Электронный кадровый документооборот: зачем он нужен и как его внедрить

Кадровый электронный документооборот упрощает работу компании! Но как начать? Что может потребоваться? Вы найдете ответы на эти, а также многие другие вопросы в нашей статье.

Одна из важных частей автоматизации работы организации — КЭДО (кадровый электронный документооборот). Сотрудников нанимает каждая компания, а значит — требуется организовать ведение кадрового делопроизводства. И это не только вопрос удобства и желания организации, но и требование законодательства. Согласно Указу Президента №203 от 09.05.2017 г. «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы», российским организациям поручено к 2030 г. оцифровать документооборот, в т.ч. кадровый.

Также эта обязанность закреплена в законе №122-ФЗ от 24.04.2020 г. В экспериментальном режиме кадровый электронный документооборот (КЭДО) Минтруда РФ запустило еще в 2020 г., и процедура постепенно проходит обкатку на практике, выявляя проблемы, сложности с обеспечением безопасности информации и «узкие места». В процесс вовлекается все большее число организаций и постепенно электронный кадровый документ вытесняет из оборота традиционный бумажный бланк.

Задача КЭДО на перспективу — перевести кадровое дело в электронный формат, исключив дублирование на бумаге. В приоритете:

• Цифровизация трудовых книжек.
• Цифровизация кадрового учета.
• Перевод кадрового документооборота в электронный вид (кадровый журнал —  электронный, как и приказы, трудовые договора, дополнительные соглашения и т.д.).

Законом № 377-ФЗ от 22.11.2021 г. были внесены изменения в Трудовой Кодекс РФ. Теперь нормативная база КЭДО, согласно ТК РФ, включает статьи:

• Ст. 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
• Ст. 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приёма на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
• Ст. 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Т.е. закреплено право (но пока не обязанность) работодателей вести кадровый документооборот в электронном виде. При этом закон требует, чтобы каждый работник дал своё согласие на участие в КЭДО, если работодатель решит перейти на электронный формат.

А с 2023 г. Минтруда РФ планирует внедрить формализованные кадровые документы. И это первый шаг к тому, что переход на КЭДО для организаций в будущем станет обязательным.

Электронный журнал или в чем польза от внедрения КЭДО?

Рассмотрим, что внедрение КЭДО на практике принесет организации. В первую очередь, это увеличение производительности труда кадровика. В организациях со штатом до 250 человек с кадровым документооборотом, как правило, справляется один сотрудник. Но если штат организации больше, приходится расширять штат кадровой службы, нанимая дополнительных работников. А это напрямую влияет на фонд оплаты труда и расходы на организацию рабочего места кадровика.

Кроме того, встает вопрос о хранении бумажных кадровых документов. Для этого требуется отдельное архивное помещение, которое не всегда возможно выделить в офисе. А значит, организация вынуждена арендовать дополнительное помещение под архив, что влечет дополнительные расходы на аренду. Также организации пользуются услугами платных архивов, куда можно сдать дела на хранение. Это также влечет расходы, а кроме того — неудобства, т.к. за внезапно понадобившимся приказом или личным делом сотрудника нужно будет ехать в архив.

Другой вариант —  автоматизировать кадровое дело: электронный журнал включает до 1 000 сотрудников, а вести его может один кадровик. Необходимость в архивном помещении отпадает, как и в расходах на его содержание.

Технические процедуры КЭДО постоянно совершенствуются, но уже сейчас оцифровать можно 80% кадровых документов, которые не требуют подписания сотрудником:

• Табели учета рабочего времени.
• Графики работы и графики отпусков.
• Приказы о премировании, о компенсации за проезд.
• Расчетные листки и т.д.

Трудовой кодекс РФ пока обязывает, чтобы бланки, требующие визу работника, составлялись на бумажном носителе (исключение — дистанционные сотрудники, с которыми визирование предусмотрено с помощью ЭЦП). Т.е. те работодатели, которые перешли на КЭДО, пока не могут стопроцентно вести учет кадров электронно. Часть бланков остается в бумажном виде.

Полный перевод на КЭДО потребует внесения дополнительных поправок в Трудовой кодекс, чтобы закрепить упразднение бумажных бланков. Но те документы (приказы, графики и пр.), где виза сотрудника не нужна, доступны для перевода в электронный формат уже сейчас, без необходимости ждать, когда в законодательство внесут соответствующие правки.

Преимущества КЭДО:

• упрощение кадровых процедур;
• для приема/увольнения кандидату или сотруднику не требуется приезжать в отдел кадров или же высылать документы почтой;
• экономия расходов на закупку офисной бумаги и оргтехники (принтеры, МФУ);
• нет расходов на содержание бумажного архива;
• нет риска порчи приказа, трудовой книжки или утери личного дела;
• восстановить копию нужного приказа и иных документов не составляет труда.

Недостаток КЭДО только в том, что придется потратить деньги на приобретение ПО и оформление ЭЦП сотрудникам. И пока не будет всеобщей оцифровки, часть документооборота придется вести как электронно, так и на бумаге.

В бумажном виде остаются следующие документы:

• трудовые книжки (если сотрудник отказался от их ведения в электронной форме);
• приказы (распоряжения) об увольнении;
• акты о несчастных случаях на производстве;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда.

Но даже в этом случае объем бумажной работы и расходов на печать, бумагу и хранение сократится.

Что требуется для перехода на КЭДО

Распространено заблуждение, что автоматизация процессов организации, в т.ч. внедрение КЭДО, —  сложный, долгий и дорогостоящий процесс, который не каждому под силу реализовать. Но это не так.

Для того, чтобы перейти на КЭДО, организации потребуются:

• электронная система (ПО), позволяющая вести цифровой кадровый документооборот;
• издание приказа по организации и других локальных нормативных актов, фиксирующих использование КЭДО;
• наличие ЭЦП у каждого участника КЭДО.

Электронное ПО для кадрового электронного документооборота разрабатывают и внедряют профильные организации. Заказать разработку и установку КЭДО можно в компании «Бизнес-Легко».

КЭДО от «Бизнес-Легко» предоставляет широкие возможности для оцифровки различных документов:

• процесс приема на работу (сканируется паспорт и СНИЛС, сведения о сотруднике заполняются автоматически);
• оформление личной карточки сотрудника по форме Т-2;
• оформление больничных, отпусков, командировок;
• внесение изменений и дополнений в трудовой договор;
• составление штатного расписания;
• формирование отчетности в военкомат.

Локальные нормативные акты организации должны содержать описание процесса перехода на КЭДО, а также сведения о том, какие документы планируется вести в электронном виде. Кроме того, следует прописать, какими ЭЦП будет подписываться документация, какова процедура ознакомления работников с работой КЭДО.

Описать процедуру можно:

• в Положении о КЭДО;
• в дополнении в коллективный трудовой договор;
• в правила внутреннего трудового распорядка;
• в соглашении с работниками по использованию ЭЦП.

Разрабатывать эти документы должны юристы организации и кадровая служба, чтобы предусмотреть все нюансы как со стороны ТК РФ, так и со стороны удобства для пользователей. Использовать КЭДО будут в основном сотрудники кадровой службы.

Требуется предусмотреть в локальных актах:

• лицо, отвечающее за внесение информации в систему;
• обязанности ответственного лица;
• выбор ПО для ведения КЭДО;
• использование электронной подписи (вид ЭЦП для каждой группы документации);
• дата начала работы КЭДО в организации;
• порядок доступа к системе;
• сроки уведомления сотрудников о внедрении КЭДО и бланк уведомления;
• сроки для ответа и ознакомления с документами;
• перечень документов, которые ведутся электронно;
• категории сотрудников, учет которых ведется в КЭДО;
• порядок проведения инструктажа;
• порядок взаимодействия с профсоюзом;
• сроки хранения документов, которые продолжают вестись в бумажной форме;
• сроки передачи в архив.

ЭЦП, которая используется для визирования документов КЭДО, может быть следующих видов:

• простая электронная подпись — ПЭП;
• усиленная неквалифицированная подпись — НЭП;
• усиленная квалифицированная — КЭП.

Использование того или иного вида ЭЦП зависит от вида документа, которым она подписывается. Для графиков, табелей и пр. достаточно ПЭП. Для приказа, распоряжения потребуется НЭП, для подписания трудового договора — КЭП. Отметим, что если организация решит внедрить КЭДО, то расходы на изготовление ЭЦП каждому сотруднику ей придется взять на себя.

ЭЦП — аналог собственноручной подписи, которая придаёт электронным документам юридическую силу и подтверждает неизменность данных. Это значит, что после подписания электронного документа ЭЦП, нельзя будет проводить его редактирование. Если потребуется внесение изменений, придется создавать приказ об этих корректировках (например, в штатное расписание или график отпускных) или заключать дополнительное соглашение (если речь идет о трудовом договоре).

Внедрение КЭДО из 7 шагов

Алгоритм внедрения КЭДО следующий:

1. Назначение ответственного лица и утверждение перечня его обязанностей (разработка локальных актов, разъяснение персоналу новых правил, сбор согласия работников и т. д.).
2. Выбор способа ведения КЭДО (бесплатная платформа «Работа в России» или собственная, разработанная специализированной компанией на заказ).
3. Разработка Положения о КЭДО и ознакомление с ним сотрудников.
4. Получение от каждого сотрудника, имеющего стаж по состоянию на 31.12.2021 г., согласие или отказ (присоединившиеся не смогут вернуться к бумажной форме, а отказавшиеся вправе присоединиться позднее). Те, у кого не было стажа на эту дату, присоединяются к КЭДО автоматически.
5. Выпуск ЭЦП работодателю и работникам.
6. Проведение инструктажа по работе с КЭДО согласившимся сотрудникам.
7. Начало работы.

Сроки хранения электронных документов по умолчанию приравнены к срокам хранения их бумажных аналогов. Однако хранить их можно сколько угодно времени, поскольку места для архива не требуется (и затрат на его содержание нет).

Для тех организаций, кто сомневается в целесообразности расходования средств на покупку ПО, с 01.09.2022 г. запущена бесплатная платформа «Работа в России».

Чтобы пользоваться ее функционалом, потребуется зарегистрироваться через портал Госуслуг и авторизоваться в подсистеме «Электронный кадровый документооборот».

Если после обкатки бесплатной платформы организация убедится в целесообразности использования КЭДО для себя, можно заказать разработку собственного ПО, которое учтет особенности документооборота в конкретной компании.



При заказе услуги внедрения КЭДО в «Бизнес-Легко» следует начать с предпроектного обследования. Консультант изучит структуру организации, численность персонала и распределение по отделам, частоту совершения типичных кадровых действий (на это влияет текучка кадров, состав работников по полу и возрасту и т.д.). После этого заказчику будет предложено готовое решение, в котором учтены потребности организации в автоматизации кадровых процессов. Чем масштабнее организация и шире штат сотрудников, тем сложнее решение (и наоборот). Также учитывается пожелание заказчика по оцифровке тех или иных категорий документации.

Перевод даже части документооборота в электронный формат позволит организации ускорить процесс учета кадров, сократить расходы на содержание кадровой службы и хранение архива. Если к КЭДО добавить внедрение электронного документооборота в других сферах (согласование приказов, хозяйственных договоров, документооборот с контрагентами и т. д.), то это позволит организации ускорить внутренние и внешние процессы, а значит — повысить свою конкурентоспособность на рынке.