Какую онлайн-кассу выбрать для магазина

Если розничный магазин не ведет электронный учет и не регистрирует продажи товаров в онлайн-кассе, то его могут оштрафовать по закону 54-ФЗ. В статье разобрали, что нужно для работы с онлайн-кассой и как ее правильно выбрать, чтобы вести продажи в соответствии с требованиями.

Как работает онлайн-касса и что нужно для работы с ней: кратко

Онлайн-кассы работают так: в кассовую программу вводят информацию о продаже товара или оказании услуги, а касса автоматически генерирует электронный чек, который передается в налоговую для регистрации. Но для соблюдения закона недостаточно просто установить кассовый аппарат. Нужны еще три компонента.

Фискальный накопитель

Данные о продажах нужно хранить и шифровать, чтобы они не потерялись и оставались конфиденциальными. Для этого используется фискальный накопитель — маленькое запоминающее устройство, которое устанавливают в кассовый аппарат. Если накопителя нет, то касса не будет работать и не получится передать данные в ФНС — Федеральную налоговую службу.

Кассовая программа

Кассовая программа — это программа, которая учитывает все денежные операции при обслуживании покупателей. В ней можно рассчитывать стоимость покупки, формировать чек для печати, оформлять возврат, если от товара отказались. Пример популярного кассового ПО — система «СБИС Розница». С ее помощью можно формировать отчеты о продажах, вести бухгалтерию, складской учет и проводить инвентаризацию.

Оператор фискальных данных

Оператор фискальных данных, или ОФД, — это компания, которая получает информацию о платежах, открытии и закрытии смены, а затем обрабатывает и отправляет в налоговую. ОФД выступает посредником между магазином и налоговой — все фискальные данные сначала должны пройти через него. Выбрать оператора нужно самостоятельно из реестра аккредитованных компаний.

Преимущества и особенности онлайн-касс

Онлайн-кассы устанавливают не только ради соблюдения закона, но и потому, что с ней удобнее. После ее подключения магазины получают ряд преимуществ.

Меньше бумажной волокиты. Бухгалтеру не придется распечатывать и хранить бумажные отчеты — все фискальные документы хранятся на накопителе, у оператора и в налоговой.

Меньше налоговых проверок. Так как продажа товаров становится прозрачной, пропадает необходимость в регулярных налоговых проверках — ФНС получают все данные о транзакциях удаленно, поэтому выезжает на места, где объем продаж кажется подозрительным. Например, если в крупном популярном магазине ежедневно отчитываются об одной продаже на 10 рублей в сутки, то это может вызвать сомнения — вдруг торговлю ведут втемную.

Меньше риск воровства. Встречаются недобросовестные сотрудники, которые проводят деньги мимо кассы. Например, продают товары по более низкой цене, а разницу оставляют себе. С онлайн-кассой тоже есть риск кражи, но он меньше. В личном кабинете на сайте оператора или в кассовой программе можно отследить все подозрительные операции и вычислить нарушителя. Например, частые возвраты могут указывать на то, что сотрудник продает товар покупателю и принимает оплату наличными, но не выдает чек, а затем делает возврат и забирает деньги себе.

Можно ли магазину обойтись без онлайн-кассы

Онлайн-касса нужна почти любому магазину, этого требует закон 54-ФЗ. Но не всегда торговля без онлайн-касс не противоречит закону. Например, можно не отправлять электронные чеки в следующих случаях:

Бизнес относится к исключениям 54-ФЗ. По закону электронные чеки могут не отправлять те, кто торгует на стихийных рынках и ярмарках, в поездах и самолетах, а также если бизнес специализируется на продаже:

• безалкогольных напитков, молока и воды в розлив;
• мороженого в киосках;
• газет и журналов — именно бумажных;
• изделий народных художественных промыслов их изготовителем;
• бахил в розницу;
• овощей и фруктов;
• молока, кваса, масла, рыбы и керосина из автоцистерн.

Бизнес ведет торговлю через агентов. Агенты — это посредники, которые получают товар от предпринимателя, доставляют его покупателю и принимают оплату. Агентами могут выступать маркетплейсы или курьерские службы. Чтобы не нарушить закон, с посредником заключают агентский договор.

Товар отправляют через «Почту России» наложенным платежом. В этом случае чек печатает сотрудник почты.

Виды и характеристики ККТ

Есть четыре основных вида онлайн-касс. Выбор между ними зависит в первую очередь не от стоимости и современности устройства, а от потребностей каждого бизнеса.

Автономные (ньюджеры)

Автономная онлайн-касса — это контрольный кассовый аппарат с кнопочной клавиатурой и маленьким дисплеем. Ньюджеры не нужно подключать к десктопу или другим устройствам, для доступа к интернету потребуется стабильное подключение к Wi-Fi или сим-карта.

Устройство работает от розетки, но некоторое время вести торговлю можно от встроенного аккумулятора. Длительность работы без подзарядки зависит от модели.

Кому подходит: небольшим магазинам с низким клиентопотоком, а также узкопрофильным магазинам с количеством товаров в пределах 100 позиций.

Достоинства: компактность, низкая стоимость, подходит для курьерской службы, можно брать на выездные точки торговли.

Недостатки: из-за медленной печати чеков при большом потоке клиентов или при большой базе товаров не справится с нагрузкой. Чтобы обновить ПО, придется обращаться к специалистам.

Примеры автономных онлайн-касс: «Меркурий 185», «АТОЛ 91 lite», «АТОЛ 92», «Касса Ф».

Фискальные регистраторы

Фискальный регистратор — принтер чеков со встроенным фискальным накопителем. Чтобы регистратор отправлял чек в ОФД, его через порт подключают к устройству, где есть кассовая программа, например к компьютеру или планшету.

Кому подходит: всем магазинам, которые не занимаются выездной торговлей. Особенно актуальны для точек с большим потоком клиентов, например для супермаркетов, крупных сетевых магазинов.

Достоинства: высокая скорость печати, возможность выбрать чековую ленту разного размера, чтобы, например, печатать на чеках информацию об акциях или экономить на бумаге и использовать узкие чековые ленты.

Недостатки: немобильные, так как требуют постоянного подключения к компьютеру.

Примеры фискальных регистраторов: «Штрих Нано», «АТОЛ 77Ф», «АТОЛ 20Ф», Viki print 80.

Смарт-терминалы

Смарт-терминал — более современный аналог автономных касс, который в зависимости от размера похож на смартфон или планшет. У терминала есть сенсорный экран, внутренняя память и доступ в интернет.

Кому подходит: магазинам с небольшим и средним потоком клиентов, для доставки товаров на дом и выездной торговли.

Достоинства: простая навигация, можно установить свое ПО. В некоторых моделях уже есть эквайринг — встроенный терминал, с которым можно рассчитывать клиентов по карте или QR-коду.

Недостатки: низкая скорость печати в зависимости от конкретной модели.

Примеры смарт-терминалов: MSPOS-K, «Эвотор 10», «Эвотор 5i», «АТОЛ Sigma 10»

Облачные кассы

Облачная касса — физическая касса, которая стоит не в магазине, а у арендодателя в дата-центре. Работа с ней происходит через удаленный доступ.

Кому подходит: онлайн-магазинам без офлайн-точек, магазинам, где оплата списывается по факту доставки товара.

Достоинства: одну кассу можно использовать для расчета клиентов в разных городах, за состоянием оборудования следит арендодатель.

Недостатки: не подходят для наличного расчета.

В «Бизнес легко» можно подключить одну облачную кассу, которой хватит на всю компанию. Подробнее — здесь

Как выбрать онлайн-кассу для магазина: важные критерии

Мобильность. Если торговля всегда идет за прилавком, а клиентов много, то можно выбрать фискальный регистратор. Если покупатели рассчитываются, когда получают товар от курьеров, то понадобится касса, которая работает от заряда аккумулятора — автономная или смарт-терминал.

Мощность аккумулятора. Некоторые модели работают без зарядки несколько часов и подходят для торговли в самом магазине, а некоторые выдерживают до двух суток, поэтому будут надежнее для разъездных сотрудников.

Пропускная способность устройства. Пропускная способность — количество операций, которые кассовая техника может обрабатывать за определенное время. Чем больше поток клиентов, тем быстрее должно работать устройство, иначе обслуживание замедлится. При большом потоке и большом количестве товарных позиций подойдут фискальные регистраторы, при потоке менее 300 покупателей в сутки подойдут смарт-терминалы и автономные кассы.

Гибкость оплаты. Все зависит от формата торговли — онлайн, офлайн или гибридно. Для онлайн-торговли подойдут только облачные кассы, для офлайн — автономные, смарт-терминалы и фискальные регистраторы. Если товар можно купить одновременно на сайте и в магазине, то нужны два вида касс — облачная и та, что будет в самом магазине.

Если товары доставляют курьеры, то есть два варианта. Первый — выдать каждому курьеру по автономному или смарт-терминалу. Но это может стоить дорого. Второй и более выгодный вариант — подключить фискальный регистратор. Курьеры смогут рассчитывать клиентов через мобильное приложение, а регистратор будет печатать чек удаленно. Покупателю чек придет на почту.

Необходимость в автоматизации. Если онлайн-касса — часть комплексной автоматизации магазина, то должна быть возможность интегрировать ее с учетными системами. Для этого можно выбрать смарт-терминалы. Если нужно только печатать чеки и отчитываться перед налоговой, то подойдут и бюджетные автономные модели.

Совместимость с текущим ПО. Если магазин уже работает с торговым оборудованием, например весами, сканерами штрихкодов, то оно должно быть совместимо с онлайн-кассой. Это особенно важно при работе с маркированной продукцией, когда код для маркировки считывает сканер.

Температурный режим. Если товары доставляют курьеры или торговлю регулярно ведут на выставках на открытом воздухе, то нужно убедиться, что касса внезапно не перестанет работать из-за холода. Некоторые модели рекомендуют использовать при температуре не ниже 0 °C, а некоторые могут выдержать и −20 °C.

Как начать работать с онлайн-кассой для магазина: пошагово

1. Купить или арендовать онлайн-кассу. Перед покупкой нужно проверить, что аппарат входит в реестр онлайн-касс — это список устройств, которые одобрили в налоговой службе. Если касса нужна временно, например при сезонной продаже одежды, то можно арендовать устройство. Арендованная касса станет хорошим вариантом и для стартапов, когда неизвестно, продержится ли бизнес длительное время.

2. Купить и подключить фискальный накопитель. На выбор нужного накопителя время тратить не придется — на сегодня в продаже есть только две модели. У одной срок службы составляет 15 месяцев, у второй — 36. Выбор модели зависит от системы налогообложения бизнеса.

Накопитель на 15 месяцев нужен для магазинов, которые:

• работают по общей системе налогообложения — уплачивают все налоги;
• продают подакцизные товары — сигареты и алкоголь;
• ведут сезонную торговлю.

Если магазин работает по спецрежиму, например по упрощенной системе налогообложения, то нужен накопитель на 36 месяцев.

Чтобы подключить накопитель, его нужно вставить в специальный отсек. В зависимости от вида и модели кассы отсек может быть в разных местах — например, под аккумулятором или на нижней части аппарата.

Подробнее о различиях и выборе фискального накопителя мы рассказывали в этой статье.

3. Подписать договор с ОФД. Для подписания договора нужно выбрать ОФД из списка, перейти на сайт выбранной компании и подключить предложенный тариф. Услуги оператора платные и обходятся примерно в 3000 рублей в год.

4. Подать заявление на регистрацию. Для регистрации нужно подать заявление в личном кабинете ФНС или на сайте ОФД. Для этого потребуется квалифицированная электронная подпись.

Если квалифицированной электронной подписи нет, то ее можно оформить самостоятельно, но для этого придется идти в налоговую с онлайн-кассой. Более быстрый вариант — заказать оформление электронной подписи. Нужно только представить паспорт и СНИЛС, а все остальное сделают специалисты «Бизнес легко».

5. Получить и ввести регистрационный номер. Если в заявлении нет ошибок, то ФНС отправит регистрационный номер. Его нужно ввести в кассовую программу, чтобы касса выдала отчет о регистрации. Сделать это нужно в течение суток после получения номера.

6. Отправить отчет о регистрации в ФНС. Для этого в личном кабинете ФНС нужно внести данные с распечатанного отчета.

7. Зарегистрировать кассу в ОФД. На сайте оператора нужно внести данные о зарегистрированной кассе. После этого онлайн-касса готова к работе.

Как начать работу с онлайн-кассой быстрее

Если есть вопросы при выборе онлайн-кассы или нет времени на самостоятельную установку, то можно обратиться к профессионалам. Это ускорит процесс и снизит до минимума риск возможных ошибок при настройке или регистрации устройства в налоговой. Например, можно обратиться в «Бизнес легко». Наша команда поможет на всех этапах — от выбора оборудования до обучения сотрудников. Подробнее о подборе онлайн-касс от наших специалистов можно узнать здесь.