Кого спец.службы наказывают за отсутствие разрешения и обязательно ли получать лицензию ФСБ для бухгалтеров?

Среди бухгалтеров с 2022 года ходит письмо ФСБ и рассказы, один страшнее другого, как привлекают к ответственности аутсорсеров, сдающих отчеты клиентов. Уже возникли фирмы, которые помогают бухгалтерам получить лицензию для ФСБ.

Мы расскажем:

• Стоит ли опасаться взысканий самозанятым специалистам?
• В каких случаях нужно разрешение ФСБ на применение средств конфиденциальности информации?
• Какого наказания ждать бухгалтеру без лицензии ФСБ?

Действительно штрафуют?

Официальное разрешение нужно аутсорсигновым компаниям и исполнителям, которые с помощью личной вычислительной техники подписывают чужую отчетность. Работа считается кодированием информации — такой вывод следует из письма № С-2133. При этом неважно, подписываются ли отчеты личной ЭЦП бухгалтера по доверенности или для этих целей используются электронные подписи клиентов. И в том, и в другом случае нужно официальное разрешение.

Опасения исполнителей по поводу письма подкреплены прецедентами:

• в 2020 — руководитель бухгалтерской фирмы оштрафован на 500 руб. (А46-15558);
• в 2017 — с ИП-аутсорсера взыскали 2000 руб. (А29-9829);
• в 2016 — аутсорсинговое ООО заплатило 10 000 рублей (А38-2092).

Ответчики попытались оспорить штрафы в суде, но проиграли.

О других аналогичных делах ничего не известно. Дело в том, что ФСБ организует проверки уполномоченных бухгалтерий редко, как правило, после жалоб. И фирмы стараются не афишировать понесенное наказание, а оплачивают выставленные суммы без попытки оспорить.

По самозанятым специалистам статистики по взысканиям нет и, возможно, не будет. Условия получения разрешения таковы, что физлицо абсолютно никак не пройдет процедуру. Такое право имеют только ИП и юрлица.

Наказание за работу без лицензии ФСБ для бухгалтеров

Административная ответственность по КоАП РФ наступает при передаче файлов с отечностью заказчика в налоговую, если у исполнителя нет разрешения ФСБ на кодирование данных.

Предусмотрены штрафы:

• не более 1000 и не менее 500 руб. — для рядового сотрудника;
• от 2000 до 3000 руб. — для руководителя компании или предпринимателя;
• в пределах 10000-20000 — для аутсорсинговой компании.

ФСБ предъявляет претензии, когда обнаруживается сам факт нелегальной деятельности. Поэтому размер взыскания не зависит от объема переданных данных или количества файлов. В теории контролер может изъять рабочее оборудование, предоставленное криптопровайдеру. Однако подобные меры на практике не применяются.

Что кодирует бухгалтер?

Фактически исполнитель только передает информацию в госорганы, а все кодировку отчетности выполняет организация, обеспечивающая юридический ЭДО. Однако ФСБ другого мнения: электронная подпись применяется только в связке с ПО криптопровайдера. Таким образом, когда бухгалтер удостоверяет и отправляет электронный отчет, он автоматически кодирует информацию. А криптографию в интересах заказчика может производить только тот исполнитель, у которого на это есть официальное право.

Если юрлицо или индивидуальный предпринимать работают с криптопровайдером для собственных нужд, им лицензия не нужна. Уточнение есть в 1 пункте положения о лицензировании.

Иногда для криптографии не применяется специальное ПО — функция «зашита» в операционную систему, в которой работает аутсорсер. Однако такое объяснение не помогло ответчикам из примеров выше. Суд решил, что криптопровайдер относится к самостоятельным программам.

Лицензия ФСБ для бухгалтеров — как получить? Кому ее нужно оформлять?

Покажем на примере:

Сотрудник аутсорсинговой компании или бухгалтер, предоставляющий услуги в статусе ИП, пересылают документы клиентов по интернету. В обмене информацией участвует организация, обеспечивающая юридический ЭДО.

• Разрешение нужно, когда файл с клиентской отчетностью заверен собственной электронной подписью исполнителя и передан в ИФНС от его имени.
• Также разрешение нужно, если исполнитель использует в работе криптографический ключ клиента и отсылает информацию в налоговую от лица клиента, но с личного компьютера. Такая ситуация не нравится контролерам, поскольку информация проходит через программу криптопровайдера, а значит, сведения кодируются. Иногда с одного IP-адреса поступает отчетность посторонних фирм. Нарушение можно легко обнаружить, и вычислить исполнителя.
• Не нужна лицензия ФСБ для бухгалтеров, если специалист только заполняет отчетные таблицы, а клиент лично заверяет их и направляет в ИФНС от своего имени.

Последний вариант не по нраву клиентам — он кажется им неудобным. Но есть способы, как упростить жизнь заказчику:

• перейти на дистанционное взаимодействие с помощью сервиса СБИС. Схема работы такая: бухгалтер готовит отчетность, а затем клиент входит в сеть со своей подписью и заверяет файл;
• воспользоваться функцией удаленного доступа. Бухгалтер может дистанционно подключиться к клиентскому компьютеру и произвести нужные манипуляции.

2 категории исполнителей, кому пока можно работать без лицензии ФСБ для бухгалтеров

Есть две категории исполнителей, кому не нужно официальное разрешение:

• штатные сотрудники. Они выполняют обязанности в интересах работодателя — эта деятельность не касается проверок ФСБ;
• ИП и бухгалтерские фирмы на аутсорсинге только составляют отчетность. Они не занимаются кодированием, так как не применяют средства ЭП.

Спорная ситуация с самозанятыми и подрядчиками, работающими по договору ГПХ, которые используют личный электронный ключ для файлов компании-заказчика. Формально разрешение нужно, так как кодирование проводится не для нужд исполнителя. Однако сделать по закону не получится, поскольку для этого нужно ИП или юрлицо.

Из практики: контролирующие органы обходят стороной исполнителей, которые взяли на себя все операции по бухучету компаний. В этом случае подготовку отчетов нельзя назвать отдельной услугой.

5 причин перейти к Saby Buhta

Попробуйте использовать Saby Buhta — онлайн-сервис для обслуживающих бухгалтерий. Это современное решение, позволяющее упростить работу бухгалтеру и избежать нарушений при ее выполнении. С помощью сервиса можно качественно и быстро исполнять задачи, при этом — соответствуя требованиям ФСБ.

• Saby Buhta позволяет создать личные кабинеты для клиентов. Можно настроить процесс подписания отчетов таким образом, чтобы он проходил максимально удобно и без нарушений всех требований ФСБ.
• Функционал CRM позволяет фиксировать результат взаимодействия с клиентом, запланировать новые задачи.
• Сервис позволяет получать уведомления и отвечать на сообщения из разных мессенджеров. Клиент пишет из Telegram, VK, а бухгалтер оперативно просматривает все письма в окне Saby Buhta.
• Также в одном окне собраны все задачи, взаиморасчеты и пр. А календарь позволит не пропустить важное событие.
• Сервис автоматически заполняет большую часть всех документов, освобождая время сотрудника.

По всем дополнительным вопросам обращайтесь за консультацией в «Бизнес-Легко». Наши специалисты оперативно помогут и расскажут о нововведениях в области бухгалтерии!