Воинский учет — 2023: внесение изменений и как оформить в организации

Во всех организациях, кроме ИП, закон обязывает вести воинский учет. Требование действует с 1996 года, а в 2023 году в нем появились важные изменения, и теперь платить за нарушения придется в десятки раз больше. Рассказываем, за что могут оштрафовать компании и как правильно начать воинский учет.

Изменения по воинскому учету в 2023 году

Начнем с изменений в законодательстве, которые повлияли на процесс учета.

Сократились сроки передачи данных. Теперь у организаций есть пять дней, чтобы передать информацию, которая необходима военкомату. Раньше на это отводили две недели.

Информировать комиссариат нужно при трудоустройстве или увольнении сотрудника, который подлежит воинскому учету, а также когда у работника изменилась личная и рабочая информация. Например:

• об образовании,
• семейном положении,
• месте жительства или пребывания,
• состоянии здоровья,
• структурном подразделении организации,
• должности.

Если сотрудник не хочет самостоятельно идти в комиссариат и становиться на учет или у него нет документа военнообязанного, то об этом тоже необходимо сообщать в ведомство.

Можно не подавать списки молодых людей в возрасте 15 и 16 лет. К этой возрастной категории относятся граждане, которые еще не стоят на воинском учете, но в скором времени должны посетить комиссариат. Раньше закон обязывал передавать список таких сотрудников до 15 сентября. Теперь эту обязанность снимают с работодателя. Такое же требование распространялось и на юношей 17 лет, их списки нужно было направлять до 1 ноября. Теперь это нужно делать только по запросу военкомата.

Можно передавать данные электронно. Ранее весь учет можно было вести только на бумаге, но вскоре это можно будет делать и через Госуслуги. Полноценно это станет возможным, когда в использование войдет реестр воинского учета. Для этого сотруднику, который занимается военным учетом в организации, потребуется усиленная квалифицированная подпись (УКЭП).

Если на сотрудников не оформляли УКЭП, то, чтобы не тратить время на подготовку документов и самостоятельное получение подписи, можно обратиться к специалистам «Бизнес легко». Для получения подписи нужно представить только паспорт и СНИЛС. Узнать подробнее.

Новые штрафы по воинскому учету

Из нового: теперь организацию могут оштрафовать за неоказание содействия при объявлении мобилизации по статье 19.38 КоАП РФ. Эту статью добавили только в 2023 году. Штраф по ней составит от 60 000 до 80 000 рублей для должностных лиц и от 400 000 до 500 000 рублей для организаций.

Также изменения значительно сказались на штрафных санкциях за нарушения, ответственность за которые была и ранее, но теперь сумма взысканий за них стала в десятки раз больше. Подробнее об увеличении штрафов в таблице ниже.

Кого касается воинский учет в организации

Под требования подпадают все сотрудники, которые подлежат призыву или пребывают в запасе и которые заключили трудовой договор. К ним относятся люди в штате, которые приходят на место работы, и те, кто работает удаленно или на полставки. Если человек заключил договор ГПХ или сотрудничает как самозанятый, то по нему вести документацию не нужно.

Если опираться на Методические рекомендации по воинскому учету в организации, утвержденные Генштабом ВС РФ, то отчитываться нужно о мужчинах, которые:

• подлежат призыву в армию на срочную службу и чей возраст находится в пределах от 18 до 27 лет; в январе 2024-го вступят изменения в закон, и к призывникам будут относиться мужчины до 30 лет;
• закончили военную кафедру или отучились в военном вузе;
• прошли военную службу и сейчас находятся в запасе;
• прошли альтернативную военную службу;
• получили отсрочку.

Учет касается и женщин, у которых есть военно-учетная специальность. К таким специальностям, например, относятся связисты, фармацевты, телефонисты и врачи. Всего в списке десятки разных профессий, ознакомиться с ними можно в приложении №1 к Положению, утв. Постановлением Правительства РФ № 719 от 27 ноября 2006 г.

Когда в штате работают только женщины без военной категории, то ставить организацию на учет необязательно. Однако лучше это все же сделать, ведь при найме мужчины или женщины с учетной специальностью придется оперативно решать вопрос с комиссариатом.

Вести документацию по конкретному сотруднику нужно, пока его не снимут с учета. Это происходит, когда сотрудника выводят из запаса. Сроки отличаются в зависимости от звания и разряда, но если взять только верхние границы, то женщин выводят из запаса максимум в 50 лет, а мужчин — в 70. Детальная информация есть здесь — ст. 53 ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».

С чего начать воинский учет в организации: пошагово

Рассмотрим основные этапы.

1. Определить ответственных лиц. Необходимо, чтобы за ведение воинского учета в организации отвечал один или несколько ответственных сотрудников. Они проверяют документы работников, предоставляют сведения в комиссариат и отвечают за ведение отчетности. Весь список обязанностей есть в третьем разделе Методических рекомендаций.

   Перед определением ответственных следует узнать число военнообязанных. От этого будет зависеть то, сколько сотрудников нужно назначить на работу с военкоматом (п. 12 Положения):

   • На 500 военнообязанных приходится один сотрудник на совмещающей должности, то есть для него учет — дополнительная нагрузка, за которую ему должны доплачивать.
   • До 2000 военнообязанных — один сотрудник, для которого ведение учета будет основной деятельностью.
   • До 4000 военнообязанных — два сотрудника.
   • На каждые последующие 3000 — по еще одному дополнительному сотруднику.
2. Подготовить приказ о воинском учете в организации. В нем нужно прописать, кто из сотрудников будет ответственным лицом, а также тех, кто при необходимости сможет их заменить.

   

3. Описать план работ по военному учету. В плане нужно перечислить задачи по ведению учета на год и указать сроки их выполнения. Каждый год план работ нужно обновлять. Документ типовой, поэтому можно использовать готовый шаблон. Скачать его можно здесь.
4. Подготовить карточку по форме №18. Это отчет с основными данными об организации. Запросить форму можно у сотрудников комиссариата, так как образцы бланка могут немного отличаться в разных регионах.

5. Поставить организацию на учет. Необходимо прийти в комиссариат, который относится к месту регистрации юридического лица, и предоставить приказ, форму №18 и план работ. Заявление подписывать не нужно. Также необходимо подготовить дубликаты учредительных документов.

   Если военный комиссариат указал на несоответствия, то нужно будет внести правки и посетить военкомат снова. Если все хорошо, то организации выдадут документ с подтверждением.

6. Составить список военнообязанных и подготовить форму №10. Для этого нужно опираться на категории граждан, о которых мы говорили выше. Информацию о военнообязанных переносят в карточки, по которым затем проводят сверку. Для хранения карточек закон требует создать картотеку — все бумаги для учета рекомендуют хранить в металлических шкафах.

   

7. Запросить и проверить документы военнообязанных. Подойдут следующие документы:

   • военный билет;
   • удостоверение — для призывников;
   • справку или временное удостоверение.

   Задача ответственного лица — проверить, что документы достоверные и в них нет нарушений. Например:

   • Если сотрудник военнообязанный — есть ли у него соответствующая отметка на 13-й странице паспорта.
   • Есть ли в воинском билете отметка о постановке на учет по месту пребывания или проживания.
   • Соответствует ли представленный документ утвержденным формам — посмотреть, как должны выглядеть документы и что в них должно содержаться, можно здесь.
   • Совпадают ли данные в билете и паспорте.

   Если нарушения есть — например, военный билет одного из работников поддельный, — нужно передать эту информацию в военкомат в течение пяти дней.

8. Сверять данные и вовремя сдавать отчетность. После начала учета следует каждый год сверять данные работников и, если есть изменения, корректировать карточки и сообщать об этом в военкомат. Направлять отчеты нужно в сроки, которые организация согласовала с комиссариатом.

Как упростить воинский учет через СБИС

Чтобы приступить к ведению отчета, нужно лично посещать военкомат, а дальнейшая работа потребует много времени на ведение документации. В постоянном потоке бумаг можно допустить ошибки. Но процесс можно автоматизировать с помощью бухгалтерского софта. Например, с помощью сервиса СБИС для кадрового управления.

Возможности сервиса позволяют автоматически заполнять:

• карточки по форме №10;
• карточку организации по форме №18;
• информацию об устройстве или увольнении сотрудников;
• обновленную информацию о сотрудниках — место прописки, семейное положение и пр.;
• списки для сверки.

Решение позволяет в разы ускорить работу с документами и минимизировать риск ошибок.

Кроме того, вместе с упрощенным воинским учетом при подключении СБИС организации получают и функции решения. Например, можно будет формировать графики отпусков и вести кадровый учет. Больше о том, как электронный документооборот помогает ускорить выполнение рутинных задач и как вести воинский учет в СБИС, мы рассказывали в этой статье.

Для начала работы нужно подключить сервис, а ускорить этот процесс и обучить сотрудников помогут специалисты «Бизнес легко». Переходите по этой ссылке, чтобы узнать больше.