Как работать в бухгалтерии СБИС. Инструкция

В сервисе «СБИС Бухгалтерия» удобно проводить бухгалтерские операции, считать и начислять зарплату, заниматься кадровыми и управленческими вопросами, формировать и уплачивать налоги. Подготовили для вас подробную инструкцию по функционалу СБИС для бухгалтеров.

Как начать работать в «СБИС Бухгалтерия»

Чтобы работать в СБИС, создайте аккаунт организации и настройте особенности учета. Для этого:

1. Зарегистрируйтесь в СБИС — укажите свои данные и номер телефона, подтвердите их звонком.
2. Выберите конфигурацию, она называется «Предприятие». В этой версии будут доступны все функции сервиса.
3. Внесите данные официальных лиц организации, добавьте реквизиты ее расчетного счета.
4. Добавьте электронную подпись.
5. Настройте политику учета и справочники.
6. Заполните данные о структуре организации, внесите данные сотрудников.
7. Установите дату, когда начали работать в программе СБИС, и внесите начальные остатки.

Подробнее о том, как начать работу в СБИС, мы рассказывали здесь.

Первичная документация в СБИС

В СБИС есть всё, что нужно:

• для ведения первичного учета,
• для закрытия отчетных периодов,
• для сдачи отчетности.

В сервис встроены справочники статей расходов и доходов, план счетов. Параметры можно настроить индивидуально под нужды компании. Вот как оформить «первичку» на примере платежного поручения для учета по договорам:

1. Войдите в раздел «Деньги» → «Банк» и выберите входящий платеж → «Оплата от покупателя».

   

2. Выберите контрагента в поле «От кого».

   

3. Нажмите кнопку «Договор», выберите из списка и прикрепите нужный документ.
4. Чтобы связать оплату со складским документом, зайдите в блок «Неоплаченные документы», нажмите на строку «Реализация» и выберите «Провести». По каждому из связанных документов сервис создаст свою проводку, связанную с реализацией или счетом.
5. В проводках и первичном документе будет указан номер договора с контрагентом.

Календарь бухгалтера

В интерактивном календаре бухгалтера отмечены важные для учета события. Их делят на три категории:

1. Отчетность — события в этом разделе планируются на основе системы налогообложения компании. Их нельзя отредактировать, даты устанавливает законодательство.
2. Бухгалтерские события — зависят от перечня обязанностей конкретного сотрудника бухгалтерии. Сроки некоторых событий из этого раздела можно менять в зависимости от внутренних задач — например, дату уплаты налоговых отчислений или начисления амортизации.
3. Пользовательские события — бухгалтер добавляет сам.

Чтобы воспользоваться функциями календаря, зайдите в раздел СБИС «Учет/Отчеты/Календарь».

Прямо в календаре бухгалтер может сформировать документ, отчет, выставить платеж или создать собственное событие. Для этого выберите курсором событие и кликните «Создать». Чтобы отметить событие как выполненное, нажмите значок галочки рядом с кнопкой «Создать».

Чтобы удалить событие из календаря, нажмите символ и откройте меню настроек.

Выберите событие, которое нужно удалить, и нажмите на символ .

Документы, которые формируются автоматически

В СБИС есть служебные документы, которые формируются автоматически. Они нужны, чтобы зафиксировать действия с документами, которые совершает система или ее пользователи. Служебные документы автоматически формируются в личном кабинете, когда пользователь утверждает, отклоняет документ или отправляет его контрагенту. Вот как просматривать служебные документы в СБИС:

1. Откройте любой документ.
2. Перейдите в меню «Лента» или кликните символы и
3. Выберите «Служебные документы».

Сформировать авансовый отчет в СБИС

Бухгалтер обязан сформировать авансовый отчет о средствах, которые сотрудники берут под отчет на оплату расходов, связанных с работой. Подтверждают такие расходы бланками строгой отчетности или чеками — кассовыми и товарными. Примеры расходов, за которые нужно отчитаться сотруднику:

• закупка продукции для склада организации;
• расходы по исполнительному листу, если ответственное лицо получает средства для перечисления алиментов или других долгов через почтовое отделение;
• оплата поставщику, если деньги под отчет ушли на оплату услуг, материалов или товаров.

Вот как сформировать авансовый отчет:

1. Зайдите в раздел «Деньги» → «Подотчет», нажмите значок .

   

2. Откроется меню авансового отчета. В нем нужно заполнить название организации, данные подотчетного лица, указать назначение аванса, выбрать меню «Расходы» и указать их статью. Программа сама определит подходящий счет затрат.

   

3. Если прикрепить к документу отсканированный чек с QR-кодом, программа автоматически определит сумму, распознает номер чека и его дату.
4. Нажмите галочку и добавьте запись в авансовый отчет о расходе.
5. Проведите готовый документ или направьте его на согласование.

Подробная инструкция, как создать авансовый отчет, есть в формате видео.

Выставить счет на оплату в СБИС

Счет на оплату является документом-основанием для перевода денег от покупателя к продавцу. Вот как выставляют в СБИС счета на оплату:

1. В разделе «Бизнес» → «Документы» или в меню «Документы» → «Исходящие» нажмите и выберите опцию «Счет».

   

2. Проверьте дату и данные организации-отправителя.
3. Заполните в поле «Покупатель» фамилию физического лица или введите ИНН/КПП компании и выберите из выпадающего перечня нужную.
4. Укажите данные договора.
5. Чтобы добавить списки товаров или услуг, нажмите . Сервис сам «подтянет» цены из прайса, также их можно ввести вручную.
6. Настройте срок оплаты: «Настройки» → «Параметры учета» → «Расчеты с контрагентами» → «Сроки оплаты». В строке «Выставленные счета» укажите верное количество дней и кликните «Применить».
7. Выберите , в открывшемся бланке сверьте количество, наименования, цены и данные компании.
8. Если нужно отредактировать документ, на вкладке «Документы» выберите значок . Укажите, для чего предназначен платеж, добавьте документ-основание, сроки актуальности счета и сохраните изменения, нажав .
9. Последний шаг — нажмите и выберите, как удобно отправить счет.

   

Транспортная накладная в СБИС

СБИС поддерживает функцию создания и отправки цифровой транспортной накладной. Подписать документ электронной подписью должны отправитель, логист или водитель и получатель груза. Вот как сформировать накладную:

1. Откройте раздел «Бизнес» → «Транспорт» → «ЭТрН» → и добавьте новый документ.
2. В графе «Отправитель» укажите организацию, передающую груз.
3. Заполните данные получателя, который примет товар, укажите дату и время доставки.
4. Внесите данные перевозчика — ИНН или название компании/ИП, контакты, номер и дату заявки на перевозку груза.
5. Добавьте данные водителя и автомобиля.
6. Заполните информацию о грузе и сформируйте сопроводительные документы, указав их тип, название, номер, стороны, подписавшие документ, и дату заключения.
7. Добавьте данные о дате, месте и времени погрузки, условиях перевозки и отправьте накладную перевозчику.
8. Дождитесь подтверждения от водителя или логиста, что груз от отправителя получен.

Товарно-транспортная накладная в СБИС

Грузоотправитель формирует ТТН, подписывает ее КЭП и направляет в электронном виде получателю груза, перевозчику и водителю, который повезет товар. Вот как это происходит:

1. Когда водитель принял груз, он подтверждает это через смартфон простой электронной подписью.
2. Грузополучатель подтверждает приемку груза при получении квалифицированной электронной подписью.
3. Водитель подтверждает, что передал груз, через мобильное приложение простой электронной подписью.
4. Перевозчик подписывает накладную квалифицированной электронной подписью в СБИС.

Счет-фактура в СБИС

В СБИС есть два вида счетов-фактур:

• автоматические — для поступлений, реализаций, авансов для сотрудников;
• счета-фактуры, которые создают в ручном режиме, например на авансы от поставщиков.

Вот как сделать документ вручную на примере аванса от покупателя:

1. Зайдите в раздел «Налоги» → «НДС» → «Исх. фактуры» → «+ Документ» → «Фактура на аванс».

   

   

2. Укажите данные покупателя, выберите «Входящий платеж». Документ автоматически заполнится.
3. Выберите «Провести», чтобы сформировать проводки по начислению НДС и запись в регистр.

   

Акт выполненных работ в СБИС

Акт нужен, чтобы подтвердить, что работу выполнили и заказчик должен рассчитаться с исполнителем. Подписанный акт означает, что у покупателя нет претензий к качеству товаров или услуг, которые он получил от продавца. Вот как создать акт в СБИС:

1. На главной странице сервиса «СБИС Электронный документооборот» нажмите «+ Создать» и выберите «Акт выполненных работ».

   

   

2. Проверьте отправителя.
3. Заполните поле «Покупатель», если нужно, добавьте данные договора.
4. Укажите сроки исполнения, период действия акта, добавьте комментарии.
5. Кнопкой добавьте необходимые услуги.

   

6. Во вкладке «Документы» кликните , чтобы проверить реквизиты компании, список услуг, их стоимость и количество.
7. Нажмите , чтобы выбрать канал отправки акта и переслать его контрагенту.

Если вы еще не пользуетесь СБИС, обращайтесь к «Бизнес легко». Мы подключим и настроим СБИС, научим ваших сотрудников пользоваться сервисами и будем на связи круглосуточно, если понадобится помощь. Чтобы записаться на консультацию, переходите по ссылке.