Облачная бухгалтерия: способ сэкономить деньги компании и время бухгалтеров
Представьте: сидит бухгалтер Марина и пятый раз за месяц скачивает семь гигабайт «исправлений» для коробочной программы. Марина злится, ведь работы много и откладывать ее уже надоело. А каждый вечер, когда все нормальные люди отдыхают, Марина жмет кнопку «Сделать резервную копию» и ждет, потому что если завтра сервер ляжет, спросят с нее.
Нервы Марины на пределе, но другого бухгалтера в компании нет. Что делать? Отвечаем: внедрить облачную бухгалтерию. Что это такое и чем поможет бизнесу — в статье.
Что такое облачная бухгалтерия
Облачная бухгалтерия — это программа для ведения учета, которая хранится на удаленном сервере. Чтобы работать в ней, достаточно открыть браузер, зайти на сайт и ввести логин и пароль — неважно, где вы при этом находитесь, хоть на пляже, лишь бы был интернет.
Облачную бухгалтерию не нужно устанавливать на офисные компьютеры и обновлять каждый месяц. Синхронизировать данные между пользователями тоже не нужно — работать можно одновременно. А о безопасности данных и резервных копиях позаботится провайдер.
Каким компаниям подойдет облачная бухгалтерия
Малому бизнесу. Облачные сервисы помогают сэкономить время и деньги компании. Руководителям не нужно покупать дорогое программное обеспечение и нанимать штат специалистов, которые будут его обслуживать.
Стартапам. Облачную бухгалтерию легко внедрить и использовать — это позволяет компаниям, которые только начинают свой путь, сфокусироваться на развитии бренда. Не нужно тратить ресурсы, чтобы нанять бухгалтера на полную ставку, или разбираться в сложных программах учета самостоятельно.
Компаниям на удаленной работе. С помощью облачных систем сотрудники и руководители могут работать с документами откуда угодно — это делает управление бизнесом проще и эффективнее.
Фрилансерам. Если вы сам себе начальник, облачная бухгалтерия позволит вести учет доходов прямо с телефона и отправлять отчеты в налоговую за несколько кликов.
Какие задачи решает облачная бухгалтерия
Бухгалтерский учет в коробочных программах выглядит так: вы купили программу, установили на офисный компьютер и каждый день часами сидите за отчетами. Обновления устанавливаете сами, резервным копированием данных тоже занимаетесь сами, а когда что-то сломалось — часами дозваниваетесь в техподдержку разработчика.
Облачные сервисы сэкономят ваше время и автоматизируют повседневные задачи. Например, с их помощью можно:
Вести финансовую отчетность. Система облачной бухгалтерии сама сформирует отчеты о прибыли, движении денежных средств и динамике продаж. Предприниматели в любой момент смогут узнать актуальную финансовую ситуацию в компании и своевременно принять решение — например, стоит ли брать кредит на развитие бренда.
Контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженности. Облачная бухгалтерия автоматически присылает уведомления — например, когда необходимо заплатить поставщику или получить оплату от клиента. Сотрудники с доступом к сервису смогут постоянно контролировать, кто, кому и сколько должен — не придется вести календарь или сверяться с документами.
Рассчитывать заработную плату. Облачная бухгалтерия учтет информацию о должности сотрудника, размере его оклада, надбавках, отпусках и больничных. А затем рассчитает чистую заработную плату — с учетом НДФЛ, пенсионных взносов и вычетов, например на алименты. Сотрудники получат расчетные листы, а банки — платежные документы для выплат.
Создавать интеграцию с другими сервисами. Облачная бухгалтерия поддерживает интеграцию с банками, системами учета товаров и CRM-системами. Представьте: все данные о продажах, клиентах, запасах на складе и финансах компании хранятся в одном месте, а получить доступ к ним можно даже из дома.
Отправлять отчеты в контролирующие органы. Облачная бухгалтерия умеет самостоятельно рассчитывать налоги, формировать налоговые декларации и отчеты по страховым взносам на основе данных, которые вы ввели в систему. Чтобы отправить информацию в контролирующие органы, подключите интеграцию с системами электронного документооборота.
Безопасно ли хранить данные в облаке
Когда дело касается финансов, важно быть уверенным в безопасности. Вдруг кто-то украдет телефон с доступом к серверу или руководитель скачает вирусный файл из электронного письма — тогда все данные сотрудников утекут злоумышленникам. Чтобы подобная ситуация не возникла, сервисы облачной бухгалтерии используют:
- Шифрование данных. Когда вы отправляете документы со своего устройства на удаленный сервер, они защищены от перехвата и чужого доступа протоколами SSL/TLS.
- Многоуровневую аутентификацию. Если кто-то узнает ваш пароль от облака, просто так войти в аккаунт не получится: система потребует дополнительный код из СМС или письма на электронную почту.
- Регулярные резервные копии. Облачные сервисы автоматически копируют данные — если произойдет технический сбой или ваш компьютер сломается, всю информацию можно будет восстановить из резервной копии.
- Защиту от внешних и внутренних атак. Система фиксирует подозрительные действия — например, странные попытки входа или массовую загрузку данных. Если такое случится, пользователь получит уведомление с инструкцией, как защитить свой аккаунт.
Работа в облачных сервисах безопасна, но не забывайте соблюдать личные меры предосторожности: выбирайте пароли длиной от 12 различных символов и не передавайте доступ к аккаунту посторонним, в том числе родственникам.
Если доступ к корпоративному аккаунту нужен нескольким членам команды, создайте индивидуальные логины и назначьте роли для каждого сотрудника. Например, бухгалтер будет иметь полный доступ к системе, а менеджер сможет только просматривать отчеты. Так вы сможете отслеживать и контролировать действия сотрудников, а если кто-то уволится — отозвать доступ к сервису.
Преимущества и недостатки облачной бухгалтерии
Плюсы облачной бухгалтерии
Доступ в любое время и из любого места. Основное преимущество облачной бухгалтерии — это возможность работать откуда угодно, нужен только интернет. Удобно для компаний, чьи сотрудники работают удаленно и живут в разных городах или странах.
Позволяет сэкономить средства компании. Чтобы начать работу в облачной бухгалтерии, не нужно покупать программное обеспечение, серверы и сложное оборудование. Это особенно важно для стартапов и малого бизнеса, где каждая статья расходов имеет значение.
Обновления и поддержка проводятся автоматически. Провайдеры облачных сервисов сами занимаются обновлением, добавляют новые функции и исправляют ошибки — не нужно нанимать специалиста или делать это вручную.
Базу данных можно легко перенести из традиционных программ. Если вы используете программы по типу 1С — данные сотрудников не придется вводить заново. Облачная бухгалтерия поддерживает интеграцию с другими системами, то есть может «соединиться» и самостоятельно перенести всю информацию.
Минусы облачной бухгалтерии
Зависимость от интернета. Представьте: приближается дедлайн, нужно срочно сдать отчет, а тут выключили свет во всём районе. Придется выходить и работать в кафе подальше от дома — иначе воспользоваться облаком не получится.
Требует регулярного обновления подписки. Традиционную программу для бухгалтерского учета компания покупает один раз и пользуется ею годами. Чтобы пользоваться облачной бухгалтерией, нужно оплачивать подписку каждый месяц или год — иначе доступ к данным приостановят.
Коробочные решения обладают ограниченным функционалом. Некоторые версии облачной бухгалтерии не могут создавать сложные кастомные отчеты для внутреннего анализа и не подойдут бизнесу, где требуется учет данных по разным филиалам, юрлицам или системам налогообложения. Доверьте такие процессы расширенным версиям стационарных программ.
Имеет риск утечки данных. Облачные сервисы хорошо защищены от хакерских атак. Однако нельзя терять бдительность: мошенники могут прислать письмо на электронную почту якобы от службы поддержки с просьбой ввести логин и пароль — если сотрудник сделает это, конфиденциальная информация компании окажется под угрозой.
Как выбрать версию облачной бухгалтерии
Чтобы выбрать версию облачной бухгалтерии, воспользуйтесь принципом: не берите лишнего и не экономьте на важном.
Продумайте, какие задачи нужно решить. Изучите функционал личного кабинета облачной бухгалтерии: убедитесь, что система умеет создавать нужные отчеты и предлагает готовые шаблоны, которые соответствуют нормам законодательства. Например, СБИС Бухгалтерия автоматически обновляет формы документов сразу же, как только их утверждают госорганы.
Изучите тарифные планы. Обычно провайдеры облачных систем предлагают несколько вариантов: чем выше цена, тем больший функционал доступен пользователю. Однако не спешите выбирать самый дорогой тариф — начините внедрять облачную бухгалтерию постепенно. Когда поймете, что сотрудников всё устраивает, но функционала не хватает — расширите тариф.
Изучите возможности интеграции с другими системами. Если ваша компания уже работает с CRM-системами, онлайн-кассами или банками, важно, чтобы в облачной бухгалтерии можно было настроить обмен данными: это сэкономит время на ручном вводе.
Сравните несколько программ перед покупкой, чтобы выбрать лучший вариант по соотношению цены и возможностей.
Коротко об облачной бухгалтерии
- Облачная бухгалтерия — это более гибкий, доступный и эффективный способ ведения учета по сравнению с коробочными программами.
- В облаке можно выполнять все рутинные задачи бухгалтера — например, формировать отчеты, вести учет рабочего времени, рассчитывать зарплату и контролировать сроки платежей.
- Не бойтесь потерять данные: облачная база данных защищена лучше, чем локальная сеть. Даже если с компьютером что-то случится, вы сможете войти в личный кабинет и продолжить работу с телефона или планшета.
- Выбирайте версию облачной бухгалтерии с учетом целей компании: чем больше филиалов и сотрудников, тем более обширный функционал потребуется.
В общем, работайте откуда угодно, пользуйтесь актуальными налоговыми формами и не беспокойтесь о сохранности данных в СБИС Бухгалтерии. Специалисты «Бизнес легко» внедрят и настроят систему, а затем обучат ей пользоваться.
Напишите нам, чтобы попробовать демоверсию, заказать СБИС Бухгалтерию или получить помощь с установкой
Написать