит небольшим компаниям, которые не используют электронный документооборот.

Электронный УПД подписывают с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) и передают через систему ЭДО. Цифровые файлы легко согласовывать, подписывать и, если нужно, корректировать без бумажной волокиты.

Компания Ивана занимается поставками строительных материалов. Вначале бухгалтер заполняла УПД вручную и передавала их клиентам на бумаге. Иван не был против такого процесса, поскольку количество сделок было ограничено.

Но с ростом компании и расширением клиентской базы возникла проблема: ошибки в заполнении документов стали чаще, а поиск нужных файлов среди множества бумаг отнимал много времени.

Иван внедрил систему ЭДО, которая упростила заполнение документов и ускорила сам процесс обмена, — теперь все заполняется быстро и без ошибок.

Подключить ЭДО для работы с электронными передаточными документами поможет СБИС. Система позволит настроить документооборот под конкретные бизнес-процессы, сверит данные с партнерами и узнает статус сделки. Вам не придется распечатывать УПД, а файлы можно согласовывать и подписывать в пару кликов.

Как оформить УПД

Разберем процесс заполнения документа по шагам.

1. Выберите статус. 1 или 2 в зависимости от того, какие документы вы планируете заменить.
2. Заполните реквизиты сторон. Укажите данные продавца и покупателя: ИНН, КПП, полное наименование.
3. Опишите предмет сделки. Перечислите товары или услуги, объем, цену и сумму НДС.
4. Подпишите документ. Подписи ставят директор компании, бухгалтер или индивидуальный предприниматель.

После того как вы подпишете документ, его нужно передать контрагенту. Бумажный экземпляр передается вместе с товаром, а электронный — через ЭДО.

Коротко об универсальном передаточном документе

• С помощью УПД можно подтвердить факт отгрузки товара. Компании используют его вместо того, чтобы формировать документы налогового учета, налоговые и акты.
• Использовать УПД должны организации, которые продают или покупают прослеживаемые товары из специального перечня. Для остальных компаний это возможность упростить документооборот.
• Использовать УПД нельзя, если бизнес работает по предоплате или продает алкоголь.