Что такое ОФД простыми словами

Когда бизнес переходит на работу с онлайн-кассой, из оборудования нужны сама касса и фискальный накопитель. Но чтобы все они могли передавать информацию, бизнесу не обойтись без подключения к оператору фискальных данных, или сокращенно — ОФД. Разбираем подробнее, зачем к нему подключаться и что будет, если этого не сделать.

Зачем нужен ОФД

По Федеральному закону №54-ФЗ бизнес должен использовать онлайн-кассу, чтобы через нее передавать в налоговую фискальные данные. К фискальным относятся все сведения, которые обрабатывает касса, в частности расчет клиентов или чеки возврата, когда клиент хочет вернуть деньги за товар или услугу.

В налоговую данные поступают не напрямую из онлайн-кассы, а через компанию-посредника — оператора фискальных данных. Вот что должен делать ОФД:

• в бесперебойном режиме получать и обрабатывать фискальные данные;
• ежедневно передавать фискальные данные в налоговую;
• исключать возможность исправить, удалить или обезличить полученные сведения;
• обеспечивать конфиденциальность полученной информации;
• предоставлять покупателям возможность подтвердить оплату;
• создавать резервную копию фискальных данных.

Оператор хранит данные пять лет, после чего удаляет — кроме тех случаев, когда с предпринимателем не обговаривали другие сроки хранения.

Как работает ОФД

Оператор получает и передает информацию по следующему алгоритму:

1. Клиент покупает товар или услугу — для оплаты использует карту или наличные. После оплаты ему выдают электронный чек с фискальным признаком.
2. Данные о продаже попадают на фискальный накопитель.
3. Накопитель шифрует и сохраняет информацию, а касса передает ее в ОФД.
4. ОФД обрабатывает информацию и при отсутствии нарушений передает данные онлайн-кассе о получении чека.
5. ОФД формирует суточный отчет о кассовых операциях и передает в ФНС.

Для связи с ОФД у бизнеса должно быть стабильное подключение к интернету. Если связь внезапно пропала, то фискальные данные продолжают поступать на накопитель. Когда интернет снова появляется, устройство автоматически передает все неотправленные данные оператору, включая сведения за прошлые дни.

Если чеки не ушли в ОФД из-за интернета, то у бизнеса есть 30 дней, чтобы восстановить подключение. Если этого не сделать, накопитель перестанет сохранять данные, а бизнес могут оштрафовать.

Если подключить и не продлить ОФД, когда срок договора истек, то условия будут такие же. Данные будут поступать в накопитель только 30 дней, а после их истечения перестанут храниться.

Чем отличается ОФД от фискального накопителя

Фискальный накопитель (ФН) — это маленький чип, который вставляют в онлайн-кассу. Он нужен, чтобы хранить данные об операциях и передавать их в налоговую. То есть это устройство, которое нужно купить вместе с кассой. ОФД же — это компания, которая получает данные из накопителя и обрабатывает их.

Можно ли работать без ОФД

Работа с ОФД — обязательна. Под это требование подпадает большинство организаций, но есть и исключения, при которых допускается непередача данных в ОФД:

• Организации, которые работают в местности с плохим интернетом. В законе такая местность называется труднодоступным районом, там можно совсем не использовать онлайн-кассы (п. 3 ст. 2 ФЗ-54).
• Населенные пункты, которые находятся вдали от крупных городов и где проживают менее 10 тысяч человек. В этих пунктах работать с онлайн-кассами можно без подключения к ОФД (п. 7 ст. 2 ФЗ-54).

Сколько стоит ОФД

Услуги оператора нужно оплачивать, бесплатных альтернатив нет. В среднем за услуги сервиса предлагают платить 3000 рублей в год за одну онлайн-кассу. Тариф может отличаться, если в него входят другие услуги, допустим, рассылка электронных чеков в мессенджеры. Оплату можно настроить на автоматическое списывание, чтобы не забыть продлить действие услуги.

Некоторые операторы предлагают специальные условия, которые позволяют гибко настроить подписку. Например, у СБИС ОФД есть подневная оплата, которая подойдет для сезонных продаж, когда с онлайн-кассой нужно работать только несколько дней, недель или месяцев.

Какой ОФД выбрать

Предприниматели сами выбирают оператора, но главное требование закона — чтобы компания была из официального списка ФНС. На сегодня в списке 16 компаний. Выбор среди них конкретного оператора зависит только от личных предпочтений и необходимости в дополнительных услугах.

При выборе можно опираться на следующие критерии.

Дополнительные опции в сервисе. Так как у операторов примерно одинаковые тарифы, выбрать стоит ту компанию, которая может предоставить больше услуг. Если смотреть на примере СБИС ОФД, то кроме всего необходимого в работе в рамках закона этот оператор позволяет:

• оформлять электронные чеки в фирменном стиле компании;
• сравнивать динамику продаж в своих торговых точках со средней по рынку;
• сравнивать средний чек в своих торговых точках с конкурентами.

Комплексная поддержка при переходе на онлайн-кассу. Если предпринимателю нужно перейти на онлайн-кассу, то сначала ему нужно разобраться в том, а какие вообще есть онлайн-кассы, как ее зарегистрировать, как начать с ней работать. Затем еще нужно обучить сотрудников. Можно заняться этим самостоятельно, но если весь этот процесс можно переложить на ОФД, то получится сэкономить время и избежать ошибок.

Есть ли у оператора мобильное приложение. Компьютер не всегда под рукой, поэтому плюсом будет удобное приложение, в котором можно отслеживать данные в любой момент.

Что такое личный кабинет ОФД и для чего он нужен

Личные кабинет — это рабочее пространство на сайте ОФД, где пользователь может посмотреть всю истории передачи данных и следить за работой контрольно-кассового оборудования. Последнее особенно важно, так как если не обнаружить ошибку в работе техники, то это может привести к штрафу, а предприниматель не сможет взять данные от ОФД за последние смены.

Операторы могут помочь избежать штрафов. Например, в СБИС ОФД есть онлайн-мониторинг контрольно-кассового оборудования. За счет этого пользователи получат уведомление в кабинете, когда в выдаче чеков произошел сбой.

Из дополнительных возможностей: в кабинете можно вести аналитику продаж. Например, смотреть, как меняется доходность в разные сезоны или на каких сотрудников приходится больше продаж.

Как подключиться к ОФД

Для начала у бизнеса уже должна быть онлайн-касса с фискальным накопителем, которая прошла регистрацию в налоговой службе: данные оборудования потребуются для договора. Подробнее о выборе онлайн-кассы и регистрации в налоговой мы рассказывали в этой статье, а про выбор фискального накопителя можно прочитать здесь.

Если при выборе возникают сложности или хочется делегировать эту задачу, то можно обратиться в компании, которые помогают с выбором оборудования. Например, команда «Бизнес легко» может взять весь процесс на себя.

Принцип подключения у всех операторов примерно одинаковый. Рассмотрим на примере СБИС ОФД:

1. Оформите УКЭП. Это усиленная квалифицированная электронная подпись. С ней можно подписывать электронные документы, а если ее нет, то заключить договор не выйдет.
2. Зарегистрируйтесь на сайте оператора. Для этого перейдите на сайт выбранного оператора и следуйте инструкциям. После этого у вас появится возможность подключить онлайн-кассу.
3. Зарегистрируйте онлайн-кассу. Для этого нужен регистрационный номер оборудования, который выдали в налоговой, ИНН компании и ваш контактный номер. Введите его в поле и переходите к следующему шагу.

   

4. Проверьте подключение к кассе. На этом шаге нужно проверить корректность данных. Если всё корректно, то вы увидите информацию о вашей онлайн-кассе и подключена ли она к оператору. Если не подключена, то стоит снова перепроверить данные.

   

5. Оплатите тариф. Нужно указать данные для оплаты и ввести полученный код для подтверждения.
6. Убедитесь, что касса появилась в личном кабинете. Для этого в личном кабинете СБИС перейдите в раздел «Розница/Кассы», выберите ту точку продаж, где стоит кассовое оборудование, и проверьте, отображается ли касса. Если да, то нажмите на нее и посмотрите, стоит ли в карточке статус «Ожидание продаж».

   

7. Проверьте, всё ли работает. Для этого откройте смену, сделайте тестовый расчет на одну копейку и закройте смену. Данные о смене должны отобразиться в личном кабинете. Посмотреть их можно в разделе «Кассы/ОФД» — там можно узнать данные ОФД о сменах по дням.

   

Штрафы ОФД

За нарушение закона бизнесу грозят штрафные санкции. Они не относятся к работе конкретно с ОФД, но если нет подключения к оператору или ему передают не все данные, то вести работу легально невозможно. Поэтому в таблице мы составили список нарушений закона 54-ФЗ, за которые грозит штраф, все они перечислены в ст. 14.5 КоАП РФ.

Нарушение	Статья	Штраф
		Для должностных лиц	Для организаций
Бизнес не использует онлайн-кассу: не использует совсем или продает только часть товаров в обход кассы	ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ	Если без онлайн-кассы провели сумму расчета меньше 10 000 рублей, то штраф будет 10 000. Если провели больше 10 000, то штраф составит 25–50% от проведенной суммы	Если без онлайн-кассы провели сумму расчета меньше 30 000 рублей, то штраф будет 30 000. Если провели больше 30 000, то штраф составит 75–100% от проведенной суммы
Нарушение совершили повторно, а общая сумма расчета «в черную» превысила 1 000 000	ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ	Дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет, то есть человеку временно запрещают управлять компанией	Приостановка деятельности на срок до 90 суток
Онлайн-кассы не соответствуют требованиям или нарушаются правила их использования	ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ	Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей	Предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей
Бизнес не направил данные по запросу в налоговую или сделал это с нарушением сроков. Например, налоговая может запросить данные с накопителя, который уже не используют	ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ	Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей	Предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей

Чтобы не тратить время и быстро перейти на онлайн-кассы, вы можете обратиться к команде «Бизнес легко». Мы подключаем СБИС ОФД и готовы взять на себя весь процесс автоматизации: от оформления электронной подписи до регистрации оборудования и помощи по возникшим вопросам. Узнать подробнее — здесь.